關于優化物業企業檔案管理的問題探討

張春榮

摘 要 檔案管理是企業的一項基本工作，其管理水平的高低直接影響了企業的服務工作。因此，管理層一定要對物業檔案管理工作高度重視起來，并且要對如何優化物業企業檔案管理進行研究。本文主要分析了物業企業檔案管理現存的一些問題，以及一些改善措施，希望能對物業管理工作有所幫助。

關鍵詞 物業企業 檔案管理 優化

一、引言

生活水平不斷提高的同時，人們對服務質量的要求也越來越高。在物業服務中，這個法則依然適用，而物業管理水平的提高離不開物業企業檔案的高效管理。優化物業企業的檔案管理問題對提高物業企業的管理水平有很大的幫助，下面我們將對優化物業企業檔案管理問題進行探討，并且展開具體的研究。

二、檔案管理現存問題

（一）管理層不夠重視

目前，在各企業辦公室工作中，檔案管理工作普遍地位不高。管理層對檔案管理工作存在誤區或者偏差，主觀認為檔案管理工作只是收集和整理一下資料，把檔案管理工作想得較為簡單，對檔案管理工作的投入也比較少，甚至對物業檔案管理人員的人才引進也是持著無所謂的態度，對其不夠重視;再加上檔案管理工作不能產生直接的經濟效益，即使對其投入也很難在短時間內顯現效果，所以在大多數物業企業中，管理層通常都將檔案管理工作作為次要工作，對檔案管理工作缺乏應有的重視。這種情況將非常影響檔案管理人員的工作態度，因為他們對檔案管理工作的態度是否端正在很大一個程度上是受管理層人員的影響。因此，提高企業管理層對檔案管理工作的重視程度，在企業檔案管理工作顯得非常重要。

（二）管理制度存在漏洞

就目前的檔案管理工作來看，檔案管理的制度還是存在著很多的問題。比如在整理企業檔案的時候缺乏一個分類的標準，對一些比較重要的檔案或者文件就進行歸檔管理，卻對一些陳年老舊的物業檔案置之不理。這種做法將會破壞物業檔案管理的完整性，使得檔案的管理得不到統一。另外，很多物業檔案管理人員在整理檔案的時候比較隨意，沒有對檔案進行分類，對不同年限的檔案也是摻雜的放在一起。這會導致以后在利用檔案的時候無法快速找到，進一步影響物業企業的辦事效率。這種情況如果一直持續將會嚴重影響檔案的統一管理，不僅僅會造成檔案信息的丟失，而且在檔案利用過程中效率也是特別的低下。這種檔案管理制度，嚴重影響了物業企業檔案的高效管理，還有可能會對物業企業的長遠發展產生不利的影響。所以，我們可以看到一個企業檔案管理工作做得好不好，與高層管理人員對檔案管理制度的完善是息息相關的。

三、優化對策

（一）完善管理制度

物業檔案的管理工作在開展的過程中必須要有強大的管理制度做支撐，這樣才能對管理工作形成一種約束力。對如何建立管理制度，可以從以下這幾個方面進行完善：第一，對物業檔案建立統一的管理標準，不能單純以文件存在時間的長短進行區分對待。第二，對不同類型的物業企業檔案進行分類，方便利用的時候及時查找，這樣也不會造成物業檔案的雜亂無章。第三，根據企業的發展情況，選擇適合的檔案管理方式。明確物業管理人員的職責，才能方便物業管理層對檔案的高效管理。一個企業地檔案的高效管理離不開這些條件的具體實施，只有檔案管理做得到位，才更有利于企業長遠的發展。

（二）提升管理人員素質

物業檔案管理人員的素質對優化檔案的管理問題起著尤為重要的作用。物業企業高層在進行檔案管理人員面試的時候就應該對他們的專業知識、處理問題的能力作出要求，其次一定要能夠熟練的使用計算機，對管理軟件能夠進行操作。這也是現代物業企業檔案管理人員必須具備的技能。對通過了面試的人員一定要對他們進行統一的集中培訓，進一步加強他們的專業知識和專業能力，為上崗做好準備。在培訓的過程中一定要提高他們對突發事故的處理能力，以備不時之需。只有具備了應對突發事故的能力，他們才能在以后的工作當中面對突發事件臨危不懼，穩定住大局。檔案的第一經手人就是檔案管理人員，所以檔案管理人員的綜合素質對提高物業企業檔案管理工作是很有影響力的。只有提高檔案管理人員的管理水平，檔案管理當中遇到的問題才能迎刃而解，檔案管理工作才有望得到進一步的發展。

（三）提升管理層意識

企業高層領導和檔案管理人員對檔案管理工作的重視與否將直接影響到物業企業檔案管理水平的高低。所以，在提高物業企業檔案管理工作水平的同時一定要先加強物業企業高層領導對檔案管理工作的意識。要讓他們意識到提高檔案管理水平對促進物業服務水平提高的重要性。所以，物業企業檔案管理人員一定要加強對檔案管理工作的宣傳，通過對檔案管理工作的宣傳來提高高層領導的管理意識。只有高層領導重視了檔案的管理工作，對物業企業檔案的管理才能帶來推動的作用。與此同時，管理層一定要用發展的眼光去長遠看待問題，才能更有利于物業企業的不斷向前發展。

四、結語

物業企業檔案管理工作效率的高低對現代物業服務來說有著很重要的作用。所以物業企業一定要對檔案管理工作引起重視，對目前物業企業檔案管理工作當中還存在不足進行改善。以此來提高物業檔案工作的管理水平，讓整個物業服務工作的質量得到進一步的提高。只有物業服務的水平得到提升，才能增強物業企業在市場上的競爭力，企業的發展才能更加久遠。

（作者單位為珠海電力德勤物業管理有限公司）

參考文獻

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