略談新時期下圖書館檔案管理工作

閆琴

(河北省蔚縣圖書館，河北 蔚縣 075700)

檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數字化設備,同時,數字化設備的管理也需要建立技術設備管理檔案,所以加強圖書館檔案管理問題已迫在眉睫。

一、檔案管理的內容、性質和特點

(一)檔案管理的內容

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的,保存備查的文字、圖像、聲音及其它各種形式的原始紀錄。檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理,也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容。通過檔案資源建設來建立科學合理 的資源體系,是對管理中各項工作紀錄的科學合理的管理,同時也是檔案現代化管理的基礎。檔案信息組織是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯,形成二次文獻,便于檔 案信息的開發和利用,它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供一手材料。

(二)檔案管理的性質和特點

檔案管理工作是一種管理活動。就圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項管理工作的組成部分,如設備 管理檔案是設備管理的一部分；人事檔案是人事管理的一部分；行政管理檔案是行政管理的一部分；技術檔案是技術設備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統。因為檔案具有原始紀錄性的特點,所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性。

二、檔案管理建設在圖書館管理中的必要性

檔案管理是一種信息控制系統,檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工、輸出又為管理工作服務、提供各項數據。同時,通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分,同時又顯現和作用于整個圖書館管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是圖書館管理的一部分。

三、圖書館檔案管理建設面臨的問題

(一)檔案管理建設工作的問題

目前少數圖書館領導對檔案建設工作的重要性認識不足,長期以來各級領導存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風,常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時建立完整的檔案,認為部門檔案管理是額外負擔,這樣就不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經驗,這是無形資產的流失, 是資源的浪費。此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時,為了自己工作考查方便,也不愿意將文件材料送交 檔案管理部門。在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進行搪塞,就是采取漠然 視之的態度,這樣就會造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去。

(二)圖書館管理中存在的問題

1.各項規章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度。一人一 個干法,缺少規范化,使檔案建設受阻。2.隨著科技的發展以及各種電子儀器設備的劇增,這些設備的使用管理、操作規程、基本技術等缺少技術檔案的建立。技術檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項維護工作,而且使后續專業技術人員能很快地熟悉整個圖書館的計算機局域網設備的配置、運行情況,盡快地投入工作。只有這樣才能避免因為個別專業技術人員調離等原因,使圖書館的現代化管理工作處于被動情況的出現。3.人才隊伍不穩定,人員流動過于頻繁,工作缺少連續性,使檔案搜集和檔案管理缺少穩定性和長期性。

(三)在檔案管理數字化建設中存在的問題

1.電子檔案的原始紀錄性、法律憑證性和保密安全性受到沖擊。2.缺少數字環境下規范的管理辦法。

四、網絡化、數字化、信息化環境下檔案管理的對策

(一)加強檔案基礎建設,提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設的投入

為適應檔案現代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設的投入,首 先應當得到領導的重視和支持,這是做好檔案管理基礎建設工作的前提和關鍵,其次是在檔 案建設中加大設備、才力的投入,為檔案現代化管理提供保障,這樣才能有效地運用計算機 技術進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等日常管理工作,實行文檔一體化管理,促進 檔案現代化建設的進程。

(二)選用具有較高職業素質和專業素質的人才進行檔案管理

知識經濟時代是真正以人為本的時代。知識經濟的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質的人才,要想提高檔案管理水平,實現檔案管理現代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現代化,這是檔案工作現代 化的深層次的目標。檔案管理者是檔案建設的直接執行人,他的執行情況直接影響檔案現代化建設的成敗。

檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項管理制度,完善和建立標準化的圖 書館管理體系十分重要。檔案管理服務于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規范化管理的工作程序能有力促進檔案現代化建設的進程。