淺析高校檔案管理中的信息資源共享模式

史丹妮

[摘 要]要想積極推進高校檔案管理工作順利開展，為學生管理工作提供切實有效的服務和支撐，高校需要積極構建科學完善的信息資源共享模式，提升信息資源的可靠性和真實性。本文主要從傳統高校檔案管理工作實施過程中存在的問題入手，重點分析了信息資源共享在高校檔案信息管理過程中的重要性，并提出了一些構建高校信息資源共享模式的策略，為全面實現高校檔案信息共享提供了借鑒。

[關鍵詞]高校;檔案管理;信息資源;共享模式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.076

[中圖分類號]G647.24[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

檔案管理工作是高校學生管理工作過程中的重要內容，涵蓋了學生從入學、畢業到就業方面的各項信息，能集中管理學生在學校的表現情況。通常情況下，高校檔案管理工作和實際的教學任務之間沒有較為直接的關聯，但是能夠真實地反映出學生的實際學習成果。

1? ? ?傳統高校檔案管理工作實施過程中存在的問題

高校檔案管理工作在實際開展的過程中，普遍意義上主要針對各項信息進行輸入、存儲、整理，并做好輸出環節方面的工作，這是信息控制系統中的重要內容，能夠為高校開展招生、科研和教學活動提供一定的指導，但是需要注意的是，其逐漸無法適應當前社會對于信息資源的需求。傳統高校檔案管理工作中存在著一些問題，主要體現在以下幾個方面。首先，檔案信息采用的載體較為單一。高校多是采用紙質文檔記錄各項信息，記錄的多是學生的基本情況，無法保存大量的信息，并且在較長的保存過程中，將會出現一些損壞和丟失的情況。其次，傳統高校檔案管理工作中采用的服務模式較為單一，主要是便于高校領導開展決策工作。很多學生和教師都無法查看和利用這些檔案，不利于充分發揮這些檔案的作用和優勢。最后，高校傳統檔案管理結構中存在著一定的缺陷，受檔案載體和管理制度等方面因素的影響，憑借現有管理結構無法有效提升檔案管理工作的水平。

2? ? ?信息資源共享在高校檔案信息管理過程中的重要性

隨著信息化社會的到來，人們充分認識到了信息的價值和優勢，全面推進信息化社會建設工作順利開展，需要充分實現信息資源共享。信息的價值主要體現在其能夠將所包含的知識和研究成果積極應用在社會各方面發展中。目前，高校教學水平和科研水平不斷提升，面對自身存在的優勢學科和弱勢學科，需要有良好的信息資源共享作為支撐，減少出現重復研究情況，切實提升弱勢學科的總體教學水平。很多高校在研究科研項目的過程中，存在信息壁壘的問題，無法促進信息實現共享，將會阻礙教學管理工作順利開展，不利于順利開展科研工作。

3? ? ?高校檔案管理構建信息資源共享模式的途徑

高校檔案管理建設工作在實際開展的過程中，應積極構建信息資源共享模式，更好地滿足公眾的知情權，為推進高校教學管理、科研工作順利開展奠定堅實的基礎。

3.1? ?重視信息資源共享模式構建工作

目前，高校開展檔案信息管理工作，高校領導要重視并支持構建信息資源共享模式，從思想上加以重視，認識到信息資源共享模式的重要意義，促進全校范圍內都形成重視檔案信息資源共享的氛圍，并提供充足的人力、資金支持，為積極開展設備采購和系統調試工作奠定基礎。同時，高校需要做好后期的維護工作，重點控制檔案信息管理工作的開展環節，保證學校資源配置的科學性和合理性，更新和升級信息化管理系統的軟件和硬件，推進信息化管理和資源共享工作有序開展。

3.2? ?完善高校檔案信息管理共享服務體系

高校在積極開展檔案信息共享模式構建工作的過程中，需要制定相應的故障制度和運行細則，針對檔案信息的形成、收集、記錄、整理和利用等環節進行綜合控制，切實提升每個環節的總體檔案管理水平。高校檔案信息管理工作需要能夠為教師和學生提供較為豐富的知識利用機會，增強開放性和利用性，同時還需要向社會公眾開放，切實提升總體服務效果。檔案信息的保管、查詢和整理工作，都是信息資源共享體系的重要組成部分，需要有更為流暢合理的工作流程作為支撐，才能推進高校檔案管理工作順利開展。

3.3? ?加強信息資源共享模式的頂層設計

信息技術的更新和發展，為高校開展檔案信息管理工作提供了重要的前提條件。各個高校也開始引進信息化設備，做好了前期的準備工作，已經滿足了技術要求和設備要求。但是需要注意的是，各個高校之間由于沒有較好的聯系，獨立性較強，高校分屬于不同的系統，在構建信息資源共享模式的過程中，很容易出現溝通不夠到位的情況，會影響實際構建的效果。針對這種情況，需要不斷加強信息資源共享模式的頂層設計。首先，從國家層面來說，政府和教育部門需要意識到高校信息資源共享模式的重要性，意識到其擁有資源調控和節約作用，因此可以為高校信息資源共享模式構建工作制訂較為科學的方案，便于高校更好地協調各項工作內容，及時解決構建工作過程中的難題。其次，高校需要主動開展信息資源共享模式的構建工作，全面建立信息檔案的分級保管制度，從檔案信息的實際情況出發，按照檔案保管和利用的情況，設置科學合理的分級權限，為不同的人群提供不同程度的開放權限。

3.4? ?建立高校檔案信息服務管理中心

高校在構建信息資源共享模式的過程中，需要從實際情況出發，建立起科學合理的管理系統，為用戶提供更加優質、高效的服務。高校需要建立完善的檔案信息服務管理中心平臺，從用戶的實際需求出發，有針對性地實現信息共享。一般情況下，教師、科研人員和學生在檔案信息需求方面存在很大的不同。高校檔案管理平臺需要結合用戶的特征，推薦一些切實合理的內容，推進不同等級資料庫的良好運行。同時，高校需要積極建立起良好的用戶信息反饋系統，全面征集用戶的意見和建議，從而更好地改進和優化自身的工作內容和實施過程。用戶意見有利于高校信息資源共享模式的構建工作朝著更加科學、完善的方向發展，為用戶提供更好的服務。

3.5? ?提升檔案管理人員的綜合素養

高校在開展檔案管理工作的過程中，需要大量高素質的檔案管理人員，才能切實推進各項工作有序開展。很多高校在構建信息資源共享模式的過程中，檔案管理人員主要由一些學校的教師擔任，缺乏專業的檔案管理人員，在專業性知識方面也存在不足，無法有效滿足高校檔案管理工作的需求。高校需要不斷聘請專業的檔案管理人員，從實際工作需求出發，設定相應的人才選拔標準，并以此作為重要根據，開展人才招聘工作，重點考核人才的專業知識能力和職業道德素養，同時還需要不斷提升這些人才的實際工作能力，保證真正走上工作崗位的檔案管理人員能夠完善現階段的檔案信息共享管理結構，強化檔案管理工作的實施效果。同時，高校需要定期開展培訓工作，為檔案管理工作人員提供更多的進修和培訓機會，采用分批的形式，力求全面提升檔案管理人員的綜合素養。此外，高校應開設一些檔案管理類課程，促進檔案管理人員不斷加強自身學習，充分掌握各項管理工作的重點，為強化信息資源共享模式的構建效果奠定基礎。

4? ? ?結 語

信息資源共享模式在現階段高校檔案管理工作過程中發揮著越來越重要的作用，能夠較好地實現檔案信息資源的優勢最大化，全面推進檔案管理工作順利開展。在實際構建信息資源共享模式的過程中，高校需要采用科學合理的方式和手段，通過充分重視信息資源共享模式的構建工作，不斷完善高校檔案信息管理共享服務體系，加強信息資源共享模式的頂層設計，建立高校檔案信息服務管理中心，以及注重提升檔案信息管理人員的綜合素養。

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