新形勢下檔案信息化建設的思考研究

邊瑪拉姆

摘 要：信息技術的發展給檔案工作來了新的發展機遇，同時也暴露出傳統檔案管理工作中存在的問題，使得越來越多的部門開始重視并推行信息化建設。本文從了解新形勢下開展檔案信息化建設的必要性入手，結合出現的問題來探討具體優化對策，致力于更好地發揮信息技術作用來提高檔案管理質量。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 電子檔案

當前在檔案信息化建設方面存在人員技術不佳、檔案載體不安全、配套制度不完善等問題，這在一定程度上會影響到信息技術的應用質量。為了更好地開展信息化建設，相關部門要準確把握當前存在的問題并健全管理體制，同時要結合自身情況需要來構建完善的安全防護體系。

一、必要性及存在的問題

（一）必要性

社會經濟的發展使得檔案數量不斷增加，同時也使檔案管理對象的形式逐漸豐富化，這在一定程度上增加了管理工作的困難程度。傳統的方法及理念已難以適應數字化檔案的需求，而電子業務的發展為檔案管理工作提供了新的技術支撐，這使得越來越多的單位開始借助電子技術來開展信息管理工作。除此之外，國家部門對檔案信息化建設的支持也為其發展提供了動力，國家檔案局于2002年就發布了相關建設綱要，其要求應用電子模式來推進實現檔案管理現代化。

（二）存在的問題

當前部分單位雖然開展了信息化建設，但負責檔案管理的工作人員對電腦操作技術了解較少，這使得其無法應用電腦信息系統來處理檔案問題并解決網絡安全問題。另一方面，信息化建設需要完善的配套管理制度，但當前部分單位在檔案信息管理方面仍采用傳統的年終績效考核方法，這也會影響到管理人員對信息化建設的參與熱情。受上述兩個因素影響，部分單位在依靠電腦網絡開展檔案管理工作時缺乏可靠的管理制度和完備的風險防控技術，進而增加了檔案載體的風險程度，例如常見的計算機硬件故障而導致電子檔案信息丟失等，嚴重的可能會由于黑客入侵而導致檔案信息泄露，進而影響到檔案管理工作的開展效果。

二、檔案信息化建設策略

（一）加強人員技能培訓

檔案信息化建設離不開相關管理人員的參與，但部分管理人員由于技術能力受限而無法開展信息化管理工作，因此需要定期為相關管理人員提供教育培訓機會，以此來提高其信息技術能力和網絡安全意識。在具體工作方面，相關單位可以組織管理人員參與培訓活動，借此來提高其對信息化建設的重視程度和參與意識，同時要向其傳授電腦操作知識，以此來更好地開展各項檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員要認真研究相關政策法律，同時要學習計算機加密功能來保障檔案資料安全性，其有助于樹立更為堅定的工作信念和端正的職業道德。

（二）健全檔案管理機制

相較于傳統的紙質檔案管理而言，信息化管理模式存在更多的風險因素，這就要求相關單位提前制定責任管理制度來落實各項責任。在具體應用方面，首先需要健全責任管理制度來提高管理人員的責任意識，同時要對已發生的電子檔案管理問題進行處罰，以此來起到警示作用并提高相關人員的警惕意識。除此之外，各單位要健全雙重保存制度來做好檔案信息備份工作，其有助于避免出現受計算機硬件影響而導致檔案丟失的情況。電子檔案雖然具有便捷性優勢，但其在穩定性方面卻不如紙質檔案，因此相關單位可以同時保留紙質檔案和電子檔案，以此來更好地保障檔案真實性并提高管理效率。

（三）強化安全技術保障

在開展檔案信息化建設過程中，各單位需要將檔案信息存儲在網絡系統中，這在一定程度上增加了檔案信息的風險程度。

為了有效解決這一問題，各單位要從安全層面和技術層面來綜合保障檔案信息安全。第一，各單位要在檔案系統中設置身份準入制，這要求單位及時設置身份準入權限來杜絕非工作人員進行違規操作，其有助于降低外部入侵對單位檔案信息的威脅。第二，單位要對檔案信息進行加密存儲，例如設置“只讀”模式，以此來避免非工作人員肆意修改檔案內容，其有助于最大程度地保障單位檔案信息的原始性。第三，各單位要定期備份檔案資料，這就要求工作人員提前建立兩套或多套功能電子檔案備份文件，當電子檔案出現丟失或被破壞問題時，其可以借助備份文件來保存檔案信息。第四，單位要對檔案資料做到技術防范，這就要求工作人員定期檢測網絡及軟硬件設備，其有助于及時發現并修補安全漏洞，進而有利于為單位檔案信息提供安全可靠的存儲環境。強化安全技術保障有助于最大程度地降低網絡安全問題對檔案信息的威脅，進而有助于及時跟進并完善檔案安全管理設備，這對于提高檔案工作的信息化程度和規范化程度而言具有重要意義。

三、結語

針對當前部分單位在將信息技術應用到檔案管理工作中時出現了一系列問題，為了有效解決這些問題，首先需要明確信息化建設的必要性，在此基礎上結合自身情況來構建完善的檔案管理體制。除此之外，相關單位要為檔案管理人員提供教育培訓機會，同時加強安全保障力度，這不僅有助于提高技術操作的規范性程度，而且有助于最大程度地保障檔案信息的安全性。

參考文獻

[1]孫楊.智慧城市檔案信息化探討[J].辦公室業務，2019，（08）：58.

[2]孫紅梅.從信息化的角度談科技檔案管理[J].辦公室業務，2016，（02）：77—78.

[3]段艷紅.新形勢下檔案信息化建設的思考[J].產業與科技論壇，2016，（09）：274.