關于檔案數字化工作的思考

1.王友 2.于帆

（1.山東體育學院人事處 2.山東職業學院思政部教研室，山東 濟南 250102）

作為對一個時代所傳遞的信息的固化，檔案的價值不僅僅在于其記錄的信息的內容，更在于它所承載的憑證性和歷史再現性價值。檔案是直接形成的歷史記錄，這是檔案的根本屬性。內容決定形式，檔案形態的可以發生變化，但是其根本屬性不能弱化乃至喪失。在當今的數字化浪潮面前，檔案工作面臨的首要挑戰是效率如何提升，但根本的問題在于確保數字化檔案與原始檔案的同一性。

一、檔案數字化工作中應當思考的問題

檔案既是人類社會活動的客觀成果，又是人類主觀意志的外在體現。總體來看，當前一段時期內，檔案數字化工作面臨的主要壓力，來自于對傳統形式的檔案進行數字化處理后，如何讓這種新型的檔案保持檔案的本質屬性，但從長遠來看，以原生態形式出現的數字化檔案如何保有其檔案屬性同樣值得我們思考。

（一）檔案數字化如何實現辨識真偽

檔案數字化，一方面是將已經形成的數字化信息以檔案的形式予以固定，另一方面則是將傳統形式的檔案以數字化的方式進行處理并賦予這種加工過的“復制品”以檔案的價值。數字化形式的信息在帶來巨大便捷的同時，也存在著個體差異化不強，特征識別度不高等先天不足。就數字化信息而言，其穩定性與原始性均依賴于數字編碼技術，而數字編碼技術則不能反映信息本身所承載的個體差異與特性；經過數字化處理的傳統檔案，實際上并不能完整復制檔案本身所有的憑證性功能，這成為當下檔案數字化過程中始終不能擺脫傳統檔案作為支撐的重要原因。

近年來，國內外專家學者對數字化檔案的真實性問題進行了許多有益的研究。學者專家從技術、管理、理發等角度進行了審視，試圖通過加密技術、簽證技術、身份驗證、數字水印、數字簽名、數字時間戳以及元數據以及立法等手段，來解決檔案數字化之后的真實性、原始性問題。但從實踐中來看，這些手段并不能保證傳統檔案的關鍵性要素完整遷移到數字化檔案上，比如在司法領域來中，不論是何種形式的數字化文檔，均不能全面承載實物鑒定所必需的筆跡、圖章、材質等關鍵性細節和特質。如果數字化處理后的檔案不能保留傳統檔案本身所具有的歷史性印記，那么數字化檔案的價值將只能停留在文獻資料的層面。

（二）檔案數字化如何實現動靜留痕

檔案是歷史自然形成的歷史的真實記錄，這一自然屬性使得檔案具備了圖書等文獻所不具備的特性。就檔案而言，除去直觀記錄的內容，載體的制作、選擇及時間、保存條件變化、字跡的簡繁、字體的運用乃至刪改涂修等痕跡所反映出來的歷史信息，同樣彌足珍貴。甚至可以說，這種對流轉變化的記錄，是檔案價值的重要體現，傳統形式的檔案忠實地承載了這一功能。

經歷了數字化處理，檔案成為了電子信息。在實現利用效率提升的同時，當前人們對數字化檔案的質疑集中在其原始性如何保障上。一方面數字化檔案無法象傳統檔案那樣方便地進行增刪批閱，實時記錄檔案在應用流轉過程中的痕跡，并把這些痕跡重新固定為檔案自身不能或缺的部分；另一方面，數字化檔案高度依賴計算機技術，存在著可以被任意篡改而無法還原歷史場景的風險。

（三）檔案數字化如何確保公正可信

當前檔案學界存在的一個重要爭議，就是數字化檔案是否具有憑證性價值。具有憑證性、知識性、歷史性等方面的價值，是檔案區別于文獻信息的重要特征，其中憑證性更是檔案所具有的獨特價值。關于數字化檔案的憑證性問題，學者從法律制度、管理流程、技術保障等角度進行了研究后認為，具備憑證性功能的數字化檔案應當滿足三個條件，一是能有效呈現；二是格式不變，如有變化，則內容應當前后一致；三是當數字化數據的保存地址發生變化時，要記錄移送過程相關信息，特別是相關操作的時間信息和人員信息。

從對數字化檔案的憑證性問題的討論中，我們可以看到，數字化檔案的憑證性來并非來自于數字化檔案本身，而且這種憑證性的認定最終還要經過相關職權部門的最終認定方可成立。通過外在要素的保證來實現的憑證性，雖然終究不能與檔案與生俱來的憑證性相比肩，但在當前的技術條件及現實需要面前，已經是一種上佳選擇。

二、檔案數字化工作的實現路徑

檔案數字化作為新的檔案信息形態，它將各種類型的檔案資源統一為數字化形式的信息，以數字化的形態存儲，以網絡化的形式互相連接，通過計算機系統進行管理，以期形成一個便于共享、結構有序的檔案信息庫。從當前的情況看，要實現檔案數字化，還有大量的工作需要我們完成。

（一）強化人才建設。高素質、專業化的檔案人才隊伍，是推動檔案工作由傳統向信息化、數字化、智能化轉變的當務之急。面對當前檔案數字化工作中出現的專業人員不足和高端人才缺乏等問題，應當通過強化內功，提升現有人員的檔案數字化工作的能力，滿足檔案數字化工作的基礎需要，確保現有人員配備不落伍；應當通過招賢納士，不斷為檔案數字化工作注入新鮮血液和活力，提升檔案數字化工作團隊的整體水平；應當通過職能精簡，減少不必要的層級架構和職能重疊，將專家人才引導至有需要的崗位，將專業工作分配給有能力的部門，實現效能優化。

（二）統籌資金投入。檔案數字化工作涉及的人才、技術、設備、制度等一系列方面，從一開始就應當自覺向標準化、專業化、正規化看齊，合理統籌配套資金。對現實存在的基礎設施不完善、專業能力不過關、技術條件不達標等問題，綜合考量，以資金投入為杠桿，針對性的補足短板，鞏固優勢，提升數字化建設的效率。通過更新設施設備，解決運行速度慢、分辨率低、安全性能弱等問題，確保硬件建設不缺位；通過技能培訓升級，解決人員素質不強，設備使用不當，工作效率不高等問題；通過技術更新換代，解決數字化建設過程中的信息提取、保存、使用、交換、信用、安全等一系列現實問題，簡化數字化建設的操作強度和難度。

（三）嚴格標準制度。對于檔案數字化工作來說，流程是否規范，標準是否嚴格，直接關系數字化檔案的真實與可靠。要貫徹標準意識，從硬件性能到軟件參數再到數據整理，必須按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等國家、行業標準規定的動作和規范進行操作，減少數字化檔案在采集、歸檔、移交、登記、轉換、遷移等一系列環節中可能出現的數據失真、失范問題；要完善制度建設，細化檔案數字化工作的流程環節，將目標、責任分解到專業的團隊和專業的部門，將動力、壓力傳導到系統的每一個環節，解決當前數字化檔案建設中能人一肩挑和群龍治水的亂局，促成群策群力謀發展，握指成拳干工作的檔案數字化建設新局面。

（四）完善法規建設。法是數字化檔案安全的最終屏障，強化數字化檔案工作中的法規建設，一方面是要體現檔案數字化工作的嚴肅性，作為憑證性文件，檔案信息表征著國家的公信力，非經法定流程和法定部門，任何人無權進行修改增刪，否則即為違法，從而以國家強制力的形式震懾非法，在確保數字化檔案信息安全的同事，以國家法規的形式為檔案的憑證性做背書；另一方面是要提升檔案數字化工作的公信力，檔案工作者必須嚴守法律規范，遵從依法治檔的原則，作為檔案的形成者、管理者乃至使用者，必須嚴格守法、規范用法，糾治和防范檔案工作行業內的不法行為，讓每一份數字化檔案都能經受的住歷史審查。

三、結語

隨著經濟社會的發展，檔案數字化工作必將成為檔案工作不可回避的重大課題。限于技術和認知的發展，雖然我們暫時無法解決數字化檔案徹底取代傳統檔案的問題，而只能通過人才、設備、標準、制度等一系列方面的工作，盡可能提升數字化檔案的真實性、歷史性和憑證性，但是我們的檔案數字化工作仍然是卓有成效的，在眾多領域有效且高效的發揮了檔案本身應有的價值。