信息化時代醫院檔案管理工作改進思路探討

許磊

（焦作市中醫院，河南 焦作 454000）

一、醫院檔案信息化建設中的問題分析

（一）標準體系建設滯后

由于醫院檔案的內容較為繁雜、載體多樣、管理復雜，醫院檔案的信息化建設也面臨著諸多難題。目前醫院檔案信息化建設的統一規劃還較為缺乏，信息化建設的標準體系還較為滯后。各家醫院檔案管理軟件、檔案管理信息系統多種多樣，各種系統及模塊之間兼容性較低。而在醫院內部，往往是不同部門各自管理著較為獨立的系統，如人事檔案管理系統、財務檔案管理系統、物資管理系統、醫療業務系統。各部門之間的檔案信息資源相對成為獨立的“孤島”，檔案信息資源不能實現有效共享。

（二）檔案信息化管理意識淡薄

由于職能部門分工細化，醫院信息化系統形成的電子文件往往產生于多個職能部門的日常工作，由各科室分散管理，工作人員檔案管理意識淡薄，未樹立檔案就是資源、信息就是資產的觀念，對電子文件和信息，沒能從檔案的角度對他們進行科學的“收、管、用”。有的只注重了紙質檔案，忽略了電子文件，造成了電子檔案的流失。也有的單純以為把檔案目錄輸入電腦，提供簡單的查詢和利用就實現了檔案信息化管理，還有的認為保管好傳統檔案就可以了，不愿意投入精力進行數字化信息處理，這些均成為制約醫院檔案信息化建設的重要因素。

（三）檔案信息化建設匹配設施不夠，同時缺乏具有檔案與計算機知識的復合型人才

電子檔案產生部門設備簡單，沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設備，無法實現電子與紙質檔案雙軌存檔。同時，檔案部門工作人員年齡結構層次偏大，知識結構較為陳舊，缺乏既具有計算機知識又具有檔案知識的復合型人才。

（四）電子檔案歸檔管理模式有待改進

各職能部門對電子檔案的歸檔管理還沒有完善的標準。未明確電子文件的歸檔范圍，分類方法、整理規則等細則，導致醫院部分珍貴電子檔案遺失和破壞，給正常工作帶來許多重復和浪費，影響了醫院檔案信息化建設的正常發展。

二、適應信息化要求的醫院檔案管理工作改進思路

結合以上對醫院檔案管理現狀的分析，借鑒改變文件歸檔模式。傳統的成本降低，實現永久存儲和保護檔案資源，信息技術在檔案電子掃描和數字轉換的應用，電子文件的存儲和保護進行數字化存儲和信息化檢索，節省了空間降低了成本，提高了效率。利用計算機和網絡通過信息系統，可以快速獲取檔案信息的完整內容，方便、安全，效率高，范圍廣泛，不受時間和空間的限制，最大限度地利用檔案信息資源，實現檔案資源的共享，實現檔案資源的快捷使用和安全利用。

（一）建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統.檔案管理系統就是一個信息資源子系統嘲。將這個信息資源系統融入醫院整體信息化工作中，不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多地綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。因此，醫院在進行信息化建設的過程中，要把醫院檔案管理標準化、電子化、現代化建設納入建設范疇，同步規劃，同時建設。醫院要高度重視信息技術的規范化，大力扶植相關理論的研究，如檔案信息開發，檔案數據結構、檔案數據庫等，積極推進檔案部門計算機管理和網絡化建設，為實現信息資源共享創造條件：要努力提高檔案人員素質，拓寬知識面，優化知識結構，為實現檔案管理現代化奠定堅實基礎。

（二）加強醫院各相關部門的協調與資源整合

目前，醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級以上綜合醫院必備職能科室，負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理；綜合檔案室是二級以上綜合醫院的獨立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實行集中統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導、檢查。信息科、綜合檔案室在Et常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工、統計和提供信息使用服務.兩個部門之間缺乏必要的協調。重復勞動現象較為普遍，造成人力、物力和財力的浪費。很大程度上制約了醫院信息管理整體水平的提高。醫院檔案資源豐富，門類復雜，既有相對獨立的病歷檔案，又有門類復雜的人事、會計、科技、器械、文書等綜合檔案。這些檔案在形成和使用等環節上分屬于醫務、人事、財務、設備等不同的部門。有效整合相對復雜的各類檔案資源.是實現醫院檔案管理現代化進程中不得不面臨的實際問題。實現這些檔案資源的整合需要醫院各相關部門加強協調.密切配合；需要醫院在進行信息化建設過程中統籌考慮。避免重復建設。

（三）面向臨床，注重信息化檔案資源的開發利用

檔案的價值最重要的體現在它的開發利用方面，作為醫院檔案資源的開發利用，最重要的要體現在它為臨床服務的廣度和深度上。醫院檔案管理工作要適應信息化發展的要求，必須牢固樹立以臨床工作為中心的意識，緊緊圍繞臨床工作需求來設計、開發和利用信息化檔案資源。首先，在醫院信息系統設計開發環節，要充分調查臨床醫護人員的實際需求，適應臨床一線工作面廣、量大的特點，開發適應臨床特點要求的高效、簡便、實用的產品。衛生行政部門要不斷加快醫藥衛生體制改革步伐，加大工作力度，做好頂層設計，早日完成包括以電子病歷為核心的醫院管理系統在內的全國衛生信息系統的標準化建設。在開發利用環節，醫院要充分適應信息化發展的要求，加大人、財、物資源的投入，建設高標準的電子化閱覽室，加強臨床科室信息化建設所需軟、硬件建設，盡可能為開發利用信息化檔案資源創造必要的條件。相關職能部門要充分征求臨床一線人員在使用信息化檔案資源中的意見和建議，不斷改進使用過程中存在的問題，充分發揮好管理職能。