淺析政府采購項目檔案管理的信息化發展

徐雪榮 弓淑芬

[摘 要]為了加強政府采購項目檔案管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，本文介紹了政府采購項目檔案管理的現狀及信息化發展的必然性，并在分析政府采購項目檔案管理存在問題的基礎上，提出了檔案管理的對策，旨在不斷提高政府采購項目檔案管理工作的水平，促進政府采購項目檔案管理朝著規范化、信息化的方向發展。

[關鍵詞]政府采購項目;檔案管理;信息化;發展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.083

[中圖分類號]F812.45;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

隨著信息技術的飛速發展，以往的檔案管理模式已經無法滿足工作需求，有必要將信息化技術應用在管理工作中，能夠有效提升管理工作效率。檔案管理工作是一項不可替代的重要工作，只有不斷革新當前的檔案管理模式，才能更好地滿足社會發展需求。

1? ? ?政府采購項目檔案管理的信息化價值

在實際工作過程中，政府的正常運營離不開采購項目檔案的支持，將先進的信息技術應用在檔案管理工作中能夠有效提升管理工作質量，這種先進的管理模式是社會發展的必然，能夠推動檔案管理工作的長遠發展。因此，政府采購項目檔案管理工作與信息技術之間的關系越來越緊密。第一，政府采購項目檔案管理工作需要滿足當前社會的發展需求，應該在做好檔案管理工作機制的基礎上，充分發揮信息技術的自身作用提升工作質量。第二，將信息化技術應用在政府采購項目檔案管理工作中能夠有效提升檔案分類、查找等工作的準確性，并且能夠有效落實政府采購項目檔案管理任務。另外，信息技術還能夠定期對已有的檔案進行備份處理，從而能夠降低檔案丟失的可能性，推動檔案管理工作實現可持續發展。

2? ? ?政府采購項目檔案管理工作中存在的問題

2.1? ?檔案管理方法需要得到進一步革新

到目前為止，政府采購項目檔案管理工作依然存在一些問題急需解決，其中較為明顯的原因就是檔案管理模式比較落后。通常情況下，我國的事業單位政府采購項目檔案管理工作大都是辦公室內的勤雜人員落實的，由于這類工作人員的流行性較大，并且他們的管理水平較低，因此檔案管理工作得不到科學有效的落實，還出現了一些其他問題，比如工作拖延、工作失誤等問題都會增加單位的經濟損失。第一，檔案管理工作人員并沒有給予檔案標記應有的關注，因此檔案資料容易出現管理混亂的問題。第二，政府采購項目檔案管理工作落實沒有相關索引支持，目錄索引的資料不全或者出現錯誤，檔案資料由于保存時間過長而出現遺失就會在一定程度上影響信息檢索的速度及準確性，從而會影響檔案管理工作的水平。第三，政府采購項目檔案管理工作方法有待進一步革新，過去的檔案管理工作大都采用紙質保存方式，這就給落實管理工作帶來了挑戰。然而，當前我國大部分的檔案管理部門并沒有把信息技術應用在檔案管理工作中，大都是采用人工管理方式，從而會影響檔案管理工作的效率，還會增加工作失誤的發生率，制約檔案管理工作的長遠發展。

2.2? ?檔案管理觀念不夠明確，相關機制有待完善

不少管理人員不夠重視檔案管理工作，尤其是在管理人員的選拔工作上不太重視，大部分人都片面地以為檔案管理工作就是采集、分析并整合一些基本的檔案資料，還有一些人認為檔案管理工作與其他工作之間并沒有多少關聯，從而不利于提升檔案管理工作的質量。檔案管理觀念不夠明確直接關系到工作人員的工作熱情，大多數情況下都是為了表面上滿足檔案檢查工作而落實檔案查找和管理工作，制約著檔案管理工作的長遠發展。

不論是落實哪種工作都需要科學的工作制度作鋪墊，只有擁有完善的工作制度才能順利落實好各項工作，但是在檔案管理工作的落實過程中，單位的自身效益并不會受到較大的影響，只有充分發揮檔案管理的自身作用才能提升相關效益。檔案管理工作是一項較為復雜的工作，并且將會耗費較多的人力物力資源，然而部分單位由于不重視檔案管理工作，因此并沒有投入過多的人力物力資源，從而不利于進一步完善檔案管理制度，在這種情況下，檔案管理工作就很難得到有效落實。檔案管理制度不夠完善將會影響工作人員的工作效率，還會影響管理人員的工作積極性，從而導致相關工作發展受阻，最終會影響管理工作的順利落實。

2.3? ?案管理利用率有待提升，信息化技術的使用有待普及

近幾年，政府采購項目檔案管理工作質量受到人們的廣泛關注，檔案管理的利用率較低，主要表現在以下幾點。第一，檔案的種類劃分不科學，檔案的管理年限不夠明確，一些文件資料的檔案處理不夠科學，還有一些檔案借出后沒有及時歸還。第二，檔案信息化的水平有待提升，當前缺少統一的檔案管理標準，并且檢索方式較普遍，從而就制約了檔案管理工作的效率。第三，檢索方式主要有信息化檢索模式和手工檢索模式。但是通過相關的調查研究不難發現，手工檢索的使用頻率較高，不同的檔案管理單位采用了不同的檢索工具，并沒有結合實際情況選擇科學的檢索工具，從而會影響工作質量。

3? ? ?檔案信息化管理過程中需要遵守的準則

3.1? ?技術的拓展準則

要想認真落實檔案管理的信息化，應該充分準備好信息化管理所需的一些設備，基于此，檔案管理人員需要參加相關的培訓，才能更好地掌握先進設備的使用技巧，進而能夠有效提升檔案管理工作水平。另外，信息化設備及相關技術應該統一起來，除此之外還應該認真拓展信息技術的發展方向，讓其更好地發揮自身的作用。

3.2? ?不斷提升相關的技術水平

盡管當前的信息技術水平有了很大程度的提升，但是基本的檔案管理技術依然不能完全摒棄。管理人員的主要職責就是保護好檔案資料并認真落實管理工作，因此管理人員不能過于依靠信息技術進行管理，傳統的檔案管理模式需要保留一部分，協調好傳統管理模式與信息化管理模式之間的關系，從而才能從根本上提升檔案管理工作效率。

4? ? ?信息化形勢下的政府采購項目檔案管理策略

4.1? ?加強管理人員綜合素質培養

隨著我國社會經濟的飛速發展，人們對管理人員的綜合素質提出了更高的要求，相關人才的培養也受到了足夠的關注。在檔案管理工作的過程中，為了不斷提升管理工作的質量，應該不斷加強培養管理人員的綜合素質。第一，重點培訓檔案管理人員的管理技能，通過參加培訓提升管理人員的管理水平，同時還要學習先進的管理知識，學會使用計算機落實管理工作，爭取為檔案管理貢獻自己的力量。第二，積極招聘一些經驗豐富且管理水平較強的人才，充實管理團隊，從根本上提升檔案管理工作的綜合水平。

4.2? ?增強管理觀念，投入足夠的資金、人力、物力資源

在信息技術發展的形勢下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰，檔案的自身價值也逐漸凸顯出來，基于此，相關人員理應給予檔案管理工作足夠的關注。第一，重視政府采購項目檔案管理工作，實時監控好檔案管理的每一項工作，確保每項工作都能夠認真落實，同時還應該加強管理人員的教育力度，增強管理觀念。第二，投入足夠的人力、物力資源，確保相關設備配備齊全。在信息化發展的模式下，事業單位的信息量越來越大，為了不斷提升政府采購項目檔案管理的工作質量，政府應該采購先進的設備，提升檔案信息化管理水平。

4.3? ?做好安全管理工作

在信息化時代，信息網絡在帶來便利的同時，其安全問題也備受關注，一些不法分子利用網絡信息技術攻擊他人的網絡系統，竊取檔案信息，從而會危害單位利益。為此，在政府采購項目檔案管理工作的過程中，必須做好安全管理工作，尤其是網絡安全管理工作，要善于利用先進的網絡安全技術，如身份認證技術、防火墻等來提高政府采購項目檔案管理信息化系統的安全性。

注：弓淑芬，通訊作者

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