信息時代檔案管理工作的創新及優化措施

楊洋

（新疆維吾爾自治區塔城地區烏蘇市檔案館，新疆 烏蘇 833300）

一、引言

在現代化企業的經營和發展中，檔案管理工作發揮著重要的作用，這項工作的工作量比較大、相對復雜，檔案管理人員需要引進信息技術，為檔案信息的安全性提供保障[1]。但是，在實際的檔案管理過程中，很多工作人員無法將信息技術進行有效應用，這就引發了一系列問題，阻礙了檔案管理工作的順利實施。為了有效地改善這一現狀，檔案管理人員需要針對其中的問題采取合理的優化措施，以滿足信息時代的發展需求，為企業的發展提供基礎保障。

二、檔案管理工作中信息技術應用的重要性

檔案管理工作指的是整理重要資料和信息的一項工作。在社會經濟的快速發展中，企業的建設規模在不斷擴大，企業中的檔案信息和資料數量日益增加，這就對檔案管理工作帶來很大挑戰，但很多檔案管理人員仍實行傳統的檔案管理模式，其主要是應用純手工的記錄和管理模式，無法滿足信息時代檔案管理工作的要求。為了有效地解決這一問題，檔案管理人員需要引進信息技術、互聯網技術，將其應用到檔案管理工作中，這樣既能夠提升檔案管理工作的整體效率，又能夠為企業節省更多的管理成本。因此，在檔案管理工作中，信息技術的應用具有重要意義，滿足了信息時代的需求，推動著自身的進一步發展。

三、信息時代檔案管理問題分析

（一）檔案管理軟件不完善

在企業的檔案管理工作中，很多檔案管理軟件都不統一，各個檔案管理部門應用的檔案管理軟件系統、計算機型號都存在很大差異，為檔案管理軟件開發工作帶來了很大難度。除此之外，在現代化企業的發展中，檔案管理系統不完善，無法在電子政務系統、辦公自動化系統中對管理系統研發工作進行統一，其主要原因是管理軟件不具備通用性，無法實現檔案信息的實時共享，嚴重影響著檔案信息化的發展。

（二）檔案管理標準有待提高

在社會的快速發展中，很多地區在建設檔案管理網站的過程中，未制定規范的標準建設形式，導致檔案管理后期內部管理網站建設存在很大差異，無法利用統一的標準對檔案管理系統進行規范，造成這一問題的主要原因是檔案管理標準存在很大差異，進而使得檔案管理工作的整體效率受到很大影響，需要進一步對此進行優化。

（三）檔案管理的保密性不強

在信息時代，檔案管理工作與傳統工作方式存在很大差異，信息化檔案管理模式得到了有效應用，但電子檔案極易被更改，這就使得電子檔案管理工作不夠真實，為實際工作的開展留下了安全隱患。在新時期的發展中，很多電子檔案管理系統普遍由密碼和驗證碼登錄，這就為檔案管理人員提供了很多便利，在出現密碼泄露問題的情況下，會造成電子文件惡意篡改、仿造等問題，導致檔案信息缺乏真實性。除此之外，電子檔案具有信息儲存方式多樣化、結構復雜等特點，在計算機系統癱瘓、病毒入侵的情況下，會破壞檔案信息，進而帶來無法挽回的損失。

（四）檔案管理人員素質問題

在現代化社會的發展中，檔案管理人員需要不斷提升自身的綜合素質，掌握計算機和網絡技術等相關知識，熟練操作計算機等設備，在計算機管理軟件出現小問題的情況下能夠予以解決[2]。但很多檔案管理人員的計算機技術水平還有待提升，其工作素養有所缺失。因此，在信息時代，為了推動檔案管理工作的有序發展，企業必須注重管理人員綜合素養的提升。

四、信息時代檔案管理工作的創新及優化措施

（一）優化并完善檔案信息保障體系

在信息時代，企業需要優化并完善檔案信息保障體系，并做好以下工作：首先，檔案管理人員需要轉變自身的管理理念，樹立創新性理念，電子檔案歸檔格式、生成、發送和接收格式需要一致，并做好電子文件歸檔管理工作；其次，針對大量電子文件接收、處置和存儲工作采取相應的技術方式，這樣電子檔案才能夠表現出原有的各項內容，對電子文件的原始信息進行了有效地保護，還要將計算機的內網和外網進行隔離，及時地備份數據庫中的信息；最后，檔案管理人員應做好定期檢查、備份，以及電子檔案存儲、查看和維護等工作，這樣能夠避免電子檔案被損毀，還需要安裝殺毒軟件、設置防火墻，及時地升級并處理這些內容，為電子檔案的安全性提供支持。

（二）加強檔案管理人才培養的力度

在信息時代，檔案管理工作的重要性日益突顯出來，對工作人員提出了更加嚴格的要求。檔案管理部門需要針對檔案管理人員開展管理能力、專業知識培訓活動，建立專業性、綜合能力強的管理隊伍，為檔案管理工作的有效開展提供基礎保障。同時，檔案管理人員既要掌握檔案管理相關的基礎知識，還需要學習信息技術、網絡技術和計算機技術的操作方式，提升檔案管理的整體水平。

（三）加強檔案管理信息化建設

在檔案管理工作中，相關工作人員需要加強信息化建設，建立檔案管理平臺，實現企業內部各項檔案信息的實時共享，充分發揮出檔案管理工作的綜合價值，還需要引進先進的信息技術，實現檔案管理的自動化。例如，在檔案分類的過程中，相關人員需要對軟件變成進行管理，確保檔案管理系統能夠自動識別檔案資源類型，為檔案資源整理和分類的高效性提供支持，利用互聯網傳輸通道進行遠程操作，加強各個部門的交流。

五、結束語

綜上所述，在新時期的快速發展中，檔案管理工作人員需要引進先進的信息技術，滿足現代化社會的發展需求[3]。現階段，信息檔案管理工作還不夠成熟，實際工作中仍存在一系列問題，檔案管理部門需要創新并優化信息檔案管理平臺，做好檔案管理人員專業知識、綜合素質培訓工作，有效地提升檔案管理工作的整體效率，確保檔案資源的安全性和保密性，以推動企業的進一步發展。