略談機關檔案管理工作

杜金明

（河北省保定市淶源縣失業(yè)保險所，河北 保定 074300）

一、機關檔案管理工作的意義和作用

檔案產(chǎn)生于機關單位的工作實踐。機關檔案來源首先，我國國家機關、社會團體在行使國家職能完成工作任務時，?a生并保存下來的大量檔案文件資料。同時，一些國家偉人、名人以及一些家庭、家族在實踐活動中產(chǎn)生的文字資料，用以作為歷史記錄并保存下來的資料。此類資料不僅是檔案管理工作的對象更是檔案管理工作的基礎、是我國社會發(fā)展中重要的參考資料、是經(jīng)濟建設與發(fā)展的重要基礎、是我國教育事業(yè)發(fā)展的重要資源，總而言之是社會發(fā)展的寶貴財物。同時，檔案還具有更為重要的參考作用。一方面，檔案是歷史事件或信息的積累，是實踐活動產(chǎn)生的經(jīng)驗，以史可以明鑒，對當今社會的發(fā)展同樣具有參考作用和指導意義；另一方面，由于檔案具有高度的客觀性，不僅是對于社會發(fā)展與建設具有參考和指導作用，對于個人的發(fā)展同樣具備上述功能，尤其是名人事跡具有榜樣力量。

二、新形勢下機關檔案管理工作的改進建議

（一）樹立科學的機關檔案管理理念

機關檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊，缺乏科學的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步、科技的不錯斷發(fā)展，機關檔案管理面臨新的種種問題，缺乏與時俱進、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念，稍有不錯慎便與時代脫軌。同時，在社會經(jīng)濟高速發(fā)展中部分單位與個人責任意識發(fā)生了較大變化，諸多機關單位對于檔案管理工作的重要性認識不足，工作之中得過且過，責任心較低。此外，雖然檔案的價值較高但是利用率相對較低，由此導致部分機關單位在檔案管理工作上的懈怠，未能及時跟上時代發(fā)展的步伐以提升工作質(zhì)量與效率。當今社會已經(jīng)進入到了信息化時代，信息化與網(wǎng)絡化技術已經(jīng)在各行業(yè)中得到了普遍運用，在檔案管理工作當中，信息化是當前與未來發(fā)展的必然趨勢之一，這是時代發(fā)展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰(zhàn)。基于該形勢，電子檔案已經(jīng)被廣泛運用，迫使機關單位不得不尋求改變，轉變檔案管理的理念以提升檔案管理工作的效率。就當前的發(fā)展，一方面是基于信息化技術與網(wǎng)絡技術廣日益普及而催生出來的智能化設備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環(huán)保、低碳意識的推動下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認識到時代發(fā)展的趨勢，進而轉變檔案管理工作理念，以信息化發(fā)展為前提，改變現(xiàn)有的管理模式以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）創(chuàng)新的管理方法和管理技術

當前，信息化技術日新月異且各類設備更新?lián)Q代的時間日益縮短，在檔案管理工作當中必須要保持順應時代發(fā)展的腳步，基于自身優(yōu)勢與不足的基礎之上不斷引進新技術以推動檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。就目前當前，應當這對檔案管理工作的特性建立相應的管理制度乃至是法律法規(guī)，以規(guī)范檔案管理工作。首先，成立專門的檔案管理工作部門，實行責任制、問責制，將責任落實到每個人身上，提高工作人員責任感；做到分工明確，各司其職，提高工作有效性；加強各單位組織之問的溝通與協(xié)作，及時了解掌握各單位的實際情況，提高工作效率；其次，在各個單位內(nèi)部可以制定相應的競爭機制與獎懲制度也即績效考核管理制度，在激發(fā)管理人員積極性的同時使之認識到唯有不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能順應時代與工作發(fā)展的需求，否則必將被社會所淘汰。在此過程中，唯有通過競爭才能最大程度上的調(diào)動起積極性，但要控制好“度”避免引發(fā)負面影響；再次，檔案管理工作的順利開展需要一定的經(jīng)費保障。為此，檔案管理相關部門要根據(jù)具體情況制定相應的經(jīng)費管理制度，以確保各級單位能夠及時改善檔案管理工作的條件，進而實現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的目的。最后，在互聯(lián)網(wǎng)與智能化設備日益普及的前提下，以往以人工為主的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)處于被社會淘汰的邊緣，不僅造成了資源的極大浪費而且增加了工作人員的工作量。在新形勢下，唯有深刻認識到信息化、大數(shù)據(jù)、智能化等技術的價值并將之運用到檔案管理工作之中也即創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式，才能在未來發(fā)展中提升檔案管理工作的質(zhì)量并將檔案的價值最大化。

（三）重視管理團隊建設，提高工作人員綜合素質(zhì)

當今，信息化技術與設備更新?lián)Q代越來越快，在提升社會工作與生產(chǎn)效率的同時亦要求相關單位增加對信息化技術運用的投入。對于檔案管理工作而言，企業(yè)與政府應當結合時代發(fā)展趨勢增加相關技術與設備的引入，以改善檔案管理工作的條件。首先，要強化檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)；其次，注重人才的培訓以提升其檔案管理工作的經(jīng)驗與實際技能，同時要建立相應的績效考核管理機制以激發(fā)其培訓的積極性。

此外加強檔案管理工作團隊建設，選拔一些專業(yè)技能強、責任感強、綜合素質(zhì)高的工作人員，進行相關培訓，組建優(yōu)秀的檔案管理團隊，最后，還可建立相關的薪資激勵制度，以調(diào)動工作人員的工作主動性與積極性。