計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用研究

王 燁(陜西國防工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 西安 710300)

引言:人類文明的發(fā)展中，相關(guān)的信息文化特色都是人們通過長期的生活實(shí)踐所得出的現(xiàn)實(shí)理論，而歷史長河的進(jìn)程中，由人類活動(dòng)而構(gòu)建出帶有人類自身特征的社會(huì)也就此形成。在長期的歷史發(fā)展中，語言已不能對(duì)相關(guān)得出的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行全面的記錄和概述，為此，先祖?zhèn)冮_始創(chuàng)造文字和進(jìn)行記錄的紙張，而其內(nèi)容也在后期的社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中起著至關(guān)重要的作用。但隨著社會(huì)聯(lián)系不在受到時(shí)間、空間的限制，人們的交流互動(dòng)也在現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用和普及，且在市場經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)程中，采用信息技術(shù)對(duì)以往大量文字內(nèi)容和信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的信息管理、保存和傳輸。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義

當(dāng)前，社會(huì)的進(jìn)程發(fā)展處于信息化時(shí)代，而在時(shí)代發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也是信息化實(shí)現(xiàn)和呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)介質(zhì)的重要載體;也因?yàn)槠渚哂械南嚓P(guān)的功能特征，計(jì)算機(jī)技術(shù)也被廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的工作開展。在傳統(tǒng)檔案信息管理中，紙質(zhì)媒介的信息資料保管在數(shù)據(jù)大爆炸的當(dāng)代社會(huì)中，其相關(guān)的管理應(yīng)用模式和理念也不能適應(yīng)社會(huì)整體的發(fā)展;即傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理是在通過消耗大量人力、物力、財(cái)力的過程中，以紙質(zhì)為記載媒介，進(jìn)行信息的記錄、分類、歸檔、保存和查閱，在全球化經(jīng)濟(jì)統(tǒng)一中，不同地區(qū)的文化、社會(huì)特征、風(fēng)俗習(xí)慣等也在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用中，使人們的事業(yè)得到擴(kuò)展。而傳統(tǒng)的檔案信息管理和傳播在社會(huì)群眾的現(xiàn)實(shí)需求中已不能對(duì)不同需求的群體進(jìn)行需求滿足。由此，計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的必然趨勢和重要生產(chǎn)力的改革方向［1］。

在將檔案管理人員傳統(tǒng)的管理意識(shí)和理念的提升職工，通過提高其管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能力，也是傳統(tǒng)與現(xiàn)代科技相結(jié)合而提升的管理技術(shù)創(chuàng)新方式。而在傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代信息化處理的綜合應(yīng)用中，我國由于計(jì)算機(jī)技術(shù)研究起步較晚，多數(shù)地區(qū)的檔案管理還是以實(shí)體的紙質(zhì)檔案管理為主。而這樣的管理形式也使得我國多數(shù)檔案資料的保管和使用壽命存在時(shí)間限制。數(shù)據(jù)信息技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，也使得我國在大量的檔案信息文件的保存和管理中，相關(guān)的管理效率、工作進(jìn)度、信息處理等日常業(yè)務(wù)開展能在計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合應(yīng)用中，將管理人員和時(shí)代技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)實(shí)意義上的體系接軌。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作中的問題

當(dāng)前，國內(nèi)的檔案管理發(fā)展階段在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)計(jì)算的應(yīng)用輔助下，已有了突破性的成就。在將信息檔案從原有的紙質(zhì)文件向電子文檔信息的過渡中，高效信息化的業(yè)務(wù)工作方式也在節(jié)省人力、物力、財(cái)力里，因相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用而帶來的不足和缺陷，也使得相關(guān)工作人員的工作進(jìn)度和效率受到制約［2］。首先，就是相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理的操作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)操作知識(shí)和技能掌握。在檔案管理的工作開展中，其工作內(nèi)容進(jìn)程對(duì)相關(guān)工作人員的技術(shù)要求較高，同時(shí)在計(jì)算機(jī)技術(shù)全面把握時(shí)，也要注意檔案管理理論知識(shí)和業(yè)務(wù)范圍的管理水平和職業(yè)素質(zhì)。但在目前的社會(huì)發(fā)展中，各個(gè)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)人在計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理功能上進(jìn)行重視和關(guān)注，在對(duì)檔案管理忽視或不了解的狀態(tài)下，使得相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才流失、檔案管理制度體制不明確、計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)停滯不前等問題出現(xiàn)。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用措施

計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，由于以上應(yīng)用意識(shí)和觀念的不足，造成的計(jì)算機(jī)計(jì)算在檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用存在相應(yīng)問題。為此，在社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的全球化過程中，我們?nèi)粘＝邮盏降男畔⒁矎膫鹘y(tǒng)傳遞向現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，而在計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理應(yīng)用中，我們也要注意以下幾個(gè)方面:

3．1轉(zhuǎn)變管理層的檔案管理觀念及革新相關(guān)管理模式。在文章開頭我們就說到檔案管理的根源在于人類長期生活實(shí)踐的過程中，對(duì)相關(guān)總結(jié)出的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行記錄、歸類、保管。隨著人類文明的社會(huì)進(jìn)程的不斷發(fā)展，其進(jìn)行信息資料保存的檔案形式也出現(xiàn)變化，即信息的記錄、分類、保管、閱覽方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中，轉(zhuǎn)為了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化資料管理模式。在其儲(chǔ)存介質(zhì)出現(xiàn)變化的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用也對(duì)人們實(shí)際生活和工作的高效化、便捷化的信息提取需求進(jìn)行了現(xiàn)實(shí)滿足。為此，在相關(guān)的檔案管理過程中，存在的領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識(shí)不明、認(rèn)知不足的情況，相關(guān)人員也要在社會(huì)腳步的發(fā)展進(jìn)程中，通過多種渠道有效的認(rèn)識(shí)和了解到其檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用是社會(huì)發(fā)展過程中的必然趨勢。

3．2加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理進(jìn)程中，進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理的工作人員為實(shí)際內(nèi)容開展的操作者。其實(shí)際的專業(yè)知識(shí)、操作技能的綜合素質(zhì)水平也是直接影響整體檔案管理進(jìn)行信息收集、歸類、保存、查閱等相關(guān)流程關(guān)鍵所在。為此，在相關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升中，企業(yè)管理層就要對(duì)其開展定時(shí)、不定時(shí)的崗位職能和技術(shù)培訓(xùn)，在開展的檔案管理制度知識(shí)講座的過程里，使其對(duì)自身開展的業(yè)務(wù)工作在有全面認(rèn)識(shí)的過程中，遵循實(shí)際的檔案信息管理規(guī)章制度時(shí)，能在結(jié)合自身所學(xué)專業(yè)知識(shí)和理論實(shí)踐對(duì)現(xiàn)有進(jìn)行的管理模式進(jìn)行調(diào)整和意見提出;也是有效提升管理工作效率和質(zhì)量重要環(huán)節(jié)。

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用，對(duì)社會(huì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展進(jìn)程中的檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化都有重大意義。在實(shí)際技術(shù)應(yīng)用技術(shù)的不斷研究和創(chuàng)新過程中，通過思維意識(shí)的轉(zhuǎn)變，相關(guān)信息技術(shù)也在檔案管理應(yīng)用領(lǐng)域得到普及和重視，在健全相應(yīng)的監(jiān)督管理制度機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和操作技能的有效提升，也是總體提升我國檔案管理水平和技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。