ERP在財務管理運用中優(yōu)缺點及對策

郭鈺

ERP是建立在信息技術基礎上的以業(yè)務為主要龍頭，以財務為主要核心的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。它已成為企業(yè)將信息技術與管理融合并實現企業(yè)管理信息化的代名詞，促進了大規(guī)模的企業(yè)各部門之間信息資源集成、企業(yè)之間及企業(yè)與供應商和客戶之間信息資源集成。它能使信息在上級、下級流動，為財務部門采集經濟業(yè)務信息、加工信息以及反映信息的時效性、正確性、全面性提供保證，從而為提高財務信息質量提供支持。作為一個管理信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)的結構十分完整，其系統(tǒng)下有生產、物資、銷售、財務、人力等多個子系統(tǒng)。其通過系統(tǒng)配置把企業(yè)的管理理念植入系統(tǒng)并對企業(yè)各類資源進行優(yōu)化與整合，在ERP系統(tǒng)的管理下，財務管理方面更加科學，工作效率也會有效提高，對企業(yè)做強做大提供強大的支撐。

一、ERP系統(tǒng)中財務管理的特點

1.集成性。在引進ERP之前，傳統(tǒng)會計僅僅采集經營活動數據，忽略了大量管理信息，難以反映經營活動的本來面目。致使決策者所需的信息往往是局部的、片面的甚至是失真的，引入ERP后，對于所有變化，系統(tǒng)均可以輕松解決，使得整個經營活動管控更為容易、快速。在ERP 狀態(tài)下，各種信息的集成為決策的科學化提供必要的條件。

2.信息多元性。在ERP系統(tǒng)中，其系統(tǒng)下有生產、物資、銷售、財務、人力等多個子系統(tǒng)，管理者能夠從多層次、多視角的探究和分析財務狀況和經營成果，做到系統(tǒng)的信息供給為財務前瞻性分析和預測提供幫助。

3.時效性。會計數據通常在業(yè)務發(fā)生時采集，保證財務、業(yè)務一張皮。保證了會計信息的質量、相關性、有用性。

二、ERP 在財務管理應用中的劣勢

由于ERP實施并不長，其系統(tǒng)的完善需要不斷積累經驗，在實踐中不斷改進不足。ERP系統(tǒng)目前存在的缺陷主要表現為：不能很快適應會計政策變化（應用欠靈活），出現差錯不易被發(fā)現，查找錯誤比較耗時、會計準則與ERP流程之間存在沖突和矛盾等。

1.不能夠很好的適應變化，應用欠靈活。ERP系統(tǒng)一般是由專業(yè)開發(fā)團隊自上而下進行開發(fā)、維護，維護人員往往無法真正了解管理、核算過程的關鍵控制點。通常做常規(guī)性開發(fā)，對于出現的特殊業(yè)務，就暴露出系統(tǒng)出現錯誤信息狀況。①新準則頒布后，不能將新準則迅速實施。當新的準則發(fā)布實施時，必須先提報問題，信息維護人員人為更新ERP操作系統(tǒng)中默認的準則，在進行正確性測試成功后，才能使用。更新及測試需要一定的時間，在此過程中，仍就采用老的會計政策，勢必帶來的會計信息不真實。等測試結果完全正確后，需要會計人員手工調整此期間的業(yè)務。造成此會計期間會計信息與新準則的不符。②ERP系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間數據對接的矛盾。鑒于企業(yè)生產經營管理不斷提升的要求， ERP系統(tǒng)目前開發(fā)的子系統(tǒng)已不適用于所有公司，難免出現需要新的操作系統(tǒng)予以補充和完善，才能達到經營管理的需求和目的，如果不是同一開發(fā)公司或同一個人員開發(fā)，各開發(fā)公司的理解和認知的差異，導致不同軟件系統(tǒng)傳導出現信息無法正確匹配。使得的ERP系統(tǒng)無法順利開展與實施，影響工作效率。這也是很多企業(yè)需要克服的問題。如：ERP系統(tǒng)數據通過接口月末傳到作業(yè)成本系統(tǒng)，由于不是一個開發(fā)公司開發(fā)、上線時又缺乏合理有效溝通，出現兩個系統(tǒng)中相同業(yè)務由于名稱不一致，導致生成錯誤的會計信息，會計人員不得不人工查詢錯誤原因，再手工調賬，既浪費時間又降低工作效率和工作質量。③公司入庫、生產、銷售業(yè)務的變化，都需要ERP系統(tǒng)進行及時快速的反應，但系統(tǒng)往往是做不到的，需要依靠人工的操作。由于業(yè)務頻繁，且無法實施監(jiān)控及查核，一些員工由于惰性思想和工作效率低下，不及時在ERP系統(tǒng)中迅速錄入處理，往往拖延幾天后才處理業(yè)務，導致分析的準確性得不到保證，在這方面ERP系統(tǒng)還需要進一步的完善。

2.會計準則與ERP流程之間存在沖突和矛盾。不同的業(yè)務涉及不同的部門參與，有的會涉及到多個不同部門共同配合與參與，才能順利完成，特別是制定相應的管理制度時，各部門會根據自身的職責分別出臺一些關于業(yè)務的管理辦法。而這些部門之間的制度存在交叉、重復的問題，這就導致企業(yè)的內控制度和業(yè)務流程之間出現相悖現象。如：資產投資改造類業(yè)務，財務部通常在資產模塊將相關資產報廢，報廢后正常運行折舊和將會計分錄傳送到總賬，行成會計信息借：固定資產清理、累計折舊、貸：固定資產——機器設備；在總賬中手工錄入日記賬憑證，將資產報廢產生的固定資產清理科目和該資產已經計提的資產減值準備轉入在建工程。形成會計信息：借：在建工程、貸：固定資產清理。但是審計部門則認為財務部在ERP這一處理方式，違背會計準則，不應通過“固定資產清理”。這就導致部門之間出現沖突和矛盾，造成工作質量、效益低下。

三、對策

隨著ERP系統(tǒng)逐步在企業(yè)管理的全面使用及經營管理要求的不斷變化，想實現企業(yè)更大更強的發(fā)展戰(zhàn)略，只有不斷地完善ERP流程、全體員工素質，才能更好地服務于企業(yè)。 可以從以下幾方面提升：

1.不斷提升ERP系統(tǒng)，更好地支持企業(yè)管理改進。ERP系統(tǒng)的實施讓財務管理變得方便快捷，這是財務管理的變革所在，但是由于戰(zhàn)略的不斷調整和變化，使得ERP系統(tǒng)需要進行不斷探索改進和提升，需要進行系統(tǒng)的二次甚至多次開發(fā)，尤其是各個模塊、各種系統(tǒng)的接口位置，需要系統(tǒng)能夠提取多種可靠和有用的安全性數據去使用，讓企業(yè)管理人員獲得更多可靠的有用的信息。ERP系統(tǒng)開發(fā)部門應著力解決ERP系統(tǒng)的適應性問題，解決騎在不同企業(yè)不同行業(yè)間存在的差異。ERP可為企業(yè)提供投資管理、風險分析、跨國家跨地區(qū)的集團型企業(yè)信息集成、獲利分析、銷售分析、市場預測、決策信息分析、促銷與分銷、售后服務與維護、全面質量管理、運輸管理、人力資源管理、項目管理的功能，企業(yè)能利用這些工具來擴大經營管理范圍，緊跟瞬息萬變的市場動態(tài)，參與國際大市場的競爭，獲得豐厚的回報。

2.加強管理層對ERP 的思想認識，樹立系統(tǒng)化管理思維。企業(yè)在實施ERP項目時存在著“穿新鞋走老路”的現象。多數企業(yè)未能把業(yè)務流程的優(yōu)化重組與實施ERP有效地結合起來，造成只是用計算機代替了原有手工操作的情況，導致了ERP的功能難以全面發(fā)揮。企業(yè)管理層要站在系統(tǒng)整合、重塑流程的高度看待ERP的作用，ERP 系統(tǒng)不僅僅是一套信息管理軟件，更重要的是整套先進的管理思想，ERP項目的上線實施不是終點而是起點，是管理變革的起跑線。ERP系統(tǒng)不僅是財務部門和信息部門的事情，而是企業(yè)全員的事情。只有深刻理解認識并全面吸收了ERP 帶來的系統(tǒng)化管理思維，結合企業(yè)實際情況加以運用，才能發(fā)揮ERP 的最大作用，助力企業(yè)發(fā)展。管理層切記求功心切，ERP系統(tǒng)雖然是解決企業(yè)生產經營問題的有效工具，但是它并不是萬能的，并不能解決所有問題。ERP實施運用是一個長期的持續(xù)的過程，非一朝一夕之功，其效果在實施一定時間后才能充分顯現出來。

3.加強ERP知識培訓，提高企業(yè)財務人員的綜合素質。ERP系統(tǒng)實施成功與否，人的因素是最重要的。加強對ERP應用人員的培訓，要使其認識到基礎錄入工作對整個系統(tǒng)運行的重要意義，而不僅僅是紙質單據的手工錄入而已。庫房和生產部門相關基礎信息的及時準確錄入是整個ERP 數據的源泉，如果這些數據都不準確或者錄入不及時，ERP即使有再強大再先進的功能也無從發(fā)揮，系統(tǒng)化管理更是空談而已。

ERP是一種全新的思維模式，只有對系統(tǒng)更多的了解和掌握，才可以更好的對ERP系統(tǒng)進行控制，才能更好的完成財務核算和管理工作。這就要求財務人員不僅要不斷地加強業(yè)務的學習，充分理解每一項業(yè)務的實質并能用會計語言反映出來，而且提高計算機應用方面的技能，成為一專多能的復合型人才，這樣才能更好、更優(yōu)化地為企業(yè)發(fā)展服務。

4.將控制機制嵌入經營過程，實施實時控制。已支持會計控制的各種準則和業(yè)務處理規(guī)則嵌入數據庫，對經營活動的合法性和合理性進行判斷，從而支持對于多個應用系統(tǒng)傳輸，達到信息一致，達到取數正確、規(guī)范，減少事后調整、核對過程，起到實時控制，而不是事后調賬作用。在這個經濟全球化、信息化、規(guī)模化的時代，面對日益激烈的市場競爭，企業(yè)只有不斷推出符合市場需求的產品，降低生產經營成本，取得良好的經營績效才能立足市場并可持續(xù)發(fā)展。ERP代表著目前最先進的管理思想。實施運用ERP自然成為一種潮流和必然選擇。企業(yè)通過引進ERP系統(tǒng)來管理物流、資金流、信息流，規(guī)范和重塑管理流程，從而提高運營績效，增強市場競爭力。

（作者單位：青島啤酒西安漢斯集團有限公司）