智能化管理技術(shù)在榆林市檔案館管理中的重要性

文｜ 陜西省榆林市城市建設(shè)檔案館 朱光艷

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，越來越多的智能化科學技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，特別是智能化管理技術(shù)，是提高檔案館庫房安全和檔案保持質(zhì)量的重要手段。為了提升榆林市檔案管理水平，提高工作效率，節(jié)省人力和資源，針對榆林市檔案館現(xiàn)狀，本檔案館根據(jù)用戶使用習慣，結(jié)合當前環(huán)境與安全監(jiān)控系統(tǒng)，利用集成化技術(shù)平臺，對榆林市檔案館智能化管理技術(shù)進行改造升級。經(jīng)過升級后，榆林市檔案館的管理水平得到了很大提高，在當前條件下實現(xiàn)簡便、快捷、方便的成效，節(jié)約了大量的財力、人力。筆者將此智能化管理技術(shù)供相關(guān)行業(yè)參考借鑒。

1.榆林市檔案館管理技術(shù)升級前的管理現(xiàn)狀

榆林市檔案館座落在榆林市航宇路上，整棟大樓有7 層，檔案館庫房位于辦公樓一樓，擁有各年類建設(shè)檔案資料。每年都要接收很多的工程檔案，其中，如2018年就接收工程檔案4239 卷。檔案管理工作量大，接待人員查閱檔案量也是很大。每年檔案館對檔案資料要進行分類、編目等工作，如2018年，就分類、編目及整理建規(guī)局2012-2017年城建檔案244 卷，2016年文書檔案492 卷，完善審核整理局機關(guān)人事檔案200 多卷，排列上架城建檔案4239卷，接待查閱人員 350 多人次，調(diào)閱檔案750 多卷，復(fù)印圖紙 800 多張，開出13 個工程接收證明書。而這些檔案管理工作大多都是采用人工辦公，工作效率低、工作質(zhì)量差強人意。

雖然近年來，榆林市檔案館引進了電腦等先進的管理設(shè)備，對檔案資料的保存、查閱、共享起到了一些積極的作用，但是相對以前的管理技術(shù)，進步不是很明顯，還是需要花費大量的人力、財力、物力才能解決，對檔案管理工作沒有有效地向前推進。現(xiàn)在是信息高速發(fā)展時期，榆林市檔案館的檔案管理工作就跟不上時代發(fā)展，在這種形勢下，檔案館檔案管理工作也要與時俱進，借助先進的智能化技術(shù)，使得檔案資料得到最大限度利用，利國利民。為了提高檔案管理水平，榆林市檔案館引進了智能化管理技術(shù)，對現(xiàn)有的管理條件進行改造升級。

2.智能化管理技術(shù)升級改造的硬件設(shè)施

本著對檔案館資料的環(huán)境安全性考慮，本次改造升級的區(qū)域主要涉及庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房及重要過道。

2.1 數(shù)字視頻監(jiān)控系統(tǒng)

數(shù)字視頻是計算機采用外設(shè)產(chǎn)品即數(shù)字影像設(shè)備在其視音頻處理硬件與軟件技術(shù)高度結(jié)合，將數(shù)字信號轉(zhuǎn)變成光學信號的過程。榆林市檔案館采用數(shù)字視頻監(jiān)控設(shè)施，集中統(tǒng)一監(jiān)控管理檔案館的庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房、過道等等重要場地，每個監(jiān)控點合理布局，既能全方位監(jiān)測到位，也要不留死角，避免盲區(qū)存在。同時，方便監(jiān)控管理人員全方位監(jiān)測工作，統(tǒng)一布局監(jiān)測工作。考慮檔案館資料的重要性，視頻監(jiān)控資料要達到規(guī)定保存時間，因此要選用適宜的相關(guān)設(shè)備以便能長久保存，視頻資料在回放、傳輸、查詢、打印等處理工作質(zhì)量要有保證，同時，視頻監(jiān)控設(shè)備要操作簡單。

2.2 智能防盜報警系統(tǒng)

依據(jù)檔案館內(nèi)館外位置、環(huán)境實際情況，選用適宜的防盜報警設(shè)備。選用先進、實用、可靠的防盜系統(tǒng)的同時，還要重視系統(tǒng)開放性、可擴展性好。對檔案館周圍及館內(nèi)重要區(qū)域的出入口、財務(wù)及貴重資料存放區(qū)建立必要的入侵防范警戒措施，及時發(fā)現(xiàn)各種安全隱患和館內(nèi)違反規(guī)章行為，采用紅外對射器、紅外探測器。一旦發(fā)生盜竊事件，系統(tǒng)會自動啟動伴有紅色警示光的指示燈，同時顯示報警點的電子地圖，方便館區(qū)安保人員立刻就位。

2.3 新風系統(tǒng)

根據(jù)本次升級改造建設(shè)環(huán)境要求，改造了庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房空調(diào)系統(tǒng)建設(shè)，要達到室內(nèi)空氣循環(huán)流動。

2.4 消防監(jiān)控、治安監(jiān)控系統(tǒng)

在檔案館內(nèi)，為了方便消防和安保工作的管理工作，建立了智能化消防監(jiān)控和治安監(jiān)控系統(tǒng)。

消防控制室要設(shè)置在檔案館內(nèi)首層，距離通往室外的出入要小于20 米。館內(nèi)內(nèi)部人員和外部的消防人員要能很容易找到接近的房間部位，設(shè)在館內(nèi)交通方便和發(fā)生火災(zāi)時不易延燃的位置。在館內(nèi)，依據(jù)保存的資料、設(shè)備、設(shè)施選用相關(guān)的滅火設(shè)施。屋頂設(shè)有煙霧和紅外熱感應(yīng)設(shè)備，及時地將消防信息傳輸?shù)较揽刂剖摇．敊n案館內(nèi)出現(xiàn)火災(zāi)時，消防監(jiān)控系統(tǒng)能自動啟動進行滅火把損失降到最低。

本著檔案館安防管理系統(tǒng)的安全性、實用性、經(jīng)濟性考慮，對檔案館房間實行門禁制，進出房間實行刷卡制、進出自動數(shù)控記錄，重要場所實行專人雙卡制、權(quán)限制等方式，確保館區(qū)的資料進行安全。選用的監(jiān)控設(shè)備存儲容量也要滿足存儲時間，一般最少要能保存3 個月以上。

庫房管理系統(tǒng)要配置相應(yīng)的控制溫度濕度的設(shè)備，隨時能自動啟動設(shè)備彌補溫濕度不足，防止溫度濕度過高過低給保存資料帶來的損壞。依據(jù)保存資料的性質(zhì)，配置相應(yīng)的保存器皿，做好防鼠防蟲。庫房管理系統(tǒng)也要與管理中心的系統(tǒng)聯(lián)動(報警)，做到遠程控制庫房的溫控設(shè)備等。

3.智能化管理技術(shù)升級改造的軟件設(shè)施

檔案館的管理高水平不僅僅體現(xiàn)在硬件條件，更是要體現(xiàn)辦公自動化，實現(xiàn)簡單、準確、便捷的高效率的數(shù)字化辦公水平。因此，本次升級改造對管理的軟件進行了大規(guī)模的升級。主要包括以下方面：

（1）運用系統(tǒng)、功能、網(wǎng)絡(luò)和軟件應(yīng)用多種結(jié)合集成，設(shè)計模塊化管理結(jié)構(gòu)，對檔案館管理工作分類，實施模塊管理。

（2）對整個管理系統(tǒng)，設(shè)置整體系統(tǒng)，在每個管理模塊內(nèi)，設(shè)置重要的子系統(tǒng)，方便快捷的管理。對設(shè)置的控件和插件進行擴展，達到擴展監(jiān)控和管理應(yīng)用目的。

（3）建立TCP/IP 網(wǎng)絡(luò)遠程控制與管理系統(tǒng)，采用檔案館網(wǎng)絡(luò)到各樓層配線間的主干網(wǎng)絡(luò)骨架，然后在辦公室分散分支網(wǎng)絡(luò)骨架，高度集成統(tǒng)一管理平臺。

（4）將館內(nèi)資料變成網(wǎng)絡(luò)化信息，通過局域網(wǎng)共享平臺傳遞館內(nèi)資料，不受時段限制，信息利用最大化。

（5）建立館內(nèi)圖文、視頻、影像資料智能化檢索，提高檢索速度。

（6）建立用戶便捷使用系統(tǒng)，用戶經(jīng)過使用確權(quán)放行，可以隨時隨地查閱檔案資料。

（7）對于可開放的檔案資料，建立信息共享平臺。

（8）配備相關(guān)的先進的軟件辦公設(shè)備。

4.榆林市檔案館智能化管理技術(shù)取得的成效

榆林市檔案館管理技術(shù)經(jīng)升級改造后，檔案館實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息與專項集成平臺管理軟件的有機結(jié)合，建立了設(shè)備、功能、信息互相關(guān)聯(lián)、完整、協(xié)調(diào)的管理體系，將龐大、復(fù)雜、分散的工作進行了系統(tǒng)化分解，實現(xiàn)了檔案館現(xiàn)有資料、任務(wù)、信息共享的簡單、快捷、準確、可控管理，極大地提高檔案館的管理效率和綜合服務(wù)能力，還能實現(xiàn)對整個檔案館最優(yōu)化的管理與實施決策，達到高效、經(jīng)濟、節(jié)能、協(xié)調(diào)運行狀態(tài)，為使用者提供一個舒適、溫馨、安全的工作環(huán)境。同時，采用智能化管理極大地節(jié)約了人力、物力、財力，具有很高的實用性和經(jīng)濟性。

主要體現(xiàn)在以下三個方面:

4.1 實現(xiàn)了數(shù)字化交互糅合管理檔案

在榆林市檔案館管理技術(shù)升級改造以前，檔案管理方法落后，資料錄入消耗大量的人力和時間，而且查閱相關(guān)檔案資料費時費力，增加管理成本。榆林市檔案館管理技術(shù)改造升級后，這些問題就迎刃而解了。只需要定期地將數(shù)據(jù)錄入到計算機管理系統(tǒng)，并且保存，信息便可進入管理系統(tǒng)。需要查閱時，只要進入相關(guān)管理模塊，就可以輕松地查閱到相關(guān)資料。智能化管理技術(shù)要求管理人員上崗前要進行系統(tǒng)、正規(guī)的崗位培訓，達到靈活準確地使用相關(guān)的管理軟件，就可實現(xiàn)智能化管理。

4.2 館內(nèi)存放檔案資料質(zhì)量有保障

對館內(nèi)存放的紙質(zhì)版資料，有專業(yè)的防控措施，電子版數(shù)字化的資料保存環(huán)境都嚴格執(zhí)行存放管理制度，確保所有存放資料的完整性、永久性。對有不易超過永久保存或非人為損壞的資料，定期進行原資料重新制定工作，避免館內(nèi)保存一些資料因存放年代久遠而丟失。對重要機房、辦公設(shè)備控制環(huán)境溫濕度，解決了檔案管理技術(shù)中一些常見的、重要的問題。如數(shù)字化檔案存儲計算要求機房環(huán)境要適宜，不能過高過低使計算機設(shè)備產(chǎn)生故障，影響?zhàn)^內(nèi)檔案資料存放。總之，自從實施智能化管理技術(shù)以來，這些以前出現(xiàn)的問題就不存在了。

4.3 檔案管理安全性有保障

以前出現(xiàn)的各類檔案管理安全問題，或人為原因，或自然災(zāi)害如火災(zāi)事故，是檔案丟失、損壞的主要原因。而自從智能化管理技術(shù)實施以來，能及時、有效地發(fā)現(xiàn)館內(nèi)檔案資料的缺失、損壞，及時糾正、及時彌補。同時也對檔案館庫的智能化管理，提供了高效、舒適、便利和安全的工作環(huán)境，系統(tǒng)提供科學、先進的報警體系，確保檔案館檔案資料的安全、科學的管理，大大地提高檔案管理的安全性。