新形態下事業單位文書檔案管理工作優化分析

蒙天池

（國家廣播電視總局無線電臺管理局，北京 100866）

一、事業單位進行文書檔案管理工作的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其他環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。

事業單位主要就是指的公益性比較強的單位，而事業單位的文書檔案管理就是對于本單位在一定的發展時期內所產生的文書和檔案進行分類整理，當然也要對事業單位的重大事件進行記錄。文書檔案管理工作的規范進行既可以使本事業單位更好的總結工作經驗，更好的創新工作方式，同時也可以更好地向國家機關反映工作。實際上，我國事業單位一直在進行著文書檔案管理工作，但是實際上它的發展現狀并不算是十分優良，那么接下來我們對于工作過程中所存在的具體問題進行簡單的分析：

我國并沒有將文書檔案管理工作于事業單位的發展聯系起來，然而，這樣一來的話，當然，即便是我國事業單位文書檔案管理工作進行的并不規范也難以發現，當然，也不會為文書檔案管理工作設置專門的管理制度，這樣一來的話，嚴重影響文書檔案的真實性以及實用性。

就目前而言，我國事業單位進行文書檔案管理工作的人員，不管是在專業技能還是在職業道德上都并不具備極高的素質，首先是在專業技能上，事業單位在招聘工作人員時要求相對較低，并且當工作人員進入工作后很少再進行定期的專業培訓；另外，對于他們的職業道德，他們并未意識到文書檔案管理工作保密的重要性，有時會發生泄露現象。

二、新形態下事業單位文書檔案管理的優化策略

（一）構建規模化、系統化、統一化的檔案管理平臺

雖然信息化建設已推進多年，但許多事業單位文書檔案管理信息化建設依然存在分散化甚至碎片化的問題。比如檔案管理平臺無法與其他管理子系統間無縫對接，或是由于接入標準不統一，或是存在信息壁壘等。

因此，信息化背景下事業單位文書檔案管理的優化首先需要構建規模化、系統化、統一化的檔案管理平臺。比如要打通檔案管理平臺和其他子系統的接口，建立統一接入標準；消除信息壁壘實現充分的信息共享；將檔案管理平臺納入單位信息化管理整體構建等。總之，要全力避免文書檔案管理平臺成為信息孤島，更不能滿足于局部化、碎片化的平臺建設現狀。

（二）完善管理機制

要構建更加優良、完備的管理平臺，文書檔案需在形成之初就具備統一標準，才能使原始檔案轉換為數據檔案后可類比、可對照。這就需要在頂層設計環節完善管理機制。事業單位應當就文書檔案信息化管理出臺《信息化細則》、《操作標準》或《管理規章》等正式文件，要求每個部、科、室等子系統嚴格遵照執行。

而為了確保管理機制盡快成型、成熟，文書檔案管理就應當與全員績效考核與評價形成關聯關系。比如將文書檔案原始材料呈遞列入考核名錄，就形制、內容、時間等制定考核要求；各子系統的集體考核評價中也要納入檔案管理項目，采取直接得分或加權平均等方式以量化手段進行考核。

（三）提高安全水平

與書面文字不同，數字化檔案因傳播介質及網絡技術等眾多原因而在安全性方面相對特殊。尤其是各類創新信息技術不斷推陳出新的狀態下，安全漏洞始終是制約信息化發展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至關重要。

從源頭加強防治是提高文書檔案信息化管理安全水平的要務。比如分級或分組管理、差異化權限設置、多重安防手段綜合應用等。一般情況下針對文書檔案管理可以采取三級分類法。即保密級、重要級和普通級。保密級檔案通常為不公開檔案，權限也僅限于高層管理者、系統管理員和特定檔案管理員。重要級的檔案視情況部分公開，權限發放人數適當增加、條件適當放寬，但會定期更新密鑰或設置至少兩重安檢關口。只有普通級檔案完全對外開放，一般不需要特殊登陸口令即可瀏覽查詢。

（四）加強教育培訓，提升人員素質

信息化是基于網絡技術的現代科技，需要具備一定理論知識與實踐技能。作為專業的檔案管理人員，熟練的掌握計算機操作技術只能是入門基礎，信息化背景下，事業單位還需要加強教育培訓，提升人員素質。

在不少大型企業單位中，首席安全官已經成為常設職位，其不僅對內部信息化建設與網絡安全負總責，也承擔著教育和培訓各子、分機構人員網絡與信息技術的任務。事業單位可以借鑒企業的做法，在內部設置類似于安全員的管理崗位。此崗位由兼具網絡信息專業知識和技術及一定管理水平的專業人士擔任。一方面，安全員在構建內部信息化管理平臺過程中起著總指導和總策劃的作用；另一方面，安全員也可充當培訓師，就文書檔案信息化管理在內的平臺管理理論與技術進行定期的教育和培訓。

總結：

事業單位要想得到更好的、有規劃性的發展，就必須要做好各方面工作的總結工作，也就是在本文中我們所探究的主題，即事業單位文書檔案管理工作的優化。通過本文的分析，我們通過對于我國現階段事業單位的文書檔案管理工作的具體探究，我們針對性其發展現狀提出了一些優化策略，希望通過這些策略的實施可以使我國事業單位的文書檔案管理工作更加規范、有用。