大數據背景下企業圖檔創新管理實踐探索

孫柏娟

（勝利油田勝利采油廠，山東 東營 257000）

圖紙、文檔資料是采油廠設備日常管理、大小修的依據和重要工具。規范的圖紙資料管理不但有利于生產現場圖紙資料的查詢、修改和統一，而且有利于提升生產經營管理效率和現場專業水平。過去檔案管理人員進行紙質圖檔編目時，將圖檔立卷入袋時要手寫橫卡、豎卡、封面和總目錄等 7遍圖檔信息，費時費力。而設計人員借閱所需的圖紙檔案時，必須到檔案館查找相關目錄，十分麻煩。而利用圖檔條目管理軟件實現計算機管理，檔案管理人員在編目時將信息錄入計算機，即可自動打印橫卡、豎卡、封面和總目錄等信息，大大減輕了檔案管理人員的工作量；更為重要的是，通過局域網，設計人員在自己的計算機前便可以查詢到所需要的圖紙檔案是否在館內，大大提高了工作效率。

一、檔案管理狀況分析

檔案工作是一項連續性、系統性很強的工作，很多業務要幾個人連續工作，檔案實施計算機管理不能脫離收集、整理、編目、檢索等基礎工作。電子檔案更不是一蹴而就的事情，如果不將檔案館接收的電子文件進行科學的條目信息整理，即使在硬件上引進最先進的計算機現代化設備、在軟件上引進功能最完善的圖檔管理軟件，也無法實現電子圖檔。電子圖檔基礎數據準備不充分，只能使計算機軟、硬件功能萎縮，造成資源浪費。

采油廠從建設到運行整個過程中會產生很多圖紙，根據我們在采油廠項目工作經驗，一個大型采油廠，大概有500到800張圖紙需要定期查看，有150到300張圖紙需要班組定期修改，一個小型采油廠大概有300到600張圖紙需要定期查看，有100到200張圖紙需要班組定期修改。目前大多數圖紙是由設計院和廠家提供的PDF和紙質藍圖或打印的白圖為主，傳統的檔案室對圖紙管理主要以人工方式進行管理，現狀是紙介質圖紙與電子版圖紙并存，而電子版圖紙大多以單個文件形式零散地存于不同的PC機上，未集中地分層次、分類型進行結構化管理。圖紙文件的分類管理也只是用普通的目錄文件夾形式，未采用專業的圖紙管理系統，圖紙版本混亂，圖紙出處不一致，圖紙及文檔在廠內無法實現有效的共享及知識積累。這種管理模式導致圖紙難于修改、復制成本高、存儲成本高、圖紙版本難于統一、搜索、查閱、借用不方便等。圖紙管理標準化、規范化、美觀度低下等原因已明顯不適應企業的生產管理，大量紙介質圖紙、資料的電子化是采油廠必須進行的一項重要工作。

二、檔案管理創新策略

基于上述問題，與之現行的MIS和OA系統又不能達到采油廠對圖紙、資料電子化管理的要求，采油廠多年來辛苦積累的寶貴的知識財富難以得到充分共享、利用，從而迫切需要一個專業的管理平臺，整合現有紙介質的圖檔資料及現有的電子版資料，以便有效實現圖檔資料的電子化管理、內部的信息共享，推動和促進采油廠圖檔資料向電子化、標準化和規范化方向發展，提高管理水平。這種管理經驗及理念通過圖檔規范化管理系統軟件來實現，從而解決采油廠圖紙管理混亂的問題。通過這種管理模式可以實現圖紙集中化、網絡化、流程化管理，更進一步規范圖紙、資料、文檔等基礎資料統一、規范管理，健全標準化管理體系，夯實專業管理基礎，提升生產管理效率和工作水平，推進基層班組建設，實現“標準化、規范化、精細化”的目標。

（一）圖檔管理系統

在檔案的計算機管理實施初期，存在檔案管理人員缺乏計算機管理技術，而計算機技術人員缺乏檔案管理知識的矛盾。為了解決這個矛盾，有許多工程設計單位的計算機技術人員深入到檔案部門，這樣不僅可以使檔案管理人員增強計算機管理水平，更可以使計算機技術人員充分了解檔案管理需求，編制出更符合實際的檔案管理軟件，使計算機技術更好地服務于檔案管理工作。圖檔管理系統主要功能是用于集中管理電子版圖紙文檔，雖然目前采油廠的圖紙文檔有很多格式，種類繁多，但是圖檔管理系統可以兼容以下格式的圖紙和文檔：一般情況下采油廠的圖紙主要存在以下幾個類型：DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式；文檔類型主要有以下幾個類型：Word、Excel、PDF、各種音頻視頻文件等。圖檔管理系統根據使用者的需求，遵循實用性、先進性、可靠性、經濟性、可維護性等設計原則。

圖檔管理系統采用模塊化設計，部署在服務器上，鏈接在本單位門戶，通過IE瀏覽器在門戶上直接訪問，系統的主要操作模塊有：系統主頁、圖紙管理、技術資料管理、統計報表、公告、系統管理。

（二）圖檔管理系統操作

1.圖檔管理系統具備多種查詢瀏覽方式：可通過圖紙資料名稱、圖號、檔號、設備資料名稱、設備型號等條件進行查詢，查詢功能滿足一個或多個條件進行查詢、瀏覽。

2.如果圖紙是CAD版本的，可支持在線修改。其他版本的圖紙也可通過新舊不同版本進行在線比對，進行加亮顯示差異，從而找出不同版本的相差之處。

3.對工作狀態可在線監督和控制，可實時了解流程所處環節、審批意見、辦理時間等，有條不紊地開展工作。

三、結束語

隨著檔案管理信息化建設的不斷發展，電子化圖紙越來越受到用戶的青睞。采油廠圖紙、文檔資料是系統傳遞信息和知識的手段，是設備管理、檢修的依據和重要工具。為規范機務、電氣、熱工、自動化等各專業圖紙資料、文檔的管理、利于生產現場圖紙資料的查詢、修改和保存、利于各專業基礎資料統一、規范管理，提升采油廠生產經營管理效率和專業工作水平，建設一套圖檔數字管理系統非常必要。