如何做好住房檔案的信息化管理工作

蔣曉紅

（寧夏醫科大學，寧夏 銀川 750004）

引言：房產產權的確認、房屋所有人與使用權人合法權益的保障都需要有住房檔案作為重要的依據，并且在城市的規劃與建設過程中，住房檔案也是重要的信息材料。隨著社會經濟以及房地產市場的發展，房屋的買賣與租賃越來越頻繁，這給住房檔案管理工作帶來了一定的難度，所以住房檔案的信息化管理勢在必行，既是住房檔案管理工作的發展需求，也能夠為社會經濟的發展提供重要的支持。

一、住房方案管理信息化的意義

（一）可以確保相關權利人的合法權益。傳統的紙質檔案管理存在著真實性不足的問題，使得住房檔案的記載并不去準確、全面，這樣就會在房屋確權或變更權利的過程中存在問題，而若是能夠實現信息化管理，就能夠有效改善這一問題，為行政管理機構的合法、規范開展工作奠定基礎，從而保證了相關權利人的合法權益；

（二）可以促進房產市場的健康發展。房地產市場的正常運行過程中，需要等級管理住房檔案，對其產權歸屬進行明確。這樣就能夠使產權人在合法的情況下去任意處理房屋，這在很大程度上促進了房地產市場的穩定、健康發展；

（三）有利于社會的和諧與穩定。隨著房產價值的不斷上升，關于房屋產權的糾紛事件也越來越多，在住房檔案信息化管理的背景下，就可以隨時將來查詢與確權，出具相關的物權證明，這在很大程度上減少了這類糾紛事件的發生，對于社會的和諧與穩定具有不可忽視的作用[1]；

（四）能夠保證房產調控政策的科學。了解房地產市場的第一手資料就是住房登記檔案，但是傳統的紙質檔案無論是查詢還是數據信息的匯總都會比較費時費力，通過實施信息化管理，可以準確、快速了解當前房地產市場的實際情況，了解居民的實際需求，這樣也保證了做制定與實施的房產調控政策科學、合理。

二、住房檔案信息化管理的具體措施

（一）制定住房檔案信息化的相關標準

不管是哪種類型的檔案管理，今后的發展趨勢都是以信息化為主，而信息化的發展則是需要建立在標準化的基礎之上。簡單來說，就是現代檔案信息化管理工作要以計算機技術應用為中心，建立在各項業務工作標準的前提下實行。所以，檔案信息化實現的基礎要素就是檔案管理工作的標準化實現。因此，在加工大量住房檔案信息化工作中，要嚴格遵循相關的規范與標準。如，文件的排放順序、著錄格式、拆除方法以及目錄格式等，都要保證有相關的標準，并規范這類工作的實施。不過，在制定住房檔案信息化的相關標準時，除了要考慮到整個行業的檔案信息化管理規范與標準的內容，也必須結合不同的情況，具體到每一個環節中去。例如，檔案掃描的清晰度、存儲的格式等都應該有具體的標準[2]。

（二）選用合適的住房檔案管理軟件

做好住房檔案信息化管理是需要有專門的軟件來實現，這對于信息化處理工作的有序進行提供了重要的保障。在住房檔案信息化管理的過程中，管理軟件具有不可替代的作用，所以選擇合適的管理軟件對實行住房檔案信息化管理有著至關重要的作用與價值，如果選擇的管理軟件不合適，就可能會造成應有的價值無法得到發揮。另外，由于計算型號、運行硬件環境等因素的影響，即便是同一個軟件系統也不能確保它的有效應用。所以，這就需要相關的人員能夠結合實際的情況，選擇適宜、配套的檔案管理軟件，為后續工作的開展打下堅實的基礎。

（三）做好住房檔案的數字化加工

對住房檔案信息的數字化加工，不是簡單的數字轉化，而是有著比較嚴格的要求。在住房檔案的數字化加工過程中，會涉及到掃描技術、計算機技術、存儲技術以及多媒體技術等的應用，在處理的過程中主要分為音頻、視頻資料的數字化處理與紙質檔案的數字化處理。處理紙質檔案的過程中，一般只用掃描技術就可以完成；而對于音頻與視頻檔案，則需要相關的軟件來進行轉化，并將其錄入數據庫，這樣既保證了檔案的信息的真實性、全面性，也減少了人力、物力以及財力的消耗[3]。

（四）加強住房檔案信息化的安全管理

雖然住房檔案管理的信息化在很大程度上促進了檔案工作的進步與發展，但還是存在著一定的安全隱患，主要來自于計算機軟件、硬件以及網絡與數據等方面。由于計算機與互聯網的特征，如果對沒有及時更新與維護安全防護軟件，就有可能遭受到外界的侵入，這樣就會可能出現住房檔案信息的丟失、被篡改以及泄漏等。同時，計算機的硬件也同樣會受到外界環境的影響，如雷擊、潮濕等，會造成計算機數據存儲硬盤的損壞，使得住房檔案信息丟失。因此，住房檔案管理的工作人員在信息化管理中，要時刻保持著警惕，要盡心盡力去保證檔案的安全。首先，要為住房檔案數據庫配備先進的病毒防控系統與防火墻，并需要定期進行檢查與維護，保證不會受到病毒的感染與不法份子的攻擊；其次，要對檔案數據進行動態的監控，避免出現惡意操作。另外，要針對住房檔案信息的保密等級進行分類，根據不同的保密等級來采取相應的安全防護措施，最大程度保證住房檔案信息的完整性、安全性。除此之外，還應該注意硬件方面的更新與維護，要根據住房檔案信息化管理的具體情況，對計算機硬件設施進行及時的更新與維護，并且要做好防潮、防雷擊以及防火等工作。

結束語：在傳統的住房檔案管理工作中，基本都是以紙質檔案管理為主，這種模式存在著真實性不高、管理效率低下，會降低檔案的有效利用。隨著社會的快速發展，傳統的住房檔案管理模式已經無法滿足社會的需求，要想有效統籌住房信息資源的查詢與利用，就必須實行住房檔案的信息化管理，以此來有效保障房產開發、舊城改造以及城市建設，為房地產調控政策的制定與實施提供有效的支持。