解讀鄉鎮文書如何做好文書檔案工作

孫桂麗

（山東省濟寧市魚臺縣王魯鎮政府，山東 濟寧 272300）

鄉鎮文書檔案是當地鄉鎮在運作和發展中產生的各種管理性的信息材料，按照形式方面來看多數為紅頭文件，而從文件的類別上區分，則包含了建議、報告、歸納、通知、統計、標準等形式。刑偵文書檔案管理的工作質量一定程度上決定了鄉鎮工作的順利進行，以及鄉鎮的發展與運作等。所以需要重點關注鄉鎮文書檔案管理，制定合理的管理制度，促進鄉鎮文書檔案管理工作的順利開展。

一、目前鄉鎮文書檔案管理出現的缺陷與不足

（一）理解不夠全面

當前，我國多數鄉鎮在文書檔案管理方便出現認知不夠全面、關注程度不足等現象，鄉鎮工作中由于需要進行各種檢查以及考察等工作，所以在此條件下，由于壓力較大，或是長久的習慣，導致其對文書檔案管理工作未能充分理解，甚至覺得這種工作沒有意義，因此文書檔案管理工作的地位普遍低下。而對一些領導人員來說，鄉鎮發展、計劃生育等工作基本是主要目標，所以文書檔案管理也未能得到充分的認知與重視。

（二）各單位配合不足

鄉鎮文書檔案管理工作由于涉及單位較多，開展難度較大，所以需要多個單位的密切聯系與高度配合，以此來為檔案管理工作的順利開展提供保障。不過部分鄉鎮中各個單位由于自身公務纏身，所以未能騰出時間來參與到文書檔案管理工作中，或是這些單位本身就對文書檔案管理工作的重視程度不高，加上自身工作的不便，而未能參與其中，或是將一些必須要歸檔的檔案交給檔案員進行保管，這也導致檔案管理工作的難以開展，以及難以提升。

（三）文書檔案管理人員綜合水平較低

由于鄉鎮工作壓力較大，而工作人員數目不多，所以導致人均工作量較多，而這也使得多數工作人員需要擔負多分職責。部分鄉鎮辦公室甚至只有三四位工作人員，基本的日常工作都難以應付，更沒有人員再去調動到文書檔案管理工作中。所以，鄉鎮文書檔案管理工作一般都會交由黨政辦等單位人員來擔任，導致其不但需要干好自身的本職任務，同時還要進行文檔文件的收取、發送、文檔整理、后勤、信息推廣、檔案管理等各種工作。長期處于這種情況下，檔案管理人員難以全身心投入到文書檔案管理工作中，導致業務能力下降、信息收集不完整、信息采集效率低下、文書檔案整合不夠細致等問題。

二、鄉鎮文書做好文書檔案工作的相關措施

（一）實現三個結合

依照以往的習慣，文件檔案的清理工作一般情況下是在第二年的5月份左右開展，依據黏度來看這個事件單也卻是較為適合，不過這樣做也會大大增加工作人員的工作量，提高工作壓力，并且使得檔案收集工作也更加難以開展。為了能夠有效解決這一現象，可以通過進行三個結合的方式來進行化解。

三個結合指的是：第一，突擊進行清理和常規清理結合，降低突擊清理的工作壓力。在日常工作中需要做好積累以及歸卷工作，通常分成三種類別，針對內容較多的工作比如遷動戶口以及建房審批等文件檔案材料依照極度進行歸卷；針對一些階段性的文件檔案信息比如協會成立、宣傳月活動、調查報表等多種文件檔案，則需要在工作結束之后歸檔；針對涉及范圍較大、開展耗時較長的文件檔案則需要在第二年的5月份左右進行清理。

第二，將集中清理和分散清理進行結合。文書檔案工作通常設計單位較多，將所有文件檔案全部集中到文書身上必然會導致壓力過大，所以需要進行合理的分散，交由各種職能的工作人員進行分散清理。比如文化、信訪、治安等相關的文件檔案，交由文書負責進行業務指教，并將立卷要求統一化，讓各個部門自行立卷，在相關部門接收之后進行歸檔。

第三，專業人員與各單位人員的結合。各鄉鎮在進行檔案清理過程中需要調派一些具備檔案管理水平的書記以及相關企業人才，以此來幫助鄉鎮文書編撰卷內目錄以及案卷標題的擬定、標簽粘貼等，如此一來就可以有效提高立卷歸檔的效率，以及降低文書人員的壓力。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理人員的綜合素質一定程度航決定了文書檔案管理工作的質量，針對鄉鎮的發展與改革來說有著至關重要的作用。所以，鄉鎮必須要針對文書檔案管理人員進行改進，通過相關的培訓或學習活動來全面提高管理人員的綜合知識水平、專業能力、綜合素質等，通過這種方式來保證文書檔案管理工作的整體質量，以及保證工作的順利開展。同時，在文書檔案管理人員的選拔方面，鄉鎮必須要將一些具有較高專業水平的人才編排到文書檔案管理工作中，并進行待遇的嚴格落實。除此之外，還需要提高對文書檔案管理人員的培訓工作和管理工作，特別是在如今檔案管理信息化水平不斷提高的現代。

（三）構建合理的管理制度

各個單位之間的高校合作可以有效提高鄉鎮文書檔案管理工作的效率，不過在文書檔案管理工作中也有一些具有較高價值的檔案在各個單位之間流動，不過目前鄉鎮中各個單位都較為重視自身的工作，所以對文書檔案管理的重視程度不足，這也可能會導致文書檔案的丟失等現象。因此，必須要改善這一問題，做好各單位之間的協調工作，以及提高和改進文書檔案工作的格局。

鄉鎮文書檔案管理工作如今依然存在著一些重視程度較低、各單位合作存在不足、管理人員綜合能力存在缺陷等問題。所以必須要提高鄉鎮領導人員對文書檔案工作的重視程度，并設計合理的工作制度，保證各單位之間的協調，同時加大人員的管理以及培訓力度，為文書檔案管理工作高效開展提供保障。