淺析檔案數字化存在的風險與應對措施

王婷

（北京神舟航天文化創意傳媒有限責任公司，北京 100086）

為全面落實現代檔案信息化、數字化改革的目標，管理部門應以信息數據庫為基礎，推動紙質資料向數字形式轉化的進程，并在這一過程中，針對檔案的真實性、安全性、完整性等方面的風險，構建有效、動態的風險預控機制，真正發揮檔案資源的現代社會的開發、利用價值。

一、現階段檔案管理建設數字化工作面臨的具體風險

（一）數字化建設進程的安全風險

檔案數據數字化形式轉化的過程中，通常會涉及技術、管理、設備、人員等方面的內容，實際的轉換流程較為復雜，如果某一環節出現疏漏，安全管理出現缺口，信息泄露的可能性將會大幅度提升。因此，檔案信息化、數字化建設的全過程保密控制是確保檔案工作安全性與系統性的重中之重。由于信息形式、信息源、數據性質等方面的變化，使得信息管理的數字化形式具備存儲量大、管理便捷、操作簡單與易于復制等方面的特點，需要建立更全面、具體、動態的監管機制。

（二）信息資源信息化過程的真實性難以保證

檔案的真實性是數字化建設的根本要求。傳統檔案信息資源的管理與開發、服務，經由存儲、傳輸、記錄、調用以及遷移，與原始數據對比可能出現差異，數據的真實性與準確性難以得到保證。經過數字化轉化的檔案資料，其真實性風險更復雜、管理難度更大，出現真實性管理風險的原因包括兩方面：一方面。數字化轉化階段，由于設備掃描、拍攝、輸入等流程不規范，信息失真；另一方面，數字形式的數據資料容易被篡改，容易受技術操作影響，出現改變。除此之外，檔案管理、服務平臺的程序升級等，往往需要數據轉移，信息容易出現丟失、損壞、篡改等問題。

（三）檔案完整性、系統性的管理風險

檔案信息的系統性與完整性是資源利用、開發的基本保障，完整的信息鏈也是保證信息服務綜合質量的關鍵所在。如數字檔案的內容結構、邏輯框架、背景資料等，如果出現缺失，對檔案的開發意義、價值、效率等都會被影響。出現完整性、系統性風險的原因包括：一是原始檔案信息的缺失；二是在轉化的過程中由于人為失誤出現的數據錄入錯誤、遺漏問題；三是受到網絡攻擊、病毒感染等風險威脅。

二、應對數字化圖書館建設風險的有效對策

（一）創新檔案服務、管理的工作理念

現階段，相較于發達國家，我國檔案智慧化、數字化建設進程還處于落后階段，檔案資源的開放、安全保護、利用的保守性和公眾新服務需求之間的矛盾加劇，檔案系統的信息化建設需求提升。為此，檔案管理、服務工作者應創新融入改革理念，轉變傳統檔案利用觀念，積極推動數字化改革的全面落實。如，檔案館可以定期就創新改革問題召開研討會、組織專項工作小組、派遣優秀員工向數字化建設實踐經驗豐富的單位進行學習等。

（二）健全檔案數字化領域的法律框架

檔案錄入、存儲、處理等工作的根本目的在于面向使用者提供信息服務。信息數據的開發價值是通過傳遞體現的。數字化信息的處理與傳播模式，加快了信息的流動速率，檔案的查詢、處理更高效。但與此相對應的，這種便捷性與創新利用形式也提升了安全控制的難度。針對該種問題，立足數字化在檔案信息領域的建設現狀，逐步構建覆蓋更廣泛、管理更具體的法律框架，完善信息數字化方面的法律設計，通過檔案法等相關法律規范填補信息資源數字化管理方面的空白，是檔案相關部門與管理工作者共同努力的方向。

（三）設置數字化建設的質量評估標準

數字化檔案機制的建立可以通過外包建設與館內主導建設等途徑設施，在具體的實施過程中，應以檔案館長效管理規劃目標、實踐工作情況、硬件基礎與實施標準等要求為指導，構建起與館藏資源開發方向相協調的技術評估體系，保證數字化建設的整體質量。如，采用外包形式時，應該對外包企業進行質量評估、資質審核，確保企業的數字化建設設備具備無記憶、自動刪除等功能，保證館內保密資源的安全性。館內主導進行數字化建設工程時，應確保搭設程序的安全防護等級，保證技術應用的綜合質量。

（四）規范檔案資源數字化的具體流程

為應對檔案數字化外包的風險，除了檔案管理部門增強主動服務意識、制度的完善、對數字化公司資質審核外，同時應準確定位數字化檔案的范圍、嚴格把控數字化質量管理，強化檔案安全管理，消減低端檔案數字化質量及檔案安全事故的風險。具體來講，在檔案數字化前，檔案部門首先需結合館藏實際、利用頻率初步制定一套數字化方案，并對現場工作人員進行嚴格的崗前培訓，強化質量與安全的意識。數字化過程中檔案部門派專人實時跟蹤與監控，隨機抽查目錄著錄的準確率、數字化形成電子文件的清晰度、電子文件命名的準確率，準確率若低于95%，則要求數字化公司復檢、糾偏，每日抽查率不低于當日數字化數量的20%。數字化竣工前再次隨機抽查已完成的數字化質量，錯誤率不得高于5%，否則為竣工驗收不合格。

結語：現代圖書館的信息化、數字化進程已經成為改革的必然趨勢，通過數據庫、服務平臺、工作流程等方面的建設，既可以優化館藏管理、處理、安全防控的整體水平，為檔案資源的深入、全面開發奠定基礎，同時，利用數字化平臺打造收集、處理、存儲、調用、遷移與服務為一體的管理系統，能夠面向用戶提供更具實效性的信息服務，為智慧圖書館的建設提供必要的保障。