打造數字化檔案室 促進服務立體化

馬麗1 張小敏2

（1.江蘇省宿遷市公安局經開區分局；2.宿遷市公安局檔案處，江蘇 宿遷 223800）

前言：檔案是人們日常行為形成的歷史記錄，通過檔案信息能直觀了解人類社會經濟、政治、科學等領域的發展歷程。因此有必要加大對檔案管理發展的重視，順應當今時代發展潮流來注重數字化檔案室建設，采取新型檔案信息收集和處理方式，提高檔案管理實效性和全面化，真正達到檔案服務立體化的目的。

一、打造數字化檔案室的重要性

隨著數字化檔案室建設的推進，能實現服務立體化，方便檔案資源共享，提高工作效率及質量。傳統檔案管理和使用模式下，難以實現檔案資源廣范圍共享，對部門間的信息交流造成阻礙。而檔案數字化管理的實施，可為辦公人員提供電子檔案查詢，特殊條件下可查閱紙質檔案原件。構建網絡系統并規范不同權限，滿足多人同時查詢檔案資源的要求，不僅提高了檔案信息利用率，還形成檔案管理新局面。另外，構建數字化檔案室，能進行對外查詢。在改建項目運行過程中，前期勘查及設計時間緊，為了通過招標選擇最佳設計單位，可提供工程項目已有的勘察設計有關資料，能避免重復工作，并且在原有項目基礎上改造優化，盡可能節省人力、財力、物力，在信息有效共享下加強工程勘察和設計效益，是數字化檔案室建設重要性的體現。

二、數字化檔案室建設路徑

從上文闡述可知，數字化檔案室的建設，在提高檔案信息利用效益和服務水平方面是十分重要的，下面將具體分析數字化檔案室建設策略，逐漸形成一套系統的數字化檔案管理體系。

（一）加大各類檔案資源整合力度

數字化檔案室建設要遵循標準化建設、規范管理的原則，設定統一的管理標準，在檔案數據格式和傳播路徑有效設計的情況下，確保檔案信息及時被各個機關所了解，提高檔案室建設標準，落實數字化管理規劃[1]。整合各類檔案資源是數字化檔案室建設要重點關注的內容，要保證工程檔案、文書檔案、會計檔案等檔案資料的集中存放和全方位管理，為各項工作的展開提供需要的信息依據。在網絡建設方面，應保證各個局域網之間相聯系，形成豐富的信息傳遞渠道，促使檔案資源收集、整理、查詢、使用等操作的高效完成，提高檔案室建設標準化水平。并且要實施相應的網絡協議，加大檔案信息共享力度，并保障數據安全性和完整性，為工作人員提供及時、有效的信息服務。另外，需要在檔案室配備空調、空氣除濕機、溫濕度自動控制系統、防磁柜、滅菌機等設施，同時購置復印機、計算機、掃描儀、檔案影響管理系統等，全面構建數字化檔案室，達到立體化服務目的。

（二）豐富數字檔案內容

進行數字化檔案建設過程中，要明確相關機構的職責，將數字化檔案室構建納入各部門日常工作中，擴大數字化管理網絡覆蓋面積，逐步豐富檔案內容，在落實相關人員的檔案建設責任基礎上，全面貫徹檔案數字化管理理念，加速檔案管理工作的升級和改革。集中檔案管理人員和部門負責人的力量，構建責任落實到位的檔案管理網絡，做好檔案的分類和存放工作，并且在進行照片檔案、文件檔案的數字化處理時，要嚴格按照數據備份流程進行，為數字檔案信息的利用提供條件。具體來說，目前檔案管理加大了對內容建設的重視，為了突出數字化管理優勢，進一步規范了紙質檔案掃描操作、數據庫建設等，考慮到數字化檔案是不斷增加的，因此注重檔案管理系統數據庫容量的合理設計，通過優化軟硬件設施，加強檔案數據信息安全性，是數字化檔案室建設根本要求。

（三）充分利用現代信息技術

數字化時代下，數字化檔案服務的開展離不開現代技術的支持。政府部門應加大對數據庫技術、信息技術、多媒體技術的引進和運用力度，突出技術優勢，加快數字化檔案室建設進程，以變化的眼光看待檔案的數字化管理問題，在加強檔案室建設的前提下，為用戶提供立體化、全方位服務[2]。實際建設中，要重點關注傳統紙質檔案數字化轉換、目錄數據庫和全文數據庫的建設，隨著館藏資源的豐富及時更新目錄，便于用戶查詢檔案信息。同時還應加強與其他檔案管理網站的鏈接，旨在加大資源共享力度，形成功能全面、結構層次鮮明的資源網絡，滿足用戶不同需求。另外，需要借助信息技術提供多種服務，將信息技術結合到檔案信息處理、傳輸和管理等環節，在此基礎上，還應發展遠程服務以及推送服務等，提供優質服務，擴大數字化檔案室應用優勢。因此，需要探索信息技術在檔案室建設中的應用策略，為使用者提供照片、目錄、圖像、聲音等信息。

（四）加大宣傳力度，提高檔案資源利用率

廣泛的宣傳有利于數字化檔案資源的快速共享，便于各項工作開展。網絡時代下，信息增長效率較快，社會公眾在接觸大量信息的同時面臨信息迷失的問題，無法快速提煉有價值的信息。因此，需要對數字化檔案室用戶進行深入宣傳，使其掌握檔案網站操作技巧，能準確找出檔案信息，進而推進檔案數字化建設進程。在宣傳方案可利用信息化技術，搭建數字化檔案網站，并在網站界面上介紹網站特色資源、檔案類型和服務等內容，同時而利用宣傳欄、手冊等，加深使用者對數字化檔案的了解，最大程度提升檔案查詢和使用效益。從使用者實際需要出發，制定可行性強的數字化檔案室建設方案，可確保服務立體化。

結論

綜上所述，檔案數字化發展是一個必然趨勢，利用掃描技術、數字攝影技術、信息技術能實現紙質檔案資料向數字化檔案的轉換，構建容量較大的檔案數據庫，為檔案查詢、使用帶來便利。通過加大檔案資源整合力度、提出統一的管理標準，能促進數字化檔案室的構建，從而提高服務質量，擴大檔案管理社會效益。