紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理策略分析

印雪

（黑河市愛輝區供銷合作社聯合社，黑龍江 黑河 164300）

在當前科學技術快速發展的新形勢下，檔案信息的存儲方式發生著較大的變化，目前主要以紙質檔案和電子檔案作為檔案信息的主要存儲形式。基于紙質檔案和電子檔案屬性和特點的不同，二者帶刺出相互依存和兼容的關系，因此在未來較長的一段時間內紙質檔案與電子檔案會處于并存發展的情況。這就需要科學實現對檔案信息的管理，積極促進檔案管理工作的多元化發展。

一、紙質檔案與電子檔案的基本特點

（一）紙質檔案的基本特點

紙質檔案具有較強的依附性、耐久性和原始憑證性。紙質檔案存儲介質具有較強的原始性和真實性，而且檔案信息附著在紙質載體上，載體與信息之間具有密不可分性，在想了解檔案信息，必然要通過依附于紙張上的文字和形式才能實現。同時紙質耐久性相對較好，能夠對檔案文獻進行長期保存。而且紙質檔案通常是由當時使用的文件直接轉化而來，其無論是對歷史情況還是資料的記錄都更具客觀性，令人更為信服。

（二）電子檔案的基本特點

電子檔案具有豐富性、生動形象性、準確性和共享性等特點。電子檔案存儲介質主要以光盤及磁性介質為主，存儲量更具豐富性，能夠實現對大量信息的有效存儲，所占存儲空間較小。同時多媒體信息與電子檔案的融合，檔案信息存儲形態可以通過視頻和數字代碼等形式進行表現，不僅能夠反映出信息的動態化，而且進一步改變了傳統檔案信息單一性的特點。電子檔案對電子計算機具有較強的依賴性，利用電子計算機可以實現對信息的高效處理，并以記當代碼或是數姐的形式來對檔案信息進行存儲和編輯處理，利用計算機可以將檔案信息轉換為可聽或是可視信息，為檔案信息的開發利用奠定了良好的基礎。另外，借助于電子網絡系統，可以隨時對檔案信息內容進行更換，使檔案信息的利用不受時間和空間制約，有效的推動檔案信息資源的共享，實現檔案信息的高效利用。

二、紙質檔案與電子檔案并存期間檔案管理策略

（一）建立相互配合的檔案管理制度

電子檔案與紙質檔案在管理方法存在一定的差異性，將電子檔案與紙質檔案進行有效結合，構建完善的檔案管理制度，可以為檔案管理工作的有序開展奠定良好的基礎。在具體工作中，檔案管理人員要借助地兩種檔案信息存儲上的優勢進行互補，分別利用兩種檔案管理方法，保證檔案信息存儲與業務上保持一致性。針對于關鍵信息宜采用兩種存儲方式進行分別存儲。對于一些不會變動的檔案信息，宜用紙質形式進行存儲，經常變動的信息采用電子檔案存儲方式，這樣便于檔案信息的實時更改。

（二）提高兩種檔案的關聯性，進行同步歸檔

從信息安全的角度來看，紙質檔案和電子檔案的共存將長時間持續下去。從檔案管理和使用的角度來看，各種有價值的檔案內容被記錄和存檔目的就是促進檔案資源的共享。因此，檔案管理人員必須做好電子檔案管理工作，做好電子檔案和紙質檔案同步的管理工作，加快紙質檔案掃描轉換過程，逐漸將紙質檔案轉變為電子檔案。同時，可以將少量的電子文件復制保存并轉換成紙質文檔，以便它們可以離線存儲，以改善電子檔案與紙質檔案之間的鏈接，并減少由此造成的不便。

（三）以紙質檔案為根本，構建電子檔案數據庫

構建檔案管理數據資源中心，利用對檔案信息的傳輸、接受和儲存功能實現檔案管理系統的多方面文件共享。在實際檔案管理的過程中，數據資源庫的管理使傳統紙質文件向電子文件轉化，檔案管理人員可以將檔案以數據的形式儲存與計算機或者互聯網云盤中。但大數據時代背景下的數字化檔案管理，存在風險性較高。現階段部分不法分子通過極為高超的技術，對電子檔案進行竊取和修改。因此，建立檔案數據資源庫的過程中，必須以紙質檔案為原始資料，將每一份電子檔案進行紙質備份，有效防止網絡安全問題帶來的隱患。此外，應在檔案管理部門的電腦中加裝防火墻、殺毒軟件等設備，提升電子檔案的安全性和真實性。

（四）加強復合型人才的培養

在當前信息時代背景下，檔案與信息技術相結合，檔案信息化建設工作得以快速發展，檔案信息化的實現必然要求具備現代化管理理念的檔案管理人員，同時對檔案管理人員的知識儲備及信息技術技能也具有較高的要求。特別是在當前電子檔案廣泛應用的新形勢下，檔案人員只懂紙質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理等相關知識，才能跟上時代步伐，確保電子檔案的安全管理。一方面要注重引進熟悉檔案知識和信息技術的復合型人才，充實檔案人才隊伍。另一方面要加強現有工作人員的業務培訓和交流，盡快地使檔案工作人員掌握檔案信息化的基本知識和技能，提高檔案工作人員的業務素質。

三、結束語

電子檔案與紙質檔案各具有優劣，二者相輔相成和優勢互補。雖然電子檔案具有較多的優點，在計算機網絡環境下電子檔案傳遞利用更具便捷性，但同時也存在檔案信息丟失、失真及泄密等問題。因此在電子檔案管理工作中，需要制定完善的電子檔案管理制度，有效的保證電子檔案信息的安全。紙質檔案一直以來都具有不可代替的地位，因此在當前檔案事業發展過程中，紙質檔案與電子檔案實行雙軌制管理，這對于檔案信息的安全性及檔案信息利用率的提高都具有極為重要的意義，有利于推動檔案事業的健康、持續發展。