關于運用電子工程技術提高事業單位檔案信息化管理的研究

陳建明

（張家口市職稱考試中心，河北 張家口 075000）

電子工程是一門以計算機為基礎，多種技術相結合的綜合性的學科，它既是社會技術高度發展的產物，也是社會發展進步的一個重要標志，尤其是近年來隨著我國電子信息技術的不斷發展和廣泛應用，電子工程行業取得了很大的發展，同時也面臨一定的挑戰。根據相關調查數據顯示，近年來，隨著我國機械電子系統的逐步成熟和穩定，電子工程行業在國際上的競爭力也在不斷上升，現階段更一躍成為世界機械電子工業的主要出口國家之一，在發展的過程中，產品更加多樣化，發展方向也更加明確。

一、事業單位信息化建設中存在的問題

當前由于多種因素的影響，事業單位的檔案管理工作信息化建設質量較差。存在的問題主要包括如下的幾部分：第一，事業單位的檔案管理信息化建設未能受到管理人員的重視，事業單位管理人員對檔案管理工作重要價值缺乏認識，未能在信息建設中投入資金，一定程度影響了企業的信息化建設進程。第二，檔案管理人員缺乏必要的管理素質，當前一些檔案管理人員缺乏現代技術素養，不能高效的使用計算機設備來提升檔案管理效率，影響了信息化建設發揮對企業經營的正面影響。第三，事業單位的檔案管理設備較為落后，事業單位對信息設備的投入不足，許多事業單位在管理中未能使用現代化的計算機設備，直接影響了信息化管理分析工作的進行，可能造成安全問題，不利于企業的現代化建設。

二、事業單位推動檔案管理信息化的重要性

事業單位是我國發展建設中的重要參與者，其直接參與到社會管理以及行業發展之中，有效的保證了經濟建設質量以及人民生活質量的提升。在當前的發展中，信息技術的推廣建設使得事業單位在日常管理中要對大量的檔案數據進行處理，增加了管理工作的進行難度。因此，在事業單位的檔案管理中推行信息化建設是優化管理質量的有效手段，下文對電子信息化建設在檔案管理中的重要價值進行了分析。

（一）檔案管理信息化建設可以優化對單位決策的支持

檔案管理工作不僅僅是對員工人事資料的管理，在日常的管理中，工作人員要對事業單位經營工作中的數據進行分析，獲知行業市場發展現狀以及用戶需求，并以此來作為事業單位決策的支持和基礎，優化事業單位的工作質量。傳統的檔案管理工作一般由人力完成，不能滿足當前信息時代之下的檔案管理效率以及分析質量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，對事業單位的現代化發展有著不利影響。通過推動檔案管理的電子信息化建設，企業可以實現對檔案信息的信息化和數字化處理，借助計算機設備和網絡技術實現檔案數據庫的建設，優化檔案的存儲和分析效率，極大的提升了數據處理工作的進行質量。信息處理技術也優化了數據分析結果的準確性，可以更為直觀的為單位決策工作提供數據上的支持。

（二）電子信息化建設節約了事業單位的管理支出

事業單位在傳統的檔案信息存儲記錄中一般使用紙質資料，隨著現代事業單位信息處理量的不斷擴大，紙質材料的使用增加了存儲中的消耗，也不利于高效的數據分析管理過程進行，無法滿足現代事業單位的經營需求。在檔案管理過程中使用信息化技術可以借助計算機以及網絡服務器完成對檔案數據的存儲，極大的降低了管理成本。同時，借助信息技術完成的檔案存儲也避免了傳統的檔案管理中出現的文件破損問題，提升了檔案管理工作的進行質量。

（三）檔案管理的信息化建設有助于事業單位的信息共享

檔案管理工作除了要完成對信息的存儲分析之外，還要滿足不同的部門對經營數據的需求。現代信息技術的使用方便了事業單位內部的數據信息共享工作的進行，借助網絡技術以及事業單位的聯網管理平臺，不同的管理部門可以在不同程度上進行檔案數據庫的訪問和資料的獲取，極大的方便了部門工作。借助企業內部網絡進行的信息共享也具備較高的安全性，提升了事業單位的經營質量。

三、完善事業單位檔案信息化建設的措施

（一）樹立正確的建設理念，充分認識檔案信息化的重要性

在當前來看，想要更好的讓事業單位中的領導明白信息化的重要性，那么就要從兩個方面入手：第一個方面就是要進行基礎知識的培訓，事業單位的領導是事業單位的核心和支柱，因此事業單位的領導也必須要全面的知道事業單位的相關建設內容，當然，不需要專業，但是一定要了解，這樣才能更好的管理員工。而當事業單位領導了解了檔案信息化建設的相關內容之后，就能夠非常好的關注檔案信息化建設。第二個方面就是讓事業單位的領導知道檔案信息化建設緩慢的危害，這些危害可以從其他國家的案例中找到，尤其是歐美等先進國家，都是極為真實的寫照，這樣事業單位的領導就會發現危機的存在，從而更好的進行相關內容的建設，而不會對此漠不關心。

（二）加強檔案信息化的人才團隊建設

檔案信息化的人才隊伍建設需要從兩個方面入手：第一個方面就是我們常規的人才招聘，因為在事業單位中，很多的檔案本身的年齡都已經較大，這樣的人才不能夠非常好的進行工作，而且對于一些新鮮的內容都很難理解，所以就可以全面進行人才招聘，能夠快速的補充人才的缺失。第二個方面就是獵頭招聘，在很多的崗位上，都需要極為專業的人才，這樣的人才能夠非常好的進行工作，因此就可以采用這種方式，以高薪的辦法來讓人才加入到事業單位之中。

（三）加強事業單位信息化設備建設

最后是加強設備的建設，一切的內容想要實施，都要現有設備，因此設備是一個前提。但是目前來看，設備的建設是存在很大問題的，因為我國大部分的事業單位都存在高負債率的情況，這種情況下，公司用于內部建設的資金都會非常有限，因此導致這些設備沒有辦法補全。這就需要事業單位能夠合理的調整公司內部的資金分配，在檔案信息化建設中，不斷的傾斜資金，讓項目快速的完成。但是需要注意的一點是，不能影響事業單位其他內容的運轉。