無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)思路

余友輝

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?隨著國家網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，多媒體已經(jīng)應(yīng)用在工作和生活的各個領(lǐng)域。在日常會議中，人們的要求越來越高，不再局限于話筒、紙張、筆和投影儀等，而是借助高新科技，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)幫助會議更好、更便捷、高效地進行，使得會議系統(tǒng)更加現(xiàn)代化，緊跟時代發(fā)展。圍繞無紙化會議系統(tǒng)的組成、功能和優(yōu)點，闡述無紙化會議系統(tǒng)的建設(shè)架構(gòu)。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?無紙化會議系統(tǒng);組成;功能;建設(shè)架構(gòu)

[中圖分類號] ?TP311.5 ? ? ? ? ? ? [文獻標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）30-0116-02

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)滲透到生產(chǎn)生活的方方面面。無紙化會議系統(tǒng)就是在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的新事物。高校采用無紙化會議系統(tǒng)是積極響應(yīng)國家號召，節(jié)能降耗、低碳環(huán)保，建設(shè)美麗中國，在積極主動保護環(huán)境的同時大大提高了會議效率和保密性、減少經(jīng)費開支。

一、傳統(tǒng)會議系統(tǒng)的不足之處

（一）會議安排繁瑣，費時費力，浪費資源

會議召開前的各項準(zhǔn)備工作過程繁瑣并且工作量大。采用紙質(zhì)的會議資料打印分發(fā)費時、費力。遇有臨時變動還需對會議材料進行重新整理、打印、分發(fā)，造成了極大的浪費。會議還要打印并擺放桌牌，會中研討、會后資料匯總收集也非常繁瑣，需消耗大量的紙質(zhì)材料。

（二）會議召開的成效大打折扣

在傳統(tǒng)的會議中，因為采用紙質(zhì)文檔，會議材料各自獨立使用，無法共享。參會者需要花費很多精力才能與發(fā)言人的進度保持一致，這將影響會議的效果。

（三）會議形式單一

在傳統(tǒng)會議中，因為沒有融合音視頻、圖片、文字等多種表現(xiàn)形式，會議過程相對而言比較枯燥，內(nèi)容和形式比較單調(diào)。特別是對一些比較抽象的內(nèi)容或復(fù)雜的議題，無法引入多媒體增強效果，造成參會人員難以快速理解并把握其核心思想。

二、無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)的必要性

現(xiàn)階段，會議進行的程序基本相同，首先是會議簽到，之后是有序入座、會議介紹等，這些流程結(jié)束后才開始進入真正的會議主題，這不僅浪費了時間，而且對會議進行記錄十分不便，不能實時掌握大家的想法，最終影響會議結(jié)果。因此，無紙化會議系統(tǒng)的使用與推廣是十分有現(xiàn)實意義的。

無紙化會議系統(tǒng)不僅免除打印，提高會議保密性和工作效率，還可以節(jié)省時間、資金、人力資源的消耗。無紙化會議系統(tǒng)終端把各種會議服務(wù)功能集合在一起，與會人員只需要通過會議系統(tǒng)無紙化終端就可以實現(xiàn)各種會議操作，極大地提高了會議效率。高校無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)不僅僅是順應(yīng)時代潮流發(fā)展，響應(yīng)國家號召實現(xiàn)無紙化辦公。更重要的是，無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)是時代的產(chǎn)物，是電子政務(wù)發(fā)展的方向，能確保信息安全，減少大量不必要開支，減少大量的人力資源消耗，提高辦事效率，同時也可以彰顯高校獨特的文化內(nèi)涵。

三、無紙化會議系統(tǒng)的定義、構(gòu)成及功能

無紙化會議系統(tǒng)是一種利用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把傳統(tǒng)會議模式人工智能數(shù)據(jù)化的技術(shù)。

（一）無紙化會議系統(tǒng)的主要構(gòu)成

通常無紙化會議系統(tǒng)的構(gòu)成包括軟件和硬件兩部分，主要由無紙化會議服務(wù)器、流媒體服務(wù)器、會議操作管理終端、參會客戶終端、大屏幕顯示系統(tǒng)、視頻音頻系統(tǒng)、無紙化會議系統(tǒng)支撐軟件（包括服務(wù)端軟件和客戶端軟件）等部分構(gòu)成。

（1）無紙化會議服務(wù)器負(fù)責(zé)實現(xiàn)會議系統(tǒng)中的會議管理、參會人員管理、參會人員權(quán)限管理、對會議終端進行喚醒以及會議資料、數(shù)據(jù)等信息的管理、存儲、發(fā)送，在整個無紙化會議系統(tǒng)中居于核心地位。

（2）會議操作管理端是會議管理系統(tǒng)的控制端，可以通過會議服務(wù)管理軟件對無紙化會議服務(wù)器進行各種操作，實現(xiàn)對無紙化會議系統(tǒng)的各種控制，例如，座位安排、電子桌牌顯示、會議資料錄入、分發(fā)、對各客戶終端進行權(quán)限設(shè)置、會議背景設(shè)置等。

（3）參會客戶終端通過有線網(wǎng)絡(luò)或是加密無線網(wǎng)絡(luò)接入無紙化會議系統(tǒng)，參會用戶可以通過用戶終端進行會議簽到、審閱和修改會議材料并標(biāo)注意見，還可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置進行同屏操作。參會客戶終端是實現(xiàn)紙質(zhì)文件電子化的會議工具。

（4）大屏幕顯示系統(tǒng)主要包括以下大屏服務(wù)器和顯示大屏。會議的背景和會議的內(nèi)容可以通過大屏進行圖文并茂顯示，方便參會者討論和交流。

（5）視頻音頻系統(tǒng)主要由視頻系統(tǒng)、擴音系統(tǒng)組成，可以對各種媒體進行處理，并可以進行會議現(xiàn)場錄音錄像、擴音等。

（6）流媒體服務(wù)器主要負(fù)責(zé)對視頻、音頻、圖像等各種媒體進行處理。

（二）無紙化會議系統(tǒng)的主要功能

無紙化會議具有豐富的功能，可以使得會議更加高效地進行，還可以使會議更好把控，會議系統(tǒng)依靠先進的科學(xué)技術(shù)，使得與會人員不僅可以線上簽到，獲得資料，還可以演示文稿批注修改意見，表達(dá)觀點等。無紙化會議系統(tǒng)能夠很好地適應(yīng)多種會議場合的要求，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和多媒體技信息技術(shù)讓大家很快進行響應(yīng)，極大地縮短了時間，使會議更加有效地進行，節(jié)約了時間。

四、無紙化會議系統(tǒng)的優(yōu)點

（一）免打印、免銷毀、省時又省力

高校采用無紙化會議系統(tǒng)把會議內(nèi)容電子化，可以減少大量紙張使用，這樣既可以減少辦公費用的投入，同時又能在節(jié)省大量人力資源成本的基礎(chǔ)上履行保護環(huán)境的義務(wù)，還積極響應(yīng)了國家對綠色低碳無紙化辦公的號召。

（二）便捷高效，提升參會者會議體驗

采用無紙化會議系統(tǒng)，只需將會議材料拷貝到會議系統(tǒng)中就可以實現(xiàn)向所有的會議客戶終端分發(fā)會議材料。并且可以保存會議設(shè)置，遇到相同的會議只要調(diào)出原有設(shè)置即可，方便快捷。無紙化會議系統(tǒng)支持各種形式的文字和媒體，會議資料可以用各種各樣的媒體來表現(xiàn)，提高會議效果和用戶體驗。在會議召開的過程中，發(fā)言人還可以通過分屏操作或同屏操作，做到會議參與人和發(fā)言人的思路保持一致，使用非常高效便捷。

（三）節(jié)能環(huán)保，履行社會責(zé)任

近年來，國家大力提倡綠色低碳的生產(chǎn)生活方式。在這樣的社會背景下，高校作為培養(yǎng)人才的基地，采用無紙化會議系統(tǒng)既提升了會議效率，又減少了辦公室用紙，還能積極主動響應(yīng)國家號召，為節(jié)約能源、保護環(huán)境貢獻力量。

（四）會議形式多元化，彰顯獨特內(nèi)涵

當(dāng)前無紙化會議系統(tǒng)已經(jīng)成為時代的潮流，高校采用無紙化會議系統(tǒng)辦公不僅可以實現(xiàn)會議形式的多元化，提升高校辦公效率，而且可以彰顯高校獨特的文化內(nèi)涵。

五、無紙化會議系統(tǒng)的架構(gòu)

無紙化會議系統(tǒng)中，所有信號均由無紙化會議管理服務(wù)器進行調(diào)轉(zhuǎn)，通過交換機由內(nèi)部局域網(wǎng)推送至所有一體化智能終端進行顯示，參會者可以通過觸摸方式自行操作顯示終端的所有內(nèi)容，還可以實現(xiàn)同屏操作。整個系統(tǒng)架構(gòu)的線路簡潔，只需一條網(wǎng)線和一條電源線。電子桌牌系統(tǒng)線路，使用一條網(wǎng)線通過POE方式供電同時能進行信息傳輸，顯示信息可以隨時進行調(diào)整。大屏幕可以顯示會議背景，也可以同屏顯示會議內(nèi)容。

擴聲系統(tǒng)主要通過調(diào)音臺、功放等設(shè)備將清晰的語音傳遞給每一位參會者。

通過攝像機、拾音器、錄像主機、流媒體服務(wù)器等設(shè)備可以對會議進行錄像錄音。后期還可以根據(jù)會議管理的需要，安裝聲音轉(zhuǎn)換文字設(shè)備，可以實現(xiàn)全自動會議記錄。

一體化的升降設(shè)置可以將顯示終端和拾音器（話筒）設(shè)備安裝在一起，需要使用時將屏幕和拾音器（話筒）同時升起，會議結(jié)束時降下，既方便使用又簡潔統(tǒng)一。

大數(shù)據(jù)時代的到來讓計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生活中隨處可見。無紙化會議系統(tǒng)使用起來高效、便捷更且運用廣泛。無紙化會議系統(tǒng)在組成、優(yōu)點、功能上十分滿足符合高等院校對會議室的要求和特點。高校建設(shè)無紙化會議系統(tǒng)是適應(yīng)國家可持續(xù)性發(fā)展戰(zhàn)略和科技辦公需求的新趨勢，必將引領(lǐng)綠色辦公和無紙化辦公時代的來臨。

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◎編輯 武生智