檔案管理現代化存在的問題及對策

楊靜薇

（河北省保定市清苑區農村社會養老保險局，河北 保定 071100）

檔案管理是行政管理工作中重要的組成部分之一，做好檔案管理工作，有助于保障檔案管理的實際效果，提升相關企事業單位的市場地位。而隨著社會的飛速發展，檔案信息開始以指數形式增長，傳統的檔案管理方法效率過低，無法快速處理大量檔案信息。因此，檔案管理向現代化方向發展迫在眉睫。檔案管理現代化指的是結合現代化的管理思想，利用新型管理制度，立足于當下檔案管理的缺陷，提高員工的工作能力與效率，最終全面提高檔案管理的質量。本文通過研究檔案管理現代化建設中存在的主要問題，探討了相應對策，以望持續推動檔案管理的現代化建設。

一、檔案管理現代化存在的不足

（一）缺乏檔案管理現代化的理念

現代化的理念是實現檔案管理現代化發展的前提，而有些企業的部分領導受傳統的發展觀念及固有思維影響，缺乏現代化管理理念，對檔案進行現代化管理的重視程度不足，現代化措施不完善，嚴重影響了檔案管理現代化的建設發展。同時，大部分檔案管理人員也缺乏檔案管理意識，沒有深入的認識到檔案現代化管理的必要性以及迫切性。阻礙了檔案管理的現代化發展，不利于工作效率與工作質量的提升。

（二）檔案管理人員專業素質過低

檔案管理人員的專業素質有待改善。檔案管理的現代化開展，對檔案管理者的專業素養有著一定的需求。要求檔案管理者具有較高的文化素養以及迅速學習新技術、新知識的能力，既能熟練掌握現代檔案管理等科學技術，還要能夠在檔案管理過程中運用、更新計算機等新技術，提高檔案管理的工作效率。而從目前來看，有些檔案管理部門還停留在簡單的分類整理檔案的階段，專業素質不足，且嚴重缺少現代化的檔案管理人才，員工的能力不足，在一定程度上限制了檔案管理的現代化建設。

（三）檔案管理現代化標準不全面

檔案管理標準過低迫使檔案管理的現代化進程滯后。標準的確定是開展檔案管理現代化工作的關鍵前提，標準落后會影響檔案管理的工作質量，甚至導致時間、人力等資源浪費的現象。若繼續沿用以往的標準，會嚴重制約檔案管理的現代化發展。所以應不斷提高檔案管理的標準，并根據當前檔案管理工作復雜多元的特點，完善現代化標準，努力實現我國檔案管理的現代化發展。

二、開展檔案管理現代化建設的有效策略

（一）強化檔案管理現代化理念

開展檔案管理的現代化建設，應持續加強對檔案信息進行現代化管理的宣傳力度，建立現代化建設的思想，并強化檔案現代化管理的理念。首先要轉變相關領導干部的管理觀念及科技意識，應建立與時俱進的檔案管理思想，并時刻注重檔案管理的現代化建設態勢，及時關注檔案管理的發展動向，改變以往落后的工作模式及方法，探索和發展新的管理手段，為檔案管理人員做出示范。其次，為進一步實現檔案管理的現代化建設，相關部門還應加大資金扶持，改善硬件設施建設，引進領先管理技術，實現辦公裝備的技術化，為有效開展檔案管理現代化工作提供有力保障。同時也應加快管理制度的創新和完善，使得管理手段能夠跟上檔案管理現代化建設的步伐，有助于現代化管理觀念以及管理意識的普及和應用，并有效推動檔案管理的現代化建設。最后，檔案管理的工作人員也應牢固樹立起運用科學技術的現代化管理觀念，建立與時俱進的檔案管理意識，積極創新，注重現代化管理的宣傳工作，適應新的工作形勢需要，在實踐中深入開展檔案管理現代化建設。

（二）加強檔案管理人才素質培養

不斷發展檔案管理人員的專業技能以及業務能力，加強檔案管理人才素質培養，以人才推進檔案管理的現代化工作。首先相關部門要做好對檔案管理者的教育，使其熟練掌握檔案管理基礎知識，完善檔案管理業務技能，改善檔案管理的實際效果，保證檔案管理者的專業素養。其次，強化檔案管理人員對新型技術的認知，努力培養檔案管理人員運用計算機技術處理工作的能力。制定獎懲措施，鼓勵檔案管理人員掌握新技術，使其深入了解與檔案管理有關的網絡技術以及計算機技術，可以從信息的角度靈活管理檔案，不斷提高工作效率以及個人的專業素質。同時，重視檔案管理的人才招聘。建設高素質人才隊伍，有助于在實際工作中有效應用人員所掌握的理論知識，可對當今檔案管理的發展態勢能準確把握，并靈活運用高效檔案管理技術，進而推動檔案管理的現代化發展。

（三）改善檔案管理的現代化標準

在檔案管理的現代化工作中，檔案管理人員處理檔案信息雖然迅速便捷，但在檔案管理流程內也應確保檔案的安全及完整。這便要求相關部門積極完善檔案管理的現代化標準，并嚴格按照所制定的標準，對當前的檔案管理工作進行改善，深化檔案管理的現代化發展。所以，為確保檔案現代化管理的順利進行，應更新傳統管理標準，不斷改善檔案管理工作的標準化，為檔案管理現代化建設樹立牢固根基。首先，企事業單位要不斷學習相關的科學知識，以標準的技術手段和理論原則處理檔案信息，確保檔案的高效、快速管理。其次，在檔案管理的實際工作中，應以保障檔案信息安全及完整為基礎，制定有效的檔案管理規范及細則，確保檔案管理現代化建設取得最佳效果，促進現代化管理工作的有效開展。

三、結語

隨著檔案信息的日益增多，檔案管理工作朝現代化方向發展必不可少。總之，檔案管理部門應積極改變以往的落后理念，打破固有思維，并立足于實際工作，引進科學的管理技術，持續保障檔案管理的工作質量。不斷明確檔案管理現代化建設中存在的不足，并加以解決，從而改善當前檔案管理工作的效果，真正實現檔案管理的現代化建設。