ERP系統(tǒng)下完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理的相關(guān)探討

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，一定程度上推動(dòng)了ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的應(yīng)用，已經(jīng)得到了企業(yè)內(nèi)部的高度重視與關(guān)注。ERP系統(tǒng)的實(shí)施，可以推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的順利實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展與運(yùn)作。本文主要針對(duì)ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理展開深入的研究，并提出幾點(diǎn)針對(duì)性的建議，以供相關(guān)人士的借鑒。

關(guān)鍵詞：

ERP系統(tǒng)；企業(yè)；財(cái)務(wù)內(nèi)部控制；建議；研究

一、ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理的可行因

素分析

（一）對(duì)于改善企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境具有極大地推動(dòng)作用

ERP系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的全新產(chǎn)物，被廣泛應(yīng)用到現(xiàn)代信息技術(shù)行業(yè)當(dāng)中，為企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)狀態(tài)的正常運(yùn)行奠定了良好的基礎(chǔ)。其中，ERP系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，利用ERP技術(shù)能夠有效優(yōu)化與配置企業(yè)的內(nèi)部資源，建立健全完善的背部組織結(jié)構(gòu)。第二，通過ERP技術(shù)能夠有效的增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理模式的配合度，讓相關(guān)部門與工作人員在增加溝通與交流的同時(shí)，提高工作效率與水平，建立良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)與集體意識(shí)。第三，ERP系統(tǒng)具有良好的保密性，通過將會(huì)計(jì)工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)合的方式，避免企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)監(jiān)守自盜的情況。

（二）有利于推動(dòng)企業(yè)日常管理活動(dòng)的順利實(shí)施

ERP系統(tǒng)的工作原理主要是通過結(jié)合企業(yè)物流，資金流以及各種信息流的同時(shí)，達(dá)到自身企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)高度統(tǒng)一性與時(shí)效性的目的。同時(shí)，企業(yè)的管理模式也隨之發(fā)生變化，由傳統(tǒng)的部門職能轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌目刂颇Ｊ剑摽刂颇Ｊ街饕且愿淖儤I(yè)務(wù)流程為主。綜上所述，ERP系統(tǒng)的存在大大提升了企業(yè)內(nèi)部管理的靈活性與變通性，最大化地提高了企業(yè)的內(nèi)部收益。

二、ERP系統(tǒng)下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理的相關(guān)建議

（一）加大流程管理力度，確保ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管控高度的嚴(yán)謹(jǐn)性

多方參與監(jiān)督，加強(qiáng)相互制約。在ERP系統(tǒng)的要求下，企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)職務(wù)都要進(jìn)行妥善、合理的安排，避免出現(xiàn)一個(gè)職務(wù)一人長期擔(dān)當(dāng)?shù)那闆r。同時(shí)，員工的職位必須進(jìn)行不定時(shí)的調(diào)整，采取優(yōu)勝劣汰的用人制度，要求每一個(gè)員工都能恪盡職守，且在員工內(nèi)部形成相互監(jiān)督，相互進(jìn)步的良好競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)氣，杜絕監(jiān)守自盜的情況出現(xiàn)。除此之外，建立健全完善科學(xué)的監(jiān)督體系，加強(qiáng)部門與部門之間，職位與職位之間的監(jiān)督體系，在所有人的共同努力下，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

要明確自身權(quán)責(zé)范圍，加強(qiáng)權(quán)限管理。ERP系統(tǒng)是一種改變企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)問題的有效手段之一。通過改變傳統(tǒng)“職責(zé)一致”的方式，變?yōu)槿碌摹奥氊?zé)分離”，將責(zé)任到人制度深入企業(yè)內(nèi)部。簡(jiǎn)而言之，指的是當(dāng)一名員工開通了某一功能時(shí)，而這一功能則必須只能由該員工進(jìn)行管理與使用，具有私密性較強(qiáng)且針對(duì)性較明確等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)某一員工獲取一定的功能時(shí)，也將受到嚴(yán)密的監(jiān)督與控制。

（二）ERP系統(tǒng)下總賬管理的內(nèi)部控制

設(shè)置權(quán)限。關(guān)于企業(yè)的內(nèi)部隱私，必須設(shè)立科學(xué)合理的授權(quán)操作制度。并且做出相關(guān)的規(guī)定：只有經(jīng)過授權(quán)的員工，才能接觸與操作ERP系統(tǒng)。其他人員一律不得接觸該系統(tǒng)。同時(shí)相關(guān)授權(quán)人員也必須嚴(yán)格遵守企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)定。

防止虛假賬表的內(nèi)部控制。若在實(shí)際的工作中，出現(xiàn)憑證審核通過的情況，則代表該類信息不可再次更改。這就要求相關(guān)的會(huì)計(jì)人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)憑證的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等信息進(jìn)行審核。除此之外，審核結(jié)束后要求相關(guān)人員必須進(jìn)行蓋章簽字，在要求每一個(gè)人員做到恪盡職守的同時(shí)，也要保證責(zé)任到人制度。

保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，做好會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)控管理。為了保證會(huì)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確性與合理性，要求相關(guān)會(huì)計(jì)管理人員必須進(jìn)行反復(fù)觀察，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。例如：在進(jìn)行上級(jí)主管交付報(bào)表的工作中，必須在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)記錄在案，若向其他部門進(jìn)行報(bào)表輸送時(shí)，則必須進(jìn)行相應(yīng)的處理與等級(jí)，保障會(huì)計(jì)報(bào)表的私密性。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案輸出時(shí)，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)與監(jiān)控。而存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的工具必須由專人進(jìn)行保管，再進(jìn)行備份工作。

（三）基于ERP環(huán)境，開展采購、資金內(nèi)部控制

采購合作商內(nèi)控要求。對(duì)企業(yè)的合作商進(jìn)行嚴(yán)格審核與考驗(yàn)，詳細(xì)了解每一個(gè)供應(yīng)商的具體情況，幫助企業(yè)選擇合理正確，有利的合作伙伴。避免與信譽(yù)不良的供應(yīng)商進(jìn)行合作，損害公司利益。審核供應(yīng)商的工作必須設(shè)立專門的審批人員。要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面準(zhǔn)備的考核，例如：供應(yīng)質(zhì)量、發(fā)貨速度、退貨條件、退款流程等。從而為企業(yè)選擇最優(yōu)的合作伙伴。

制定采購環(huán)節(jié)審批權(quán)限。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的采購工作通常出現(xiàn)價(jià)格大于預(yù)算的情況，所以必須設(shè)立專門的審批人進(jìn)行管理與檢查。明確所有購物清單的品名、價(jià)格、購買時(shí)間、交貨日期等信息，保證物品的價(jià)格合理。若檢查無誤，則可將結(jié)果反饋給相關(guān)采購人員。除此之外，在采購前，需在C職能ERP系統(tǒng)中進(jìn)行物品預(yù)測(cè)，如結(jié)果顯示可行，則會(huì)得到相應(yīng)的明細(xì)單，保證每一個(gè)采購的合理性與及時(shí)性，避免浪費(fèi)資金。

資金內(nèi)部控制。為避免相關(guān)采購人員出現(xiàn)挪用資金的情況，企業(yè)要求由兩位負(fù)責(zé)人進(jìn)行不同的工作，轉(zhuǎn)院人員負(fù)責(zé)相關(guān)訂單的管理工作以及驗(yàn)收工作。而另一位負(fù)責(zé)人則負(fù)責(zé)支付、結(jié)算等工作。對(duì)于已經(jīng)交易成功的物資，則需要在ERP系統(tǒng)中做出詳細(xì)記錄。

（四）ERP環(huán)境下庫存管理的內(nèi)部控制

庫存保管的內(nèi)部控制。庫存保證工作是保護(hù)物資的有效手段之一。物資入庫時(shí)，要進(jìn)行詳細(xì)而全面的信息登錄，例如：入庫時(shí)間、入庫數(shù)量、入庫人員、質(zhì)量情況以及存貨地點(diǎn)等。同時(shí)，要將物資進(jìn)行分類管理，建立相關(guān)檔案。除此之外，物資的調(diào)動(dòng)、出庫、保管等工作都必須在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)憑證下方可進(jìn)行。若物資發(fā)生變動(dòng)時(shí)，則必須及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行修改、記錄。為保證物資的安全性，要求該部門建立健全完善的責(zé)任到人制度，若物資出現(xiàn)問題，則由相關(guān)管理人員負(fù)全責(zé)。

出庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。為了監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部物資數(shù)量的準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)員工監(jiān)守自盜的行為。除了要定期盤查庫存內(nèi)部的物資數(shù)量之外，對(duì)于每次出庫和進(jìn)庫的物資都必須要求相關(guān)工作人員記錄在案。而當(dāng)物資進(jìn)行出庫時(shí)，則必須出示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開具的物資調(diào)取憑證。若出庫時(shí)，沒有調(diào)取憑證則物資一概不許出庫。同時(shí)也要在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行出庫記錄，詳細(xì)填寫相關(guān)的物資信息（例如：時(shí)間，數(shù)量，領(lǐng)取人等），保證賬目與實(shí)際的物資數(shù)量相符合。

（五）ERP環(huán)境下銷售與收款的內(nèi)部控制

保證銷售訂單與企業(yè)生產(chǎn)和庫存相匹配。銷售環(huán)節(jié)的第一個(gè)程序就是接受訂單。所以，相關(guān)的控制工作必須從源頭開始，進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。第一，由相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訂單的審核工作。若審核不通過，則表示該訂單成為無效的廢單。若審核通過，相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字并錄入系統(tǒng)中，訂單進(jìn)入下一環(huán)節(jié)中。其中，需要注意的是：審核人必須保證訂單的全面性，合法性與合理性以及是否滿足企業(yè)的銷售標(biāo)準(zhǔn)，庫存標(biāo)準(zhǔn)等。

保證銷售合同的合法性。甲乙雙方確定合作意向后，通過ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成相關(guān)的銷售合同。要求甲乙雙方必須由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)與簽約，杜絕代簽等情況的發(fā)生，若出現(xiàn)此類情況，嚴(yán)懲不貸。

針對(duì)資金回籠的內(nèi)部控制。企業(yè)資金無法正常回籠普遍是由壞賬、呆賬等因素等引起的。而為了避免此類情況的多次重復(fù)發(fā)生，除了企業(yè)必須加大賬目的追繳力度之外，還必須從企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行改變。以ERP系統(tǒng)為例，對(duì)于賒銷產(chǎn)品設(shè)立專門的追繳日期并設(shè)立相關(guān)的提示功能，保證企業(yè)能夠及時(shí)、有效地關(guān)注到所有賒銷產(chǎn)品的信息以及動(dòng)態(tài)，并根據(jù)相關(guān)的追繳日期進(jìn)行排列，以便及時(shí)收回資金，為資金回籠奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

ERP系統(tǒng)的實(shí)施，可以推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的順利實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展與運(yùn)作。在新的經(jīng)濟(jì)背景下，這套系統(tǒng)的運(yùn)用可以顯著的減少企業(yè)內(nèi)部信息傳遞效率，降低企業(yè)內(nèi)部信息的失真率，幫助企業(yè)更好的進(jìn)行內(nèi)部管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳鵬宇.ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理的相關(guān)探討[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2017，（11）.

[2]賈寶娣.企業(yè)ERP軟件應(yīng)用下的內(nèi)控管理探討[J].中國商論，2017，（01）.

作者簡(jiǎn)介：

王亞怡，西安亮劍科技有限公司。