事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

劉培峰

（內(nèi)蒙古鄂爾多斯市中共準格爾旗委員會宣傳部，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

前言

近些年來，我國社會以及經(jīng)濟發(fā)展不斷進步，不斷發(fā)展的現(xiàn)代化計算機互聯(lián)網(wǎng)技術也使得人們的生活和工作有了較大程度的改變，尤其是事業(yè)單位近年來不斷進行改革，機構不斷精簡，無論是人事管理還是行政體制，都隨著時代的變化而產(chǎn)生了深入的變革，事業(yè)單位的檔案管理工作集結了信息和資料的收集、整理、歸檔、保存、搜索以及使用等種種的工作，在當前的現(xiàn)代化檔案管理工作中卻存在著一定的問題，檔案管理工作的進行也影響了事業(yè)單位的工作效率，必須針對存在的問題提出及時有效的改革措施。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作過程中存在的問題

在事業(yè)單位日常工作過程中，檔案管理是一項非常重要的基礎性管理工作，有關于員工的職工年齡、出國、政審、職工福利以及各種的原始性工作記錄以及文獻。檔案管理工作可以分為資料和信息的收集、整理、儲存、鑒定統(tǒng)計以及使用幾個環(huán)節(jié)。當前事業(yè)單位的檔案管理工作，由于管理力度薄弱，缺乏合理的管理措施，因此存在著一些的問題，需要進行改善。

（一）檔案管理工作正逐漸邊緣化，工作人員水平參差不齊

能讓管理工作自身有著一定的政治性、規(guī)范性、原則性和科學性，個人檔案對于一個人的社會生活以及工作是具有非常價值的一種歷史記錄，具有不可復制性，因此檔案管理工作必須要保證答案的安全性和穩(wěn)定性。但近些年來各大事業(yè)單位就逐漸進行人事制度改革，崗位之間不斷進行調(diào)整和轉換，因此當前的專業(yè)化檔案管理工作人員數(shù)量較少，一般都是一些兼職或轉崗的管理人員在進行檔案管理工作。這樣的檔案管理團隊缺乏專業(yè)的理論知識以及實際操作技能，因此當前的檔案管理工作專業(yè)化水平較低，管理工作大多流于形式，管理工作人員大多只是被動應付工作，甚至部分管理工作人員根本就沒有相關的服務意識，認為只要不丟失不泄密就行。此外，當前部分事業(yè)單位并不重視現(xiàn)代化專業(yè)人才團隊的建設，工作人員綜合素質(zhì)參差不齊，業(yè)務知識不熟練，一旦事業(yè)單位因為種種需要對員工的身份工齡、職稱進行相關的查閱和整理時，經(jīng)常會出現(xiàn)信息失誤或者重要文件以及證明遺失的現(xiàn)象。

（二）信息化科學程度不高

隨著近些年來社會科學進步以及信息化手段的不斷提升，檔案管理工作也不斷發(fā)生著轉變，傳統(tǒng)的檔案管理工作專業(yè)化水平不高，一般是紙質(zhì)保存，因此需要浪費大量的人力、物力、財力，此外在材料的整理保存、查閱使用過程中速度較慢，因此實現(xiàn)信息化數(shù)字化的管理工作模式是必然的時代趨勢。而數(shù)字化信息化檔案管理模式是指在互聯(lián)網(wǎng)信息技術以及相關的同一規(guī)劃指導下，全面運用現(xiàn)代化信息技術進行的檔案管理活動，對檔案信息進行及時地收集、整理、處理以及保存，這樣能夠不斷加快檔案管理的現(xiàn)代化和科學化建設進程。信息化檔案管理工作模式的內(nèi)容主要包括檔案管理網(wǎng)站的建設、數(shù)字檔案管理網(wǎng)站的建設、檔案信息的數(shù)字化水平提高等等。信息化檔案管理工作能夠不斷提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，節(jié)省大量的人力，保證事業(yè)單位數(shù)字信息的科學性、安全性和穩(wěn)定性。

二、如何做好新時期的事業(yè)單位檔案管理工作

（一）樹立起科學合理的思想認識及管理制度

當前事業(yè)單位應當在日常運營過程中不斷加大宣傳力度，經(jīng)常組織檔案管理人員學習相關的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，合理糾正檔案管理工作人員思想上的缺乏和偏頗，不斷提高檔案管理工作人員的積極性和主動性，建設一支在政治上、思想上、專業(yè)能力上都穩(wěn)定發(fā)展的現(xiàn)代化專業(yè)管理隊伍。其次，事業(yè)單位檔案管理工作必須要保證個人檔案的真實性和嚴肅性，這需要制定起一套科學合理健全的現(xiàn)代化檔案管理制度，使檔案管理工作者嚴格按照規(guī)章辦事，對收集來的資料信息進行嚴格的審核，預防不符合答案內(nèi)容要求的資料進入檔案盒。此外，檔案管理工作是一項需要浪費大量時間、瑣碎又細致的工作，管理者在工作過程中難免會出現(xiàn)一定的懈怠和厭倦心理，因此這對檔案管理工作人員的思想意識以及道德水平也有了一定的要求，必須要踏實肯干、吃苦耐勞、淡泊名利，這樣才能夠做好檔案管理工作。同時檔案管理工作又需要工作人員具有高超的技術，現(xiàn)階段檔案管理工作人員與長期缺乏實踐和創(chuàng)新，因此必須定期組織專業(yè)的檔案管理工作人員為事業(yè)單位的員工進行培訓，事業(yè)單位也要注意組織檔案管理，工作人員定期進行實踐以及在職培訓，不斷提升檔案管理工作人員的興趣和能力，在人員的招聘以及培訓上也要加大投入力度。

（二）提升事業(yè)單位檔案信息化的建設步伐

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案工作是依托紙質(zhì)檔案管理為主記錄當下發(fā)生的事件，然而紙質(zhì)檔案需要占用大量的面積，又要浪費大量的人工，不符合當前時代的需要。因此當前事業(yè)單位必須要不斷加快內(nèi)在信息化水平建設，利用計算機以及先進的網(wǎng)絡技術對事業(yè)單位的檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，這樣不僅能夠可以及時發(fā)現(xiàn)原有檔案管理工作的弊端和不足，也能夠提高日后的答案管理工作效率。首先，要不斷強化檔案管理工作人員的信息意識以及信息水平，不斷加快事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的硬件軟件建設，安裝先進的計算機，建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫以及檔案管理網(wǎng)絡和平臺。再有，檔案管理工作人員應當積極學習先進的互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術，更好地服務事業(yè)單位的檔案管理工作。

結束語：近些年來科學技術的不斷進步已經(jīng)使得事業(yè)單位檔案管理工作有了良好的突破和進展，然而要想更好地開展數(shù)字化信息化，檔案管理工作必須要不斷總結經(jīng)驗提升信息化水平，及時發(fā)現(xiàn)并且解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，這樣才能夠不斷提高工作效率。