虛擬團隊管理在咨詢公司中的應用研究

【摘要】科技的進步解決了項目團隊管理中跨時空交流協作的難題，助力了虛擬團隊在咨詢公司中的廣泛應用。通常虛擬團隊的成員都是各個領域較有建樹的專家并扮演著諸如項目顧問的角色，而PTA兼職項目助理則是咨詢公司虛擬團隊的一種特殊表現和組成形式：成員是在校生和應屆畢業生，成果交付形式也多為基礎調研數據，分析報告和文書整理等。通過訪談和數據分析結果可知PTA對于咨詢公司在項目團隊效率提升以及人力成本控制方面的貢獻可圈可點，值得其他同樣以提供專業服務為輸出的組織借鑒。

【關鍵字】虛擬團隊管理，PTA，兼職項目助理，咨詢公司，項目管理

1虛擬團隊和PTA的定義

虛擬團隊是一種靈活高效的人力資源管理模式和組織方式，由分散在不同區域的成員借助現代信息技術和通訊系統，為達成一定期限內的特定目標而構成，成員多具有極高專業知識水平并能相互協作解決工作中的問題。

PTA（part-time assistant）即兼職項目助理是咨詢公司為解決項目緊急用人需求并甄選優秀學生作為Summer Intern暑期實習和Campus Recruitment校園招聘候選人而開展的一項特殊的實習生項目。最初招募對象是高校畢業年級的學生，后為能在更廣范圍高效配置人力資源獲得競爭優勢，咨詢公司相繼將低年級學生和即將讀研的應屆本科畢業生納入選拔范圍。而當項目組要異地調研時，涵蓋調研國家或者城市當地的學生和中國留學生的跨國團隊應運而生。項目參與形式也從最初的進入公司與項目組或者某一固定的顧問實地工作;逐漸演化為項目開始時要參加啟動會議，任務清楚分配后靈活辦公;到項目啟動會議都可以遠程線上視頻參加的虛擬團隊形式。PTA成員多從事基礎的資料搜集、整理、訪談和項目文書的翻譯等，而這類工作即便不在咨詢公司實地進行也可以借助諸如Outlook、Skype、Zoom、微信視頻等成熟的數字媒體通訊工具進行溝通。

2 PTA現狀

咨詢公司的常規實習項目有兩個路徑：Daily Intern日常實習和SummerIntern暑期實習;日常實習不但名額稀有條件苛刻，還需要每周至少三天的出勤。而由于多數在校生課程緊湊、課業負擔繁重，很難深度融入團隊和參與細致的項目實施，咨詢顧問容易喪失培訓學生的動力和熱情，同時學生卻常抱怨自己淪為廉價勞動力得不到提升。但如果學生以請假或者逃課的方式達成出勤率不僅影響對于實習工作的專注，更背離了企業提供實習崗位的初衷。雖然暑假期間學生看似可以全勤實習，可咨詢公司各類項目的需求周期并非與學生的空檔期一致而且暑期實習名額稀少選拔程序繁瑣耗時，遠不能滿足項目對于人力的需求。此時項目組若依賴暑期實習生不光流程耗時趕不上項目進度，也會增加不必要的財務支出。

PTA的出現化解了雙方的尷尬：對于學生而言平日學業緊張分身無術，暑期千軍萬馬拼搶優質實習僧多粥少，PTA不光給予學生時間上的便利更提供了參與真實商業項目的機會;對于咨詢公司來說PTA讓項目組在應對突然的人力資源需求時能靈活應對，不但節約了成本而且讓顧問能夠抽出時間專注更加貼近核心業務的任務的工作。因此多數咨詢公司每年會定期發布PTA招募信息，篩選有潛力的學生進入Talent Pool，當項目有需求時便迅速從庫中選拔學生參與到項目中。

3 PTA特點

組織要在全球信息化急劇發展的今天取得商業成功，離不開在恰當的時刻有合適的人出現在需要的地點去解決業務難題。而PTA模式則能夠利用組織分布在不同區域的項目成員來推動目標的達成，特別當需要搜集或者調研某地的產品，消費者和競爭對手等情況時，雇傭生活、求學于在當地的學生組建PTA小組必然比派遣全職員工出差要更節約成本和便捷的獲取精確信息。

3.1臨時性

PTA成員的招募皆因業務需求而起，即便是有著成熟管理制度和固定招募期的公司仍舊會因為業務負荷的突然增加而臨時發布PTA需求。當項目需要額外人手支援時，已建有PTA Talent Pool兼職項目助理人才庫的公司會直接從庫中挑選專業背景，實踐經歷和服務時段符合的學生加入;沒有常備人才庫的公司或者人才庫中無合適人選時，項目組則臨時對外招募。此時不光人力資源部，項目經理和其他顧問都會參與招募信息的擴散和候選人面試篩選的流程中。不論何種情形，過往參加過本公司或者其他同類咨詢公司PTA項目并有良好記錄的同學會被優先錄用。

3.2靈活性

PTA的靈活性可見于成員相互之間的工作方式。首先，PTA是根據項目實際需要來組建團隊并有靈活的進入和退出機制。一旦項目完成交付或被終止，團隊即解散。其次，成員不用像傳統團隊一樣必須在固定時間和地點辦公，而是借助互聯網為載體的多媒體技術和移動設備跨時區跨地域交流。即時溝通并非是PTA項目不可或缺的要素，雖然時差的存在會導致通訊間歇中斷，但只要項目經理、全職顧問和PTA成員事先明確好項目進度，里程碑節點和各階段要交付的成果，項目依舊會正常推進。

靈活性同時體現在PTA項目周期上。與常規實習生項目不低于三個月或者暑期不低于兩個月全勤的要求和有相對固定的起止時間相比，PTA短僅數天，長可半年。但有時也會因項目的突然終止而解散，這也是常被PTA學生詬病的一點。

3.3多樣性

PTA項目成員來源豐富且存在文化背景差異。除了咨詢公司本身所在地學生會被選拔進項目，一些跨國項目還會招募目標區域的本土學生和當地中國留學生。多樣的成員組成考驗著PTA團隊跨地域和跨時空協作機制是否健全，同時對成員間跨文化交流的效率和異議處理規則也提出了挑戰。語言障礙的影響已隨著成員外語能力的提升和各類翻譯工具的普及而減弱，但由于成長環境有著不用的文化背景，成員在思維方式和行為習慣方面存在差異依舊是制約虛擬團隊項目能夠順利推進的重要因素之一。例如成員間對于是否要表達和如何表達自己的觀點有著不同的解讀與表現，甚至是在小組討論中沉默的含義也不盡相同。

3.4成本優勢

虛擬團隊增加了咨詢公司可調用的資源范圍，動態地集聚和利用分布于全球的人力資源。PTA敏捷的運作模式和靈活的人員進出機制縮短了人才招聘周期，使得項目不會因為部分崗位人手的緊缺而影響整體進度。財務層面PTA不但僅支付金額上等同于實習生補貼的費用給學生，還解決了臨時項目雇傭正式全職員工，項目交付或被迫解散后全職人員的妥善安置以及經濟賠償問題。

4 PTA團隊管理中的問題及解決建議

溝通、信任和跨文化管理與個人績效和虛擬團隊的整體績效息息相關。高效的團隊溝通是信任橋梁的搭建不可或缺的基礎，但虛擬團隊的成員不光跨越時空還存在著諸如上文提及的背景、思維方式、工作習慣等先天的差異，更難形成統一的愿景和使命感。

4.1組織線下交流并設置固定的日程和反饋周期

虛擬團隊面對面交流環節時常缺位，雖然諸如Skype，Zoom和微信等使用會不斷加強成員之間的聯系，但PTA成員在團隊組建之初的線下互動對信任關系的養成不可或缺，特別是看似與項目本身無關的信息卻為日后的融洽溝通奠定了基調。因此項目經理要為成員創造交往機會和搭建溝通平臺，例如咨詢行業可以在每年固定擴充完PTA人才庫后組織線下集中培訓或者其他交流活動;也有咨詢公司將PTA選拔環節打造成線下訓練營的形式，選擇一個周末讓成員間盡可能的深度互動以加深了解。

4.2建立和執行合理的獎懲機制

虛擬團隊信任的建立還應配備與目標協調一致的獎懲機制，并確保成員都清楚知曉規則。激勵理論指出激勵在絕對報酬和相對報酬的雙重影響發揮功效，因而在強調分配結果公平的同時還應注意分配程序的公平。因而在管理PTA團隊時要有機結合短期與長期激勵，同時搭配競爭和擇優規則，對于表現出色或者長期服務的PTA可酌情給予Summer Intern名額或者年度校園招聘的Quick Pass直通卡等;對于參與度低且貢獻度極其有限的成員要及時的提醒、督促、調換項目組直至終止當下PTA資格和拒絕日后再次加入本公司的PTA項目等。

4.3建立沖突管理機制

任何類型的團隊沖突發生后的補救遠不及事前的預防和事中的調整更為節約資源和維持團隊的完整性。PTA虛擬團隊可考慮兩類預防措施：一是項目負責人選擇合適的項目類型交由PTA團隊執行;二是在組員挑選環節制定適宜的標準以期降低沖突發生的概率。

通常適合虛擬團隊完成是常規的，多以提供數據報告產出為主要交付和不要求成員之間過多依賴和即時回應的任務。以下標準可供咨詢公司項目經理在PTA成員篩選環節參考：第一，具有靈活應用現代通訊技術，特別是互聯網平臺工具的意愿和能力;第二，有能力且主動在團隊協作中表達自己的觀點;第三，不隨意評判和詆毀他人且有意愿與來自不同國家和文化背景的成員共事;第四，較強的時間管理和Muti-Task多任務管理的能力。

此外PTA項目可以設置沖突調解員來預防與調解成員間甚至PTA成員與項目經理間的摩擦。理論上扮演者可以是PTA組員、項目經理或者公司人事，但實際訪談發現成員更傾向于選擇在前期會面中較為活躍并給成員們留下良好印象的隊友而非是在職級上資深的員工。因為前者對項目和其他成員表現出更深厚的情感，因而收獲了更多的信任，讓其擔任沖突調解員可以更好的凝聚團隊。在某公益咨詢公司項目實施中項目經理會邀請往屆PTA表現優秀的學生以觀察員身份加入工作群組和線下討論會，效果顯著。

PTA在幫助咨詢公司最大化人力資源優勢和提升項目效能方面有著獨特的貢獻，同時也為在校生近距離感觸真實職場提供了新的途徑和方式。但該用工形式潛在的風險也應引起企業重視，例如盡管大部分咨詢公司會支付補貼給學生，但依舊有部分咨詢顧問私自招募的PTA在交付了約定的成果后卻沒有相應的酬勞，是否會觸及到勞動法相關條款，并將公司牽扯進勞動糾紛;如何提升PTA成員道德意識來預防諸如虛報調研信息等弄虛作假行為，都是后期的研究中可以關注的方向。

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【作者簡介】

李想，男，漢族，江蘇泗洪人。英國愛丁堡大學培訓與發展管理專業碩士研究生。現就職于奧美整合行銷傳播集團人才資源中心，香港中文大學（深圳）校外導師，研究方向：人力資源管理、組織行為學和文化創意產業人才培養等。