淺析航道檔案管理存在的問題與對策

薛翠玉

（黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150030）

檔案管理的好與壞，體現了一個單位管理水平的高低。近些年來我局在檔案管理工作中，由于領導的重視，加大了管理的力度，投入了一定的人力、物力和資金，制訂了各項規章制度，這對于我局的檔案管理起到了重要作用。但按照國家《檔案法》的標準要求還有一定的差距。根據我局當前檔案管理工作的現狀，認為還存在以下問題需要加以解決。

一、存在的問題

（一）檔案管理人員對檔案管理知識和管理水平不高。

檔案管理人員的知識水平和工作水平直接影響著檔案管理的水平，管理者的水平高，檔案管理就能搞好，反之就做不好。之所以說檔案管理人員對檔案管理知識和管理水平不高，主要表現在：一是由于我局的檔案管理人員都是兼職的，不是專職檔案管理者，沒有受過檔案專業管理知識的培訓和系統的學習，對檔案管理知識知之甚少，對檔案管理所需要的各種知識涉獵的比較少，尤其是對現代科技管理手段了解的更少，直接影響著檔案的管理。二是對當前國內外檔案管理的發展方向不了解，也影響著檔案管理工作。

（二）領導對檔案管理工作重視程度不夠。領導對檔案管理工作重視不重視，直接決定著一個單位檔案管理工作的好與壞。領導對檔案管理工作重視的程度高，檔案管理就能搞好，反之就做不好。之所以說領導對檔案管理工作重視的程度不夠，主要表現在：一是對檔案管理工作的認識不足，認為管好管賴都一樣，對航道生產影響不大。二是對檔案在人們的生活、工作和單位、社會中所起的重要作用認識不足。

（三）單位對檔案管理的投入不夠。檔案管理的投入主要是指單位對檔案管理人力、物力和資金的投入。之所以說當前我局對檔案管理的投入不夠，主要表現在：一是人力投入的不夠。當前我局做檔案管理的人員只有兩名兼職人員，他們每人都有自己的主要本職工作，主要精力基本上都放在了自己的主要本職工作上，平時對檔案管理工作上投入的精力就比較少，這在當前我局檔案管理工作量越來越大的現實面前，只能是完成一些臨時的、最基本的工作，至于一些更深層次的管理工作就沒有精力再去完成。二是資金投入的不足。由于當前我局資金比較缺乏，把有限的資金基本上都用在了航道養護這個主要工作上了，如果每年都拿出一定的資金用在檔案管理工作上，勢必減少對航道養護工作的投入，這樣會直接影響到全局的重點工作，如果對檔案管理影響不大，領導是不會對檔案管理進行投入的。如現代管理設備微機等，各科室都比較少，更不可能為檔案管理專門配備。由于資金投入的比較少，欠賬比較多，因此直接影響著檔案的管理工作。

（四）檔案管理制度不健全。不管做什么工作，都要有一個好的制度來約束。沒有規矩，不成方圓。檔案管理也是一樣，也要用一些好的規章制度來規范檔案管理。之所以說當前我局檔案管理制度不健全，主要表現在：只制定了一些借閱、查閱管理方面的規章制度，而激勵機制等方面的制度沒有對檔案管理工作起不到太大的約束作用。由于制度不夠完善，是造成我局檔案管理水平上不去的原因之一。

二、解決的主要措施

檔案是一個人生活、學習、工作的真實寫照，是一個單位發展過程的客觀反映，說大一點也是人類社會發展歷史過程的客觀反映。檔案管理得好與壞、水平高與低，直接反映著一個單位的管理水平。因此，做好檔案管理工作，對單位的發展有著極其重要的作用。針對上述我局檔案管理工作存在的問題，本人認為應采取以下措施加以解決。

（一）提高檔案管理人員的自身素質和管理水平是做好檔案管理工作的基本要求。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。檔案管理人員自身素質和管理水平的高低，直接決定著檔案管理的好與壞。因此，檔案管理工作者必須有廣博的專業知識，開拓的視野，較高的綜合素質，才能做好新形勢下的檔案管理工作。本人認為，作為一名檔案管理人員要想提高自身素質和管理水平，達到上述檔案管理的基本要求，就要做到以下幾點：一是要發揮主觀能動性，自覺系統地學習檔案管理的相關學科知識，如文史知識、社會學、統計學、現代化設備的操作技術等，不斷進行補充和更新。二是要加強對現代科技知識的學習。加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并應用到檔案管理工作實際之中。三是領導要為檔案管理人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業素質，以適應我局檔案管理工作的需要。

（二）提高領導對檔案管理工作的重視是做好檔案管理的重要保證。一個單位的任何一項工作，只有領導的重視，才能使這項工作得以順利開展，檔案管理工作也是如此。領導對檔案工作重視程度的高低，決定著單位檔案工作的發展。那么怎樣才能做到重視哪？本人認為，一是對檔案管理工作要投入足夠的人力，使檔案由兼職人員管理變為專人管理。二是在資金允許的情況下盡量加大投資，確保檔案現代化管理工作所需要的各種設施。三是定期與不定期的對檔案管理工作進行督促、檢查，使檔案管理工作走上經常化、規范化、科學化、現代化。四是經常關心愛護從事檔案管理人員，多給他們創造學習進修的機會，不斷提高知識素養和管理水平。

（三）加大對檔案管理的投入是做好檔案管理保證。

1.配足檔案管理人員是做好檔案管理的基本條件。不管做什么事情都要由人來完成，人是完成工作的基本要素，檔案管理工作也是如此。根據我局當前人員的實際情況和檔案管理工作量越來越大的現狀，我認為一是至少要配備一名專職人員專門管理檔案工作，只有專職人員才有精力和時間投入到檔案管理工作中，才有時間和精力去收集各種材料，做到及時整理和歸檔。二是再配備幾名兼職人員以彌補專職人員的不足，使兼職人員在專職人員的領導和指導下，相互配合，才能使我局檔案管理工作做好。

2.加大對檔案管理工作的投入是做好檔案管理工作的物質基礎。我這里所講的投入主要是指資金和物資的投入。整理檔案不是把收集來的現有的材料簡單的訂在一起就行，而是需要分門別類、按歸檔的要求進行裝訂。如對紙張的大小、質量等的要求，還需要一些專用工具等，都得進行配備。按照檔案管理現代化要求，還要配備微機等現代化辦公工具，檔案柜等等，這些都離不開資金的支持。因此，每年應當投入一定的資金，添補一些現代化辦公設備，使檔案管理工作逐步達到現代化的要求。

（四）建立健全檔案管理的各項制度是做好檔案管理工作的制度保障。不管哪項工作，要想做好，沒有好的制度作保障是不行的。根據我局當前檔案管理的實際情況，本人認為要進一步建立和完善以下制度來保障我局檔案管理工作。一是要建立《檔案管理資料定期收集制度》，確保該歸檔的各種資料能夠及時歸檔不丟失。二是要建立和完善《檔案借閱、查閱制度》，使檔案既能得到更好的利用，又不致使檔案丟失和泄密，確保檔案的安全。三是建立和完善《檔案保密制度》，確保檔案的安全。四是建立和完善獎懲機制，細化考核監管。用制度來強化提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，做好檔案管理工作。