互聯網時代檔案管理問題及對策

鄭威

（河北省承德市興隆縣市場監督管理局，河北 承德 067300）

互聯網與人們的工作和生活息息相關，特別是在檔案管理工作中，互聯網技術的應用可以有效地存儲和處理數據，大大地提高辦公效率。可惜的是，目前我國許多企事業單位在檔案管理中應用互聯網技術仍存在很多問題，這嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量，因此，我們有必要采取相應的措施來解決這些問題，從而是我們的工作更加輕松高效。

一、互聯網時代下檔案管理存在的問題

（一）管理理念有待轉變

在互聯網技術的影響下，我國越來越多的企業都將其引入辦公室工作，但仍有部分傳統觀念的影響嚴重的企事業單位，工作人員在進行檔案管理時仍然保持著傳統老舊的管理理念，缺乏創新，與企業的實際發展不相適應。這不僅不利于提高檔案管理的效率，還在很大程度上制約著企業的快速發展。時代的發展與人的發展具有相同的道理，如果相關人員不及時更新檔案管理工作理念，不與時俱進，那么勢必所會被社會淘汰。

（二）網絡安全問題威脅檔案管理的安全性

計算機網絡技術的廣泛應用，給人們的辦公條件帶來便利的同時，也帶來了許多問題和挑戰。由于互聯網是開放的，包容性的，各類人群都可以登錄網絡系統并執行相應的操作，那么，這對文件信息的安全性構成了一定的威脅。尤其是在當今時代，人們越來越依賴網絡，在廣泛應用網絡的同時，他們缺乏足夠的網絡安全意識。這為違法犯罪者創造了機會。換到檔案管理工作來說，我們的文件管理系統容易被黑客入侵，發生文件信息被盜，信息泄露等問題。

（三）檔案數據的標準化有待統一

信息化是文件管理工作高效化的基礎，標準化是信息化建設的基礎。因此，我們要做好檔案管理工作，就必須建立標準的規范的檔案管理體系。但目前我國檔案資料管理缺乏統一的標準，導致規范檔案管理的制度依據不足，檔案資源配置不合理，各企事業單位檔案管理標準不一，檔案資料數據五花八門，嚴重影響了使用效果。并且，制定相關標準還遠遠不夠。只有把標準真正落實到實際工作中，才能保證問題得到切實的解決，標準的制定才有意義。

二、互聯網時代下檔案管理問題解決對策

（一）轉變管理理念

獲得經濟效益是很多單位的主要發展目的。一些企業單位的領導認為檔案管理對企業獲取經濟效益的影響不大，不重視這一工作，因此不會投入過多的資金和技術支持。在這方面，領導者應該改變管理理念，加強檔案管理人員對信息化的理解，使他們了解信息化的檔案管理不僅可以永久存儲檔案文件信息，不會丟失，還可以節省創建檔案保存的硬件設施環境所帶來的成本。此外，它還可以提高管理效率，減少人力投入。因此，在互聯網時代，檔案管理者有必要改變自己的管理方法和管理理念。只有實施檔案信息化管理，才能全面提高檔案管理水平。

（二）加強檔案管理工作的安全性

加強檔案管理工作的安全性，必須建立檔案保密管理制度。在日常工作中，要加大制度的宣傳力度，讓工作人員牢記制度的內容，增強他們的法律意識。此外，還需要完善崗位責任制，明確崗位職責，提高員工的責任感，降低信息泄露的可能性。為了創造一個安全可靠的檔案文件存儲環境，我們必須加強網絡安全保護措施，引進世界先進的保密技術，在檔案文件管理系統中定期檢測病毒，并在對文件進行篩選調查時保持警惕，杜絕給違法分子有可乘之機。此外，企業還應加強檔案管理人員安全意識的培訓，提高檔案管理人員的安全防范能力，提高檔案管理水平，為企業的可持續發展提供有力的保障。

（三）實行鼓勵機制

在檔案管理信息化的過程中，并不是人力作用就會降低，相反的，在將文件的數據和信息輸入計算機時，需要員工花費大量的時間和精力，因此，單位在對工作人員進行任命時要有嚴格的要求，避免出錯。很多信息很復雜，難以輸入，容易使工作人員感到疲勞，工作熱情容易減退，出現苦悶，煩躁等情緒。為此，企業應當實施相應的激勵機制，給予員工適當的物質、財政激勵，提高員工的積極性。只有保證員工的積極性和飽滿的精神狀態，才能提高工作效率，保證檔案管理工作的質量。

（四）提高工作人員素質

人力資源管理是任何企事業單位穩定發展的必要條件之一。檔案管理工作中也是必不可少的，在一個快速發展的時代，對檔案管理人員的要求要不斷提高。因此，企業應加強對檔案工作人員的管理，定期派遣專業人員對員工進行培訓，使他們能夠掌握先進的管理理念和方法，動態地了解社會的發展趨勢。提高其應用信息技術的能力。

三、結語

總之，在互聯網時代，對于檔案管理，只有通過識別自身問題，轉變管理理念，積極引入先進的互聯網技術，提高檔案管理人員的整體素質，才能真正提高檔案管理水平，滿足公司和社會的發展需求。