企業檔案的科學管理是企業發展的生命線

文·孔祥新 王惠敏

一、企業檔案管理滯后原因

檔案是歷史的記錄，具有重要的憑證和參考作用，不僅是重要的史料，而且是進行現代化科學管理的重要工具。檔案對于企業來講，同樣是彌足珍貴的重要資料。然而，不是所有的企業都重視檔案、科學地管理檔案，更沒有發揮檔案的利用價值來發展企業、壯大企業。這其實是一個對檔案管理的認識問題，說白了就是傳統檔案管理相對滯后的問題。具體說來有以下幾個方面情況。

1. 檔案管理理念落后直接影響了檔案作用的發揮。檔案的有效利用和企業利益最大化，取決于檔案管理水平的高低。管理水平越高，檔案對企業的發展壯大就會發揮的越好，反之亦然。許多企業，尤其是新建企業、家族企業，由于管理理念落后，管理制度空缺，導致檔案管理存在許多問題。一是檔案管理分散，沒有建立綜合的檔案室進行集中統一管理，比如行政、財務、人事、產品、設備及其他各類檔案實行分散管理，信息相對獨立，信息資源的交流和共享難以發揮；二是存在文件材料收集不齊全、整理歸檔不規范、保管不安全等問題；三是存在檔案錄入不標準、錄入項目不全、檢索困難、查閱準確率低等問題，降低了檔案的利用效率。

2. 企業管理層對檔案的利用價值重視不夠。主要體現在兩個方面：一是企業領導把工作重心，主要放在了企業的發展和生產經營上，忽略了檔案管理工作的重要性和科學利用價值；二是檔案管理傳統模式化較強，致使檔案管理水平不高，檔案在經營管理中的作用發揮不強，使企業高層沒有體會到檔案作用的重要性。

3. 缺乏高素質的檔案管理人才也是影響檔案利用效果的重要因素。一方面，由于檔案專職人員少，學習、交流的機會不多，缺乏計算機、聲像、法律等復合型知識及運用能力，素質水平參差不齊；另一方面，檔案工作人員更換頻繁，很難出成績，部分檔案工作人員工作積極性不高。上述原因導致檔案管理人員素質提升緩慢，影響了檔案的利用效果。如何對檔案工作轉變觀念、提高認識、加強創新，是企業發展的生命線。如何改變這種困境呢？

二、轉變觀念，正確認識檔案管理工作的地位和作用

企業檔案是一個企業在發展壯大中形成的具有一定使用價值的文件資料，能夠為企業經營決策提供重要依據，為參與市場競爭提供有效支持，為維護企業的自身利益提供有力武器。企業在深化改革、轉換經營機制、提高經濟效益等各個方面的實施過程中，都離不開對企業的歷史和現狀的分析，而檔案是科學分析、研究、決策的重要載體，是可以挖掘和利用的戰略資源。因此，服務于企業的發展方向、服務于企業的生產經營，是企業檔案工作的最終目的。另外，企業檔案是企業的無形資產，它具備真實性、唯一性、不可再生性，具有潛在的價值，特別體現在技術改造、技術引進、設備更新、產品開發、生產經營以及合同、法律糾紛等方面。它的潛在價值只有在利用中才能體現出來，以實現檔案的利用價值最大化。

三、創新管理，發揮檔案在企業經營中的支撐作用

企業的發展壯大，離不開企業檔案的重要支撐作用，應當在統一管理、完善制度、轉變服務、提高素質上下功夫。

1. 建立集中統一的檔案管理模式。企業檔案實行高效、集中、統一管理，目的是集中調度企業資源，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。好處是既節約了人力、物力、財力，提高了利用效率，又便于全面、準確地了解本企業的發展歷程和全貌。為了實行集中統一管理，一是要設置企業檔案綜合管理部門，它的設立應與企業發展相適應，同時要考慮企業規模的大小、經營場所的集中程度和檔案使用頻率；二是建立企業檔案收集渠道，在企業各個職能部門安排專兼職檔案信息員，各負其責對文件材料的整理歸檔工作。

2. 建立完善企業檔案管理制度。目的是明確部門職責和工作流程，實現規范化管理，提高檔案管理水平。檔案管理制度也是企業規章制度的重要組成部分，是企業加強基礎管理和檔案集中統一管理的主要內容，是企業開展規范化管理的關鍵，也是在企業經營中發揮重要作用的關鍵。建立和完善企業檔案管理制度，要以《中華人民共和國檔案法》為基本依據，以其他法規為指導，結合企業的規模進行制定，做到符合企業生產經營的實際。建立企業檔案管理制度主要包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、檔案保密制度、檔案借閱制度、文件銷毀制度以及檔案管理考核制度等內容。

3. 創新檔案管理服務理念。開展檔案管理創新，變被動服務為主動管理，一是要明確企業文件材料的歸檔范圍和歸檔要求，把檔案管理工作貫穿于生產經營的全過程，把企業發展規劃、經營計劃、經營預算、投資預決算、各類經濟合同等其他重要文件材料，一并納入檔案歸檔范圍。二是要建立企業文件材料歸檔定期檢查制度，要按照歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業務，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。三是要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責任制。檔案管理考核制度是關鍵，對不能按照檔案管理相關制度要求完成具體工作任務的，要進行審查和處罰，來保證檔案管理制度的有效執行，變被動服務為主動管理，提高檔案管理綜合水平，才能最大限度的發揮檔案在企業經營中的作用。

4. 提高檔案管理人員的業務素質。企業檔案管理人員的業務素質，是企業檔案利用工作質量的根本保證。企業檔案管理的新形勢，對企業檔案管理人員提出了新要求，既要具備專業知識，還要擁有一定的管理能力、溝通能力、團體協作能力。因此，一是要加強檔案管理人員的繼續教育，培養他們的現代企業管理意識；二是要對他們進行針對性的業務培訓，讓他們了解和掌握企業生產經營的特點，及時準確地收集歸檔各類文件材料，提高他們的整體業務水平能力，建立起一支高素質、高技能、高效率的企業檔案管理人才隊伍，為企業更好地生產經營工作提供強有力的準確服務和有力支撐。

企業檔案的管理工作，是企業管理的一部分，必須適應現代企業發展的需要，樹立新的理念，建立新的體制，實行新的管理制度。一個企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案管理工作也是如此。因此，檔案工作管理人員必須創新思路，開拓檔案管理的各項職能，積極探索檔案管理新路徑，加強企業檔案的科學管理，為企業的健康發展提供強有力的支撐和保障，真正發揮生命線的作用。