淺談如何提升檔案管理水平

劉芳芳

（河北省灤平縣發展和改革局，河北 灤平 068250）

一、我國目前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

目前國家對檔案的重視已經越來越強，但是對于一些地方和單位，對檔案的重視程度仍然不夠，認為檔案工作不能夠產生直接的經濟效益，在推動經濟發展中不夠重要，所以對檔案管理工作不夠重視。具體表現在對一些文獻資料保存不夠及時，大多認為整理檔案是一件很麻煩很費時費力的事情，對很多檔案資料的留存和保護也不夠。除此之外，一些的檔案管理機構對用戶的需求沒有真正的了解，阻礙了檔案事業的生存和發展。這些都對檔案資料的保存，檔案建設和發展產生著不良的營銷。

（二）檔案管理制度不完善

檔案管理體系不完善所造成的檔案管理工作比較混亂，這對檔案事業的快速發展產生了很大的阻礙作用。在很多地方，檔案管理工作只是一種形式，沒有相應的制度進行保障，缺乏統一管理，難以保障工作質量和工作效率，龐大的檔案數據量也給檔案管理工作帶來了難題。加之，現在檔案管理雖然在計算機上實現了存儲和處理，但是卻沒有真正的實現共享，導致很多檔案資源的使用價值難以得到有效的發揮。檔案管理制度的不完善使得檔案管理過程中缺乏響應的規范，阻礙著檔案管理工作的科學化、規范化。

（三）檔案工作者素質不高

檔案管理工作的信息更新非常快，因此要求檔案管理工作人員必須要具有較高的專業技能和較強的業務能力，同時還要具有良好的綜合素質。檔案管理水平的高低以及質量的優劣基本上都是由檔案管理人員決定的，他們也是檔案事業健康、持續發展的重要保障。但是從現階段檔案管理隊伍來看，其管理科學化水平還比較低。檔案管理人員是檔案管理的第一責任人，其專業素質直接影響著檔案管理工作的質量與效率，正是由于檔案管理工作專業性強并且非常復雜，所以對管理人員的專業素質提出了更高要求。但是就目前我國檔案管理工作的發展現狀來看，檔案管理人員的專業素質差是其普遍存在的問題之一，影響了檔案管理工作效率的提高。

（四）檔案利用度不夠

在現在的檔案管理工作中，檔案大多只是保存，而疏于利用。很多檔案館都不對公眾開放，即使開放，也都是在小范圍的開放，公眾想要查詢利用檔案資料還比較困難，檔案成為一種死的資源，而不能發揮其應有的價值和作用。對于檔案來說，其最大的價值在于能夠用過去的記錄為現代的生活提供幫助，但是利用度不高使得檔案的價值不能夠充分發揮。

二、進一步提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）強化檔案管理意識

提高對企業或者單位檔案管制的思想意識,檔案管理工作者要對檔案管理的發展戰略這一課題有一定的了解，重視對原有館藏資料的重新處理，加強資料信息的更新，從而使用戶能夠更快、更便捷、更準確的獲得所需資料。與此同時，檔案服務工作也要轉變之前的封閉式，要與時俱進的采用開放式，服務對象也要從局限于機構學者，逐漸開始發展普通社會家庭和民眾。與此同時，要加強對檔案質量的提高，轉變服務觀念，不僅要做好檔案資料的收集，同時還要做好檔案的歸檔、分類、整理等工作，對檔案的價值進行深入的挖掘，保障檔案資料的質量。

（二）加強檔案管理的制度建設

檔案管理領導者必須要對檔案管理的重要性給予充分的認識，并認識到加強檔案管理制度體系建設在提高檔案管理科學化水平中的重要作用，在具體的工作中，要通過有關的規章制度和法律法規來通過立法完善管理體系，并在此基礎上逐步推動檔案管理的自主創新。另外，還要加強對管理思想上的重視，從根本上提高管理工作者對檔案的重要性認識，并設立相關部門來通過對不同環節的管理制度監督以及責任追究、業務考核和表彰獎勵等制度來深化內部體制改革。

（三）提高檔案管理人員的素質

在新形勢下，檔案管理工作人員必須要通過不斷的學習，提高自己的科學化水平操作管理技能和實踐能力，并逐漸培養自己深厚的職業情感和敬業精神，在工作中要勇于創新，不斷提高自我管理能力和自學能力，使自己發展成為學習型隊伍。與此同時，單位從前期檔案管理人員的選拔到后期業務培訓以及前期的思想教育入手，加強檔案管理隊伍建設，并在此基礎上積極組織檔案管理工作人員進行計算機技術以及檔案資料等相關的培訓，使管理人員通過多層次、復合型的教育培訓，發展成為復合型人才。

（四）提高檔案管理的利用度

檔案的價值在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，讓檔案能夠最大限度地發揮其應有的價值，產生相應的社會效益和經濟效益。對于檔案管理工作來說，要能夠從海量的檔案資料里篩選出對現在社會發展有價值的東西，要能夠推動社會進一步的發展。一方面要擴大檔案資料對公眾的開放程度，方便公眾去檔案管查閱相關的資料。另一方面要注重檔案資料和現實的結合，對一些非保密信息進行公開，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。

總的來說，在檔案管理中，必須要以科學理論為基礎，采用科學化的手段來對其管理制度進行完善，不斷提高檔案管理的標準化、制度化和信息化，與此同時，還要不斷提高檔案管理工作者的綜合素質，從而提高管理質量和管理效率，為用戶提供更加優質、更加貼心的服務，有效發揮促進社會的和諧發展的重要作用。