淺談信息化建設在醫院檔案管理工作中的重要性

喬紅艷

(河北省灤平縣醫療保障局, 河北 灤平 068250)

從目前來看，很多醫院在檔案信息化建設過程中面臨著信息收集困難、信息化檔案管理意識薄弱、尚未完善信息化制度等問題，影響到了醫院檔案管理信息化建設效果。針對這一種情況，應尋求一些可行性的醫院檔案管理信息化建設途徑，讓醫院各部門之間信息傳遞變得更為流暢，并將原有紙質檔案順利轉成數字化檔案，為醫院領導或相關人員提供有價值的檔案信息，便于他們隨時隨地查詢信息，有較高的檔案信息應用意識。

一、信息化建設必然性

夯實檔案管理信息建設工作是必然的，其主要體現于幾個方面。首先，在信息技術和互聯網技術快速發展背景下，醫院開始借助網絡傳遞與功能共享快速存儲化驗、繳費、掛號、處方等信息，在這一背景下，巧用信息技術優化醫院檔案管理工作，更符合社會發展特點，滿足社會進步發展中的客觀要求。其次，這一項工作也是提高醫院整體管理水平的內在要求。即檔案信息化管理模式與傳統醫療管理模式相比，其日漸成熟的管理技術能夠使護理流程、臨床管理、經濟分析等管理內容管理成本變得更為合理。同時，提高工作效率。

二、巧用現代化信息技術，夯實醫院檔案管理優化建設

（一）樹立新型理念

為促進醫院發展，在現代化信息技術不斷更新發展背景下，應逐漸轉變傳統醫院檔案管理理念，樹立新的檔案管理思路——信息化設計理念。首先，醫院在檔案管理工作具體實施過程中應明確檔案信息化建設目的一，明確檔案管理信息化建設要堅持為公眾服務，堅持統籌規劃、資源共享、公開透明、及時準確，并以現實檔案館為后盾，完善檔案管理工作網絡，落實信息化建設工作。其次，為了能夠充分發揮現代信息技術在醫院檔案管理工作中的價值與作用，應在設計中突出形式與內容上的特色。比如，在檔案信息網首頁設計上，注意遵從莊重典雅、大方美觀設計原則，并強調檔案架構合理、功能齊全。同時，增設一個電子郵箱，主要用于與用戶之間的交流。再次，在內容設計上，要確保檔案信息豐富，既包括局館概況、館藏介紹內容，又包括業務指導、學會工作、調查評議、檔案利用等方面內容，并增設投訴信箱、領導信箱等等，以便于提高管理水平。

（二）引進先進設備

現代醫院在實際發展期間，為保證檔案管理工作良性進行，應投入大量資金用于硬件、軟件先進設備購置上，進而給用戶提供更為便捷且高效的檔案信息使用平臺，查找、翻閱自己所需檔案資料，提高檔案資料整體利用率。首先，由于紙質檔案保管條件差且容易遺失，因而，在醫院檔案管理信息化建設工作中，應注意優化軟、硬件設施，依靠先進的計算機設備完成具體的檔案管理工作。但是，在先進計算機設備引進過程中，還要借助各種圖形、表格等技術對計算機存儲空間中檔案進行分門別類，便于人們快速查閱到自己所需的檔案信息。其次，除了引進先進計算機設備以外，醫院還要購買檔案袋、檔案夾、檔案標簽等工具，通過優化這些設備順利完成醫院檔案管理工作，強化檔案管理質量。除此之外，在醫院信息化檔案管理工作實施過程中，應嘗試引入一些新的設備。比如，RFID系統等等，RFID系統具有射頻電子標簽、讀寫器、天線幾個組成部分，有編碼、識別、通訊等多種功能，與傳統檔案信息讀取方式相比，其讀取速度要快100倍，更符合檔案管理信息化建設需求。

（三）完善相關機制

為了確保現代信息技術在醫院檔案管理工作中的作用發揮到最大化，建立一個相對完善的檔案管理工作網絡，應注意推進相關信息化機制。首先，在醫院發展中，為了指導醫院檔案管理信息化建設工作的有序進行，應完善檔案信息收集機制，在檔案信息收集機制中明確規定醫院要建立一個相對標準的檔案信息數據庫，把檔案資源以數字化形式存儲起來，并規定好檔案信息資源標準化分類提取模式，鼓勵各個部門按照規定格式提供相關檔案材料。然后，錄入文字資源和圖像資源，編寫索引、目錄，供所有人使用檔案信息。其次，在醫院發展中，應建立起相對完善的醫院檔案信息服務機制，明確檔案管理和查詢網站建設要求，規定檔案信息資料管理中心建設要點，要求各個部門自動上傳和存儲檔案資料，進行歸檔。在醫院檔案信息服務機制具體建設過程中，還應規定信息資源的在線查詢服務功能，允許用戶在操作平臺上進行查詢、搜索、復印、借閱檔案資料，并向用戶提供電子信箱、匯編相應專題等服務，便于用戶能夠快捷的獲取相關信息。醫院檔案管理信息化機制是促進檔案信息資源良性循環的關鍵，應落實好檔案管理信息化機制建設工作。

（四）建立信息化檔案管理系統

信息檔案管理信息系統建設是促進檔案管理工作網絡完善的重要基礎。首先，在系統建設過程中，應完善系統各個組成部分，不管是醫療檔案，亦或是個人檔案等等，確保系統中各個功能模塊完善性，以期滿足檔案管理工作要求。同時，在系統中增設系統賬號申請、系統升級、檔案審核、檔案添加、檔案數據統計等功能。

綜上可知，醫院檔案管理信息化建設影響著醫院整體衛生醫療水平的提升。針對這一種情況，醫院應樹立起良好的檔案管理信息化建設理念，并注意引進先進的設備。同時，根據醫院檔案信息化建設中的具體要求，完善相關的機制，在機制牽引下不斷夯實信息化建設工作。此外，由于信息化檔案管理系統是支撐信息化建設工作的關鍵，所以，應投入一定精力在系統設計上，并注意從安全管理角度出發做好系統維護工作，強化工作效果。