淺析財會部門在高校內部控制中的角色

葉劍東

摘要：內部控制在企業管理的實踐中日趨成熟后被引入高校管理。高校財會部門在內部控制的內部制衡、預算業務控制、收支業務控制和資產控制等方面扮演著非常重要的角色，發揮著不可或缺的作用。

關鍵詞：財會部門；高校；內部控制

內部控制作為一種實踐活動源遠流長，作為一種官方的正式制度則始于1992年美國反虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會（The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission，簡稱COSO）發布的《內部控制整合框架》。2008年，我國財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布《企業內部控制基本規范》，將內部控制正式引入國內企業管理。此后，財政部2012年發布《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱“《規范》”）、2015年發布《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》、2017年發布《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》，教育部2016年發布《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》，開始將內部控制引入高校管理。一大批高校進行公開招標，聘請中介機構為其設計內部控制制度。

《規范》給內部控制的定義是：單位為實現控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。同時還規定：“應當充分發揮財會、內部審計、紀檢監察、政府采購、基建、資產管理等部門或崗位在內部控制中的作用。”在實踐活動中，財會部門在高校內部控制中扮演著非常重要的角色，發揮著不可或缺的作用。

一、在內部制衡中的角色

《規范》要求高校內部控制遵循制衡性原則，在單位內部的部門管理、職責分工、業務流程等方面形成相互制約和相互監督。只有遵循制衡性原則，才能有效地防止或發現并糾正各種錯誤舞弊。總結起來，高校內部控制制衡性原則主要體現在五個方面：1.不相容崗位相互分離，不同崗位之間相互制約和相互監督；2.建立“三重一大”集體決策和會簽制度，領導層內部相互制約和相互監督；3.建立輪崗制度，后任對前任進行制約和監督；4.信息內部公開，接受教職工的制約和監督；5.專項審計或檢查，形成專項制約和監督。財會部門在內部制衡中的角色包括：1.作為不相容崗位的一部分參與高校管理，例如對于影響重大、專業技術或法律關系復雜的合同，高校應當組織包括財務人員在內的專業人員參與談判等；2.對內部制衡的前兩個方面進行監督，主要是是審查原始憑證上的簽名或者蓋章是否符合本校規章制度中內部制衡的相關規定。《會計基礎工作規范》規定：“原始憑證的內容必須具備：……經辦人員的簽名或者蓋章”。此處的“經辦人員”應當包括整個業務流程中的所有相關人員。簽字或蓋章意味著他們經辦了業務，對自己做過的工作承擔責任。財會部門作為業務流程的最后環節，審查的具體內容包括：審批與執行屬于不相容崗位，相關業務有無請示文件，請示文件上有無批示、有無簽名或蓋章等；在采購實物的業務中，采購和驗收屬于不相容崗位，原始憑證上有無采購人員和驗收人員分別簽名或蓋章；在招標業務中，執行與監督屬于不相容崗位，招標結果有無評審人員和紀檢監察人員的簽名或蓋章；超過一定額度的經費、審批人員自己開銷的經費，原始憑證上有無按規定有權審批人員的簽名或蓋章；“三重一大”事項，有無本校紅頭文件，或者原始憑證上有無本校制度所規定的所有審批人員的簽名或蓋章等。

二、在預算業務控制中的角色

預算是高校年度工作計劃的貨幣化，是落實高校年度工作目標、促進高校實現轉型發展的重要手段。預算業務存在的主要風險包括：預算編制不科學；預算執行不規范；預算調整未按程序執行；未開展或實施規范的預算績效評價工作；會計決算不規范等。在預算業務中，財會部門是負責預算日常管理工作的職能部門，其主要角色包括：1.建立健全本校的預算管理制度，將預算編制、審批、執行、決算與評價等工作制度化；2.按時下達預算編制通知，督促各部門申報預算數據。根據積極穩妥原則和學生人數、收費標準等實際情況科學測算收入，根據統籌兼顧、保證重點、勤儉節約原則和各部門申報的數據科學測算支出，根據量入為出、收支平衡原則完成預算草案。積極與領導層、各部門溝通，完成預算的審批程序；3.預算經批準后，及時將預算指標下達各部門，并將預算指標嵌入會計系統，防止超預算、無預算的支出。建立預算執行情況查詢系統供各部門負責人使用，或者定期向各部門通報預算執行情況。建立健全預算執行分析機制，加強與各部門的溝通，督促各部門積極落實預算；4.剛性執行預算，不辦理超預算、無預算的支出，預算調整都只有經過事先規定的特定審批程序后方可辦理；5.會計年度終了時，仔細梳理賬務，分析本校的財務狀況和事業成果，在賬賬相符、賬實相符的基礎上撰寫財務決算報告，委托會計事務所對財務決算報表進行審計；6.建立健全預算績效評價機制，根據年度預算執行情況對各部門進行獎懲。

三、在收支業務控制中的角色

對收支業務進行會計核算和會計監督是高校財會部門的法定職能。《會計法》第五條規定：“會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算，實行會計監督。”高校收入業務存在的主要風險包括：違規收費，擅自增設收費項目、提高收費標準或擴大收費對象；收入未及時足額上繳，漏收或者被截留；收入的會計核算不規范等。高校支出業務存在的主要風險包括：虛造支出業務、夸大支出金額以套取資金；審批程序不完整；未經法定程序，超標準、無預算、超預算報銷；支出的會計核算不規范等。在收入方面，財會部門應當結合合同控制，要求各部門簽訂經濟類合同協議后至少提交一份原件給財會部門，每年至少清理經濟類合同一次；與審計、紀檢監察等部門合作，定期或不定期檢查各部門收費及上繳情況；加強票據管理，保證票、賬、款三者一致；按要求辦理收費備案，進行收費公示；定期向輔導員發布學生欠費信息，建立健全催繳學費獎懲制度。在支出方面，財會部門應當建立健全支出內部管理制度，確定經濟活動的各項支出標準，明確支出報銷流程，按照規定辦理支出事項。財會部門對支出業務原始憑證的審查主要包括兩個方面：1.審查原始憑證的真實性、合法性。發票是購買商品或服務的有效證明，其真實性可以在國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺和各省國家稅務局的發票查詢板塊查詢。同時，發票應當列明商品或服務的具體名稱、數量和單價等信息；2.審查原始憑證的記載準確性、完整性。例如外出參加會議、培訓應當有會議、培訓通知，長途交通費和住宿費符合標準；公務接待應當“四要件”齊全，人均金額和陪同人員符合標準；購買商品或服務達到既定標準的，應當有招標結果、合同等原始憑證；購買實物資產的，應當有驗收證明，達到一定金額的還應當有存貨或固定資產入庫的單據等。財會部門對原始憑證的審查不涉及對字跡和文件真偽的鑒定，通常也不涉及對報賬人員以外的人進行查證等活動，其有效性不是絕對的。財會部門在審查原始憑證之外，還有一項重要工作是按《會計檔案管理辦法》的規定將原始憑證保管30年，為專項審計或檢查提供證據。

四、在資產控制中的角色

資產是高校開展業務活動的經濟基礎，包括財會部門直接管理的貨幣資金和各部門管理的其他資產。高校資產存在的主要風險包括：貨幣資金被挪用或貪污，其他資產被私人侵占、出租出借管理不規范和處置程序不合規；資產被閑置或使用效率不高；資產的會計核算不規范等。對于貨幣資金的保護，財會部門應積極落實內部控制關于貨幣資金保護的規定，例如購買保險柜存放備用金和印章、空白票據等；嚴格遵守關于備用金限額的規定，將收入的現金和超出限額的現金及時送存銀行；嚴格遵守《現金管理暫行條例》，付款盡量通過銀行而不是庫存現金結算；加強對支票、銀行U盾、有價證券等支付工具、金融工具的管理；出納不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、債權、債務賬目的登記工作；嚴禁一人保管收付款項所需的全部印章、一人辦理貨幣資金業務的全過程；指定不辦理貨幣資金業務的會計人員定期和不定期抽查盤點庫存現金，核對銀行存款余額，抽查銀行對賬單、銀行日記賬及銀行存款余額調節表，核對是否賬實相符、賬賬相符等。對于其他資產的保護，財會部門的角色包括：1.嚴格管理本部門保管、使用的資產，做好資產調入、調出、報修和報廢的登記工作；2.定期與資產管理部門、倉庫對賬，參與資產清查工作，發現不符的，應當及時查明原因，并按照相關規定處理，根據資產清查結果和學校意見做好資產價值賬的調整。

參考文獻：

[1]《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012]21號）.

[2]《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳[2016]2號）.