淺談出版中心項目交叉管理

□ 彭溢楚

項目管理制在出版業已成為一種成熟且高效的管理辦法，多年來廣受歡迎。而單個項目管理早已不能滿足當今出版業發展的需求，從而對項目管理法提出了更高的要求。項目管理中交叉管理的應用正是與時俱進的表現，但應根據企業及項目的特殊性靈活應用。筆者根據自身經驗，對出版中心項目交叉管理的關鍵點進行了梳理，以供參考。

一、出版中心的項目交叉管理

常規的交叉管理是一個項目負責人對多個項目同時進行管理，而當交叉管理被應用于一個出版中心的管理時，多個項目可以是一個長線項目和多個短線任務的組合。即編輯既是項目負責人，又是其他項目的實施人之一。例如，編輯甲負責A項目，編輯乙負責B項目，編輯丙負責C項目，編輯甲除了是A項目的負責人，還是B項目和C項目的實施人之一，同理，其他編輯也如此，大家要交叉配合做好所有項目。這種管理模式主要適用于長線項目較多的出版中心。

按傳統的項目管理制，出版中心負責人統籌管理所有項目，根據項目實施計劃安排編輯按時完成特定的任務。編輯長期被動地接受任務，通常積極性不高，對于項目的認知往往比較片面，甚至在執行緊急任務時會出現抵觸情緒或畏難情緒，從而影響工作效率。而交叉管理的目的就是要變被動為主動，讓編輯成為一名項目負責人，在出版中心負責人的指導下，對項目進行全面認識，并根據項目計劃做好短期和長期的工作安排。

雙重身份對編輯自身提出了更高的要求，除了要做好自身所負責項目的規劃，還要合理安排好其他項目負責人給自己安排的短線任務，分清輕重緩急，按時完成。出版中心每一位編輯都是項目負責人，項目的實施計劃難免會有交叉，這就要求編輯之間要相互協調，避免沖突。當接到其他項目負責人安排的任務時，要做出合理判斷；而項目負責人在安排任務時，也要針對每位編輯手頭的任務進行合理分配，以保證項目順利實施。這種雙重身份的切換考驗的是每位編輯的時間管理能力和團隊協作能力。

這樣的交叉管理模式，激發了編輯的責任心，調動了編輯的積極性，增強了編輯的團隊意識，既可以讓老編輯主動帶新編輯，又能讓新編輯主動學習并迅速進入角色。項目之間的相互推進，督促編輯不斷地提升自己的專業能力和項目管理能力，使其迅速成長為綜合素質較高的項目編輯。這對出版社培養和儲備人才具有重要意義。

二、合理分配項目

施行項目交叉管理之前，出版中心負責人應與每位編輯充分溝通，了解編輯的意愿，結合編輯的特長，綜合考慮后合理分配項目。必要時可采用競選、投票等形式，更容易幫助編輯發現自己的意愿傾向。原則上，對于出版業工作經驗不足兩年的編輯應分配分支少、管理相對單一的項目，以防編輯產生畏難情緒；對于出版業工作經驗較為豐富的編輯，可分配難度系數大的項目，或分配兩個及以上項目同時監管。對于編輯人員較多的出版中心，可采取合作式，如一老帶一新，新編輯為項目管理助手，等等。這樣才能確保每一位編輯都能參與到管理者的角色中，打破常規，自上而下地了解項目并實施項目。

一名優秀的編輯，應當同時具備出版專業能力和管理能力。所謂管理能力，就是對自己多項工作任務的合理安排能力，高效利用自己有限的工作時間的能力，能與關聯部門和人員進行有效溝通的能力。因此，讓每位編輯，甚至新編輯都參與到管理者的角色中，對于培養編輯的管理能力，提高編輯的綜合素質是非常有利的。

在施行項目交叉管理期間，出版中心負責人應給予每位編輯悉心的指導，帶領每位新項目負責人順利上手，以增強編輯初次接觸管理性質工作的信心；并鼓勵編輯多問、多想，注意觀察每位編輯的規劃力、執行力，對不合理的分配做出及時調整，以防影響項目的實施進度。

出版中心負責人應對每個項目的計劃、進度和質量進行全面、實時的監控和把關，善于發現問題并引導編輯解決，協調好各項目之間的交叉關系，解決好各項目負責人提出的問題，并及時將一些共性問題梳理好，形成有效的執行標準，避免重蹈覆轍。

三、善于借助網絡平臺進行系統化管理

項目越多，管理項目和實施任務就會出現越多的交叉點。傳統的管理方式通常是通過口頭溝通或網絡聊天軟件建群溝通、定期會議等決議，然后用電子文檔或紙質筆記的記錄來監管項目進度。這種方式往往存在信息不及時、容易遺漏、安排不合理、需反復溝通等缺陷。隨著互聯網發展日益成熟，眾多可滿足個性化需求的軟件平臺興起，可將所有項目的計劃、進度甚至實施細則都放進一個系統，讓使用者可以一目了然地了解所有項目的實施情況。根據筆者經驗，可借助一些網絡工具創建自己的工作平臺，或選擇一些合適的平臺進行個性化使用。許多軟件平臺對于規模較小的企業或部門，通常都可免費使用，出版中心負責人可根據具體需求和工作習慣進行選擇或設計。這些軟件平臺的管理可讓信息更集中，方便實時更新，讓管理更系統化。

根據筆者經驗，軟件平臺的設計可分為三個板塊：項目管理板塊、項目實施人任務管理板塊、個人工作管理板塊。

（一）項目管理板塊

項目管理板塊主要用來記錄項目的實施計劃和實施進度，以項目為前提，按時間順序進行記錄，方便項目負責人對項目進行系統管理，也方便出版中心負責人實時掌控項目進程。項目負責人可根據自己的需求靈活設置，時間可細分至年、月、周、日等。（圖1）

圖1

（二）項目實施人任務管理板塊

項目實施人任務管理板塊是為了方便項目負責人合理安排任務而設置的，以時間為前提，清晰地展示每一位編輯在該時間段內的工作任務。項目負責人可根據大家的工作情況來做項目的具體實施計劃，并在充分溝通后合理安排好每位編輯的工作任務。（圖2）

圖2

（三）個人工作管理板塊

個人工作管理板塊是為了方便每位編輯對自己的工作任務進行系統管理而設置的，以編輯為前提，按時間順序定期記錄自己的工作任務及完成情況。通過個人工作管理板塊，出版中心負責人、項目負責人都可以清晰地看到該編輯在一個時間段內的工作情況，具有總結和借鑒意義。通過這種方式，可以不斷提高團隊協作能力和個人業務能力。（圖3）

圖3

以上三個板塊的設置，要求軟件平臺應具備每個板塊內容分支可相互關聯的功能，如果相同的內容需重新錄入，就會增加工作量，適得其反。因此，在選擇軟件平臺時，要注意其功能的齊全性。另外，最好選擇手機與電腦都可以同時進行管理的，以保證信息的實時性和管理的靈活性。

四、結語

不同的出版中心有不同的出版項目，項目的特點也各有不同，沒有一種管理模式可以完全照搬，各出版中心負責人應根據項目的組成和編輯團隊的特點設計合適的管理模式。另外，除了系統化的管理安排，充分的交流溝通也特別重要。充分的交流溝通是實現項目動態管理的前提和基礎，可以讓項目負責人充分掌握任務目標并做出合理的任務規劃，讓接收任務的編輯對任務的執行和完成程度有清晰的認識，讓不可預見的一些問題得到及時和妥善的解決，以確保項目的順利進行。

總之，出版中心項目交叉管理的執行，需要負責人認真研究并協調好項目與項目、項目與編輯、編輯與編輯之間的關系，解決好其中存在的問題，避免交叉、沖突，這樣可達到良好的項目管理效果，既保證了項目的進度，又在有限的時間內充分挖掘了編輯的潛力，為人才儲備打下基礎。