大數據視角下縣級醫院人事檔案管理與信息化建設

文·阮曉源

在大數據時代，醫院人事檔案管理數字化、信息化是人事檔案管理改革的方向，也是醫院信息化建設的要求。人才是醫院的核心競爭力之一，人事檔案信息資源是醫院重要的檔案信息資源。推進縣級醫院人事檔案管理的信息化建設，有利于醫院人事檔案的管理的科學化、信息化、標準化，對醫院人力資源開發，提高醫院核心競爭力具有重要作用。

一、縣級醫院人事檔案管理中存在問題

（一）管理體制不合理、管理手段落后，導致信息化程度低

目前，縣級醫院已開始進行信息化建設了，但縣級醫院的人事檔案管理卻跟不上醫院信息化建設的腳步。從管理體制方面說，醫院的檔案管理歸屬后勤部，不歸醫院的行政部門管理，檔案管理人員的待遇跟行政人員、醫務人員差距大，這在一定程度上挫傷了檔案管理人員的積極性，導致他們在人事檔案管理中，不求有功，但求無過，只滿足于完成好本職工作，像人事檔案資源建設和推進人事檔案信息化建設這等大事貌似跟自己不沾邊。從管理技術方面說，縣級醫院的檔案管理還停留在傳統的手工階段上，從收集、整理到分類、組卷、歸檔都需要手工完成，在查找利用上也是手工檢索，這種落后的手工管理、利用方式，導致醫院人事檔案的作用不能及時發揮出來。所謂無為則無位，醫院人事檔案管理上的無作為，讓醫院在信息化建設時難以顧及，因而資金投入不足，檔案信息化建設所需的硬軟件設備無從著落，更加大了與醫院整體信息化建設的距離。

（二）人事檔案進出不及時、管理制度不健全，導致信息化建設難度大

隨著醫療改革的推進，縣級醫院人員流動加快，人員引進、流出比較頻繁。醫務人員流動中，時常存在著引進人員原單位不放人，檔案無法調動，致使引進人員到崗后，其檔案沒有轉到新單位，出現“有人無檔”現象；而部分離職的醫務人員調走，醫院人事部門掌握的信息滯后，不能及時通知離職人員調離檔案；或者一些編制外的醫務人員合同期滿后離職，其檔案沒有及時調走，造成了“有檔無人”現象。這使得縣級人事檔案管理推進信息化建設存在諸多困難。此外，由于管理制度不健全，人事檔案在利用過程中缺乏制度約束，導致檔案利用歸還不及時，常造成人事檔案資料的“遺”“漏”“錯”“缺”四種人為過失，嚴重影響了人事檔案信息的完整性、系統性、真實性，這也大大增加了人事檔案信息化建設的難度。

（三）缺少檔案信息化管理人才

縣級的人事檔案管理人員大部分是半路出家，專業的檔案管理人才缺乏。首先，醫院檔案部門屬于醫院的邊緣部門，工作瑣碎、地位低下，使得有能力的人不從事檔案工作，從事檔案工作的能力不足。從其他部門轉調過來檔案管理人員，缺乏專業的檔案教育背景，知識結構層次比較較低，部分檔案管理人員還是兼任，連最基礎的檔案工作都難以應付。其次，檔案管理人員待遇較低，大多人不安于現狀，謀求中途調離或轉行，導致醫院檔案工作缺乏連續性和延續性。再次，檔案信息化對檔案管理人員的要求較高，目前醫院人事檔案管理人員的思想理念、知識層次、專業結構、業務水平都難以達到信息化建設的要求，這也嚴重阻礙了人事檔案信息化建設的推進。

二、縣級醫院推進人事檔案信息化建設的措施

（一）加強領導，提高對人事檔案信息化建設的重視程度

在大數據視角下，推進醫院人事檔案信息化建設勢在必行，醫院必須要把這項工作當做一項重要任務來抓。首先，要加強對人事檔案的領導，提高人事檔案的地位。建議把歸屬于后勤部門領導的人事檔案室，劃歸醫院垂直領導的院辦部門，使人事檔案室成為由院辦直屬領導的處室，讓人事檔案管理工作走入醫院的中心工作中。其次，把人事檔案信息化建設，歸到醫院信息化建設的大局中統籌規劃、合理布局，使之成為醫院信息化建設的重要組成部分。

（二）完善硬軟件設備，推進信息化建設

首先，要加大人事檔案信息化建設基礎設施的投資力度，配備計算機、陣式數據庫、交換器、紙質檔案數字化加工設備等計算機網絡系統和檔案數字化設備；其次，要完善醫院人力資源信息，對院中“有檔無人，有人無檔”的現象進行全面篩查整治，提高人力資源信息標準化程度，為建設醫院人事檔案信息化系統打下基礎。再次，開發適合醫院實際情況的人事檔案信息數據庫和信息管理平臺。鑒于人事檔案具有私隱性的特點，注意加強網絡的安全性與保密性，可按不同的人員設置不同的密級，對不同的用戶設置不同的權限。同時，運用現代技術加強系統防護，防止計算機病毒或黑客入侵等造成的信息丟失和篡改，以確保人事檔案信息的完整與安全。

（三）完善人事檔案人員的監督與管理制度

制定諸如《檔案管理員工作職責》《檔案室管理人員考核辦法》《紙質人事檔案借閱管理制度》《電子檔案借閱管理制度》等有關人事檔案管理人員工作職責及人事檔案管理規章制度，并確保各項制度得到認真貫徹落實，使人事檔案管理做到制度化、科學化，社絕因人為因素造成的人事檔案“遺”“漏”“錯”“缺”現象以及信息化管理不當造成的人事檔案信息泄漏。此外，還要建立完整的人事檔案管理工作激勵激機，提高檔案管理人員的工作待遇，調動其積極性與主動性，自愿自覺地做好檔案管理工作。

（四）建設高水平的人事檔案管理人才隊伍

首先，人事檔案管理工作者需要不斷加強自身學習，提高個人的業務能力與業務素質。其次，醫院需要針對當前人事檔案管理人員業務水平不高、能力不強等現象，加強對人事檔案管理人員的檔案專業知識培訓，提高其專業知識能力；加強對人事檔案管理工作人員的計算機水平能力與信息技術知識的培訓，使其擁有現代化信息操作能力與管理能力。再次，加強檔案管理工作者的職業道德培養，使其在工作中盡心盡責，為醫院的可持續發展貢獻自己的力量。

縣級醫院作為衛生公共服務機構，被公眾認同的關鍵是優質的服務，而服務質量的高低取決于醫院人力資源的多少與利用率的高低。推進人力事檔案管理信息化建設，有利于使人事檔案在醫院開發人力資源，加強人才培養、干部聘用、職稱評聘等方面更好地發揮作用，有利于進一步提高醫院服務水平與競爭力，所以必須作為醫院業務建設的一項重要人物來抓。