試析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理要點

摘要：在目前形勢下，文書檔案管理工作在辦公室實際工作過程中出現了一些需要解決的問題。文書檔案合理的整理和歸檔是開展辦公室檔案管理工作的重要內容，也是檔案管理工作的基礎工作，對辦公室做好檔案管理具有重要意義。隨著我國各項工作的不斷發展，文書檔案的整理和歸檔變得非常復雜和繁瑣，占據了辦公室檔案管理工作的重要部分。本文首先分析了辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的重要意義，并指出了目前存在的有關問題，制定了有效的解決對策，希望可以使辦公室文書檔案管理工作獲得更大的進步。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；收集和歸檔

社會工作中，辦公室文書檔案管理工作具有重要的意義，因此要求檔案管理相關人員重視文書檔案的整理和歸檔工作，并制定有效制度和措施改善檔案管理工作質量，提高文書檔案工作效率，使文書檔案管理工作發揮出更大的作用[1]。本文對目前辦公室文書檔案收集和歸檔工作進行了相應的分析，指出了其中存在的不足和問題，并提出了相關的解決對策，希望能夠為更好的開展文書檔案管理工作提供有益的參考，從而促進檔案管理工作的進步。

1辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的重要意義

當前形勢下，做好辦公室文書檔案收集和歸檔的重要意義主要有下面幾點：首先，機關事業單位中文書檔案收集和歸檔工作是重要工作部分，因此為了提升機關事業單位檔案管理效率，必須做好檔案收集和歸檔管理，因此要加以重視；其次，單位做好文書檔案的收集和歸檔，可以很好的記錄單位自身發展過程。比如，有單位在發展過程中積累了很多文件和材料，通過開展文書檔案收集和歸檔，對文件進行了規范的整理，有利于單位在進行考核評價工作時，可以方便的調取相關數據資料，從而做好客觀公正的評價考核[2]；第三，做好辦公室文書檔案收集和歸檔，可以讓單位決策人員全面了解單位自身經濟狀況，所以必須重視其工作內容。

2辦公室文書檔案收集和歸檔中出現的問題

2.1材料收集不完善

辦公室在開展文書檔案收集和歸檔過程中，普遍出現的問題是收集材料不完善，在很多資料的整理和歸檔中，很多資料都沒有得到檔案管理人員的記錄，因此影響了檔案整理和收集，也影響了檔案管理準確性。針對這個問題，需要高度重視，只有這樣才能完成檔案收集和歸檔的相關要求[3]。另外，還存在文件材料流向其他部門的情況，這樣也會導致材料的收集不完善，因此要求檔案管理相關工作人員在實際工作中需要保證材料收集的完整和全面，從而使文書檔案材料收集更好的滿足任務要求。同時，某些兼職檔案管理人員在對文書檔案收集整理中，沒有很高的責任心投入工作，這些行為都會導致不能完整的收集材料[4]。

2.2檔案管理人員專業素質需要提升

辦公室文書檔案收集和歸檔工作開展中，檔案管理相關人員自身素質比較低也會影響到工作正常進行。某些檔案管理人員在進行文書檔案整理中，由于缺乏管理意識，沒有著重管理好紅頭文件，因此文件歸檔整理質量受到很大影響，這就要求在檔案管理工作中做好重視[5]。其次，某些檔案管理人員沒有很高的責任感，也會對檔案管理質量造成很大影響，由于一些檔案管理人員沒有掌握先進檔案管理技術，在辦公室文書檔案收集和整理中沒有核查好資料真實與否，因此導致收集的材料沒有可信度。因此要求機關單位在開展檔案管理工作中采取有效措施，增強辦公室文檔材料整理水平，從而滿足上級對檔案管理工作的要求。

2.3材料收集工作沒有做好

目前的情況是，文書檔案在辦公室的收集和歸檔中，材料收集工作沒有做好，因此整體的檔案管理質量就受到了影響。主要表現為檔案管理人員沒有足夠管理意識，對文書檔案的整理沒有遵循相應的管理流程和規范。比如，某些檔案管理人員在具體工作中對文件材料不進行規范放置，會導致材料丟失。針對這種情況，機關單位在開展檔案管理相關工作中，需要做好全過程的監管，并制定檔案管理人員行為規范，制定相應的管理條例，從而確保做好文書檔案管理工作[6]。并且，在文件材料整理過程中，還存在文件資料不全面、沒有連續性、缺少單位公章等情況，這些都對文件使用性造成了困擾，所以需要高度重視。

3改進辦公室文書檔案收集和歸檔工作的相關措施

3.1完善文書檔案管理系統

要做好辦公室文書檔案的整理和歸檔，就要制定完善的文書檔案管理系統，并在管理系統中對于歸檔過程存在的問題制定相應管理制度，使檔案管理人員在具體工作中嚴格依據管理制度開展工作，確保文書檔案管理的有效性。同時，在完善文書檔案管理系統工作中，要明確不同部門職能，然后劃定歸檔范圍，這樣才能更好的開展文書檔案收集和歸檔。此外，在文書檔案管理系統中也要引入不同部門考核制度，這樣可以激勵檔案管理人員更加努力的工作，提升工作能力，指導檔案管理人員時刻牢記自己的職責，糾正不規范行為，從而獲得更高的管理水平。

3.2開展檔案管理人員專業技能培訓

工作過程中，既要完善文書檔案管理系統，也要積極培訓檔案管理人員專業技能和素質。一是，相關機關單位主管領導在日常管理工作中，需要定期開展針對檔案管理人員的專業技能培訓，在培訓活動中使相關人員增強責任感和使命感，更好的投入到文書檔案管理工作中，增強工作的整體效率。二是，由于辦公室開展文書檔案收集和歸檔，需要引入很多的兼職人員緩解工作的壓力，因此機關單位要在工作中對兼職檔案管理人員進行培訓工作，使兼職工作人員具有很高的專業技能，避免影響到工作正常開展。三是，在培訓過程中，相關組織人員要開會使檔案管理人員清楚歸檔范圍、文件整理質量等，增強對檔案的管理水平[7]。

3.3開展檔案宣傳工作

積極開展檔案宣傳工作，也是辦公室做好文書檔案收集和規范的重要一環。為了做好這個工作，需要做到以下幾點：一是，機關單位在實際工作中要做好簡報編制和檔案整理，增強檔案管理工作的宣傳，使檔案管理人員提高做好文書檔案管理的意識，激發工作的熱情和活力，起到文書檔案宣傳的作用；二是，為了使文書檔案宣傳工作更好的推廣，相關領導要積極運用信息化技術和平臺增強宣傳力度，從而對檔案管理人員進行規范，并按時核實檔案的真實性，避免文書檔案收集中材料與事實不符的情況出現，增強文書檔案的實用性。三是，檔案宣傳工作中加強文書檔案作用的普及知識是非常重要的，需要加強重視。文書檔案宣傳工作是一項重要的工作，必須積極進行落實，做好宣傳可以激發檔案管理人員的熱情和工作積極性。

結語：

綜上，辦公室傳統文書檔案收集和歸檔過程中，出現了很多不足之處，比如管理人員不重視，材料收集不全面，材料使用性不高等問題。為了使文書檔案管理工作發揮出應有的作用，機關單位需要在研究目前問題的基礎上，開展檔案宣傳工作，完善檔案管理系統，制定檔案管理制度，積極培訓檔案管理人員專業技能，從而更好的解決辦公室文書檔案管理中出現的問題，促進檔案管理工作的進步和發展。

參考文獻：

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[3]曾霞.醫院檔案收集與歸檔工作中的問題與對策[J].辦公室業務，2014，25（19）：69-69.

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[6]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015（22）：70.

[7]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016（5）：194.

作者簡介：季春梅（1972.2-），漢，女，遼寧丹東人，本科，館員，研究方向：檔案管理。