學校檔案管理工作信息化建設亟待加強

韓俊京

（石家莊第二實驗中學，河北 石家莊 051130）

隨著信息時代的發展，學校檔案管理工作也在發生變化。但是，由于傳統檔案管理思路的影響，學校檔案管理工作信息化建設還沒有同步跟上信息時代的發展。因此，為了更好地發揮檔案管理工作在學校發展和人才隊伍建設方面的重要作用，學校檔案管理工作信息化建設亟待加強。

一、學校檔案管理工作的現狀

學校檔案將學校的有關活動進行真實記錄,以便能夠對于學校工作原貌進行合理并且正確再現,使得未來的學校工作能夠在之前的工作中進行創新和進步。因此,對于學校來說,有關檔案的管理工作十分重要并且具有非凡的現實進步意義。再加上學校本身就存在著很多的特殊屬性,所以檔案管理工作對于學校來說是十分困難并且復雜的。由于學校檔案管理工作比較繁瑣，不僅涉及到無數檔案的收集、整理，還要對大量的檔案材料進行錄入、統計和信息化處理。學校檔案管理人員往往沿用傳統的賬目記錄方式,使得很多的檔案信息根本沒有辦法及時并且有效率地進行錄用保存和使用。另一方面,由于過去的相關檔案管理工作設備十分落后,很大一部分硬件設備的現狀以及維護都十分不合格,這在很大的程度上影響了學校相關檔案工作的進行,比如說查找、修改以及刪除等。

社會發展取決于經濟發展，現代信息經濟社會的發展取決于人才質量，人才的培養取決于教育的水平，可見，學校教育對于現代信息經濟社會來講貢獻十分重大。然而由于檔案管理人員的工作效率以及思想過于傳統導致其原本應該為經濟和社會效益所做的貢獻沒有預想中的那么大。檔案管理人員由于缺乏科學合理的培訓和進修使得工作人員缺少相關的技術知識以及處理技巧.有很多檔案管理工作人員由于對檔案管理工作缺乏科學的認識,對于自身的職責也不夠明確,再加上由于檔案管理工作人員的待遇較低,所以大多數檔案管理人員都是身兼多職,所以很大一部分的工作人員由于工作任務過多無法有效率地進行檔案分類處理工作.甚至于還會存在著對于文檔管理工作的敷衍,使得對于文檔文件的歸類、整理和更新等操作不規范,導致檔案沒有辦法做到及時地立卷以及歸檔，直接影響了學校檔案管理工作信息化建設的進程。

二、提高檔案管理人員的信息化建設素質

學校的每一個職員對于工作都應該具有相應的職業道德,對于學校檔案管理工作人員來說,職業道德尤為重要。學校檔案管理人員應該提升自己對于文檔管理工作的重視程度,相關監督管理部門也應該將對于提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度的相關培訓工作納入到日常議事日程當中去。首先,可以建立起一個健全科學合理地檔案工作管理機構,對于相關檔案管理人員的具體工作進行規范、評價以及獎勵等制度的制定。其次,還應該定期進行相關工作的指導和監督,結合每個事業單位的具體情況,進行檔案管理相關工作人員的考核機制進行升級,制定一定的激勵措施調動檔案管理工作人員的工作積極性,讓他們發現檔案管理工作的意義所在。最后,還應該以國家相關檔案管理的評級體系為標桿,對相關管理流程進行規范化、標準化。根據檔案管理工作的不同和多樣化在職位招聘時盡量挑選適量的兼職人員,以此來在一定程度上減輕檔案管理人員的工作量以及工作壓力,使得檔案管理人員能夠將有限的精力都放在本職工作之上，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網絡安全策略和知識，成為融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的檔案管理人才

要使他們提高對學校檔案管理工作信息化建設意義的認識，認識到檔案也是信息時代的重要組成部分，數字化是檔案信息化的重要手段。學校檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求學校檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調整，能夠更好地去適應學校發展的形勢，這就需要學校檔案管理工作進行信息化建設。

三、學校檔案管理工作信息化建設的核心是檔案數字化

數字化工作為檔案信息化提供數據生命。對于檔案信息化來說，數據就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數字化工作就是產生檔案數據的必要手段。學校檔案管理應當通過數字檔案館軟件、硬件項目以及檔案數字化掃描項目的建設，建立學校數字檔案室管理系統，同時投入大量人力、物力積極開展檔案數字化工作，并在檔案數字化過程中，嚴格按檔案信息數字化的三原則，即規范性原則、安全性原則、效益性原則，嚴把質量關對學校所有檔案進行全文信息的數字化掃描工作,為檔案的保存和開發利用打下扎實的基礎。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是學校發展的重要資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括學校所有檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括學校檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

另一方面，檔案數字化是傳統檔案的一次變革。傳統載體檔案在數字化的過程中，將會對檔案原件進行相應的整理、編目、統計、修復裱糊等各項工作，等于說把原始檔案通過技術手段再重新修整了一次，并且在完成數字化以后，可以對原始檔案進行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，保障檔案的安全。開展檔案數字化工作，實質上是向數字化要安全、要效率，用數字化保安全。

隨著計算機的云計算技術、虛擬化技術、智能化技術等等在檔案方面的應用，學校檔案管理工作信息化建設的步伐在加快。對于學校檔案管理人員來說，檔案信息技術特別是檔案數據庫等基礎技術，更應該使用自己的技術，把主動權掌握在自己手里，努力開發檔案新技術，促進學校檔案管理工作信息化建設的發展。

總之，學校檔案管理工作信息化建設是一個系統工程，在推進中會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，采用新技術，分析新形勢，解決新問題，加快檔案管理工作信息化建設的進程。