燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用研究

史英

摘要隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的信息技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)，已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，因此在進(jìn)行燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中也應(yīng)該建立信息化平臺(tái)才能夠提高檔案管理的水平和效率，本文主要圍繞燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)及應(yīng)用展開(kāi)分析論述，首先介紹燃?xì)馄髽I(yè)進(jìn)行檔案信息平臺(tái)建設(shè)的重要作用，然后分析燃?xì)馄髽I(yè)做好檔案信息平臺(tái)建設(shè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞燃?xì)馄髽I(yè) 檔案管理 信息平臺(tái)建設(shè) 有效途徑

隨著我國(guó)進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)融入到了各行各業(yè)中的發(fā)展，尤其是推進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展速度、提高了工作效率，因此在燃?xì)馄髽I(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也應(yīng)該進(jìn)行信息平臺(tái)的建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率和質(zhì)量的提升。因此，燃?xì)馄髽I(yè)應(yīng)該進(jìn)一步尋求開(kāi)展檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的有效途徑。

一、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的重要作用

首先，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子檔案的全程監(jiān)測(cè)。由于電子檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中要求非常嚴(yán)格，而且需要借助于各種信息技術(shù)，才能夠提高管理的效率。另外，為了保證電子文件的安全性，需要建立相關(guān)的平臺(tái)對(duì)過(guò)程進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)，避免出現(xiàn)任意篡改的現(xiàn)象，通過(guò)建立管理平臺(tái)能夠?qū)n案信息進(jìn)行一次性的采集并且完成終身使用的功能。

其次，有利于對(duì)電子文件進(jìn)行集中的管理。由于檔案管理過(guò)程當(dāng)中涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)，只有加強(qiáng)管理并且實(shí)行集成化管理，才能夠提高管理的效率和質(zhì)量。比如在對(duì)歸檔時(shí)檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)已經(jīng)設(shè)計(jì)好的內(nèi)容進(jìn)行整理和歸檔或者是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份編制，這樣就使得檔案管理的流程更加科學(xué)，保證了檔案信息工作的效率。

最后，能夠滿(mǎn)足人們的需求，提高工作服務(wù)水平。檔案信息的管理主要是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和布置，另外也便利企業(yè)的信息查詢(xún)。所以說(shuō)通過(guò)建立檔案管理信息平臺(tái)能夠更加便捷的查詢(xún)企業(yè)的相關(guān)資源，減少了人員的消耗，提高了燃?xì)馄髽I(yè)的工作效率，也提高了服務(wù)水平，進(jìn)而保證企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。

二、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的有效途徑

第一，要樹(shù)立科學(xué)正確的目標(biāo)。之所以要開(kāi)展燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管理，因此，要將檔案進(jìn)行橫向和縱向的服務(wù)的融合，同時(shí)需要建立一個(gè)對(duì)外的數(shù)據(jù)接口，企業(yè)在進(jìn)行管理時(shí)，可以通過(guò)0A辦公系統(tǒng)、GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，從而將各種檔案信息導(dǎo)入到檔案信息管理平臺(tái)當(dāng)中。

第二，要結(jié)合燃?xì)獾臉I(yè)務(wù)范圍來(lái)建立檔案信息查詢(xún)中心。燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理的信息平臺(tái)涉及到信息管理和文件查詢(xún)兩個(gè)重要職能，因此應(yīng)該建立兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能夠保證企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的集體管理和數(shù)據(jù)的共享，也便于對(duì)各種文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的查詢(xún)。

第三，要建立一支高素質(zhì)的信息平臺(tái)管理人員。檔案管理信息平臺(tái)的運(yùn)行需要專(zhuān)業(yè)人員來(lái)給予維護(hù)，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，尤其是能夠掌握住計(jì)算機(jī)操作的基本技能，才能夠滿(mǎn)足檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)有職能和功能所在，推進(jìn)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)。

第四，燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。—要認(rèn)真組織落實(shí)，在制定科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)之后，應(yīng)該針對(duì)于燃?xì)馄髽I(yè)的具體情況，來(lái)制定檔案管理的有效措施，并且能夠?qū)n案信息管理與其他業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合在一起。因此燃?xì)馄髽I(yè)需要采用0A的辦公方式，同時(shí)采用兩期的實(shí)施方案。一期的建設(shè)目標(biāo)是將檔案管理信息平臺(tái)和OA辦公平臺(tái)進(jìn)行有效的對(duì)接，二期是能夠?qū)⒁呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理和GIS系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，全面的實(shí)現(xiàn)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)。二要形成合力對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行有效應(yīng)用。檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)主要是為了提高工作效率，便于查詢(xún)各種結(jié)果，因此應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的應(yīng)有作用，能夠?qū)Ω鞣N資源進(jìn)行共享并且將信息網(wǎng)絡(luò)化、信息化，便于人們進(jìn)行查詢(xún)。

第五，燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理平臺(tái)建設(shè)的注意事項(xiàng)。首先應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于企業(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)需要具有一定的根據(jù)，并且要完成相關(guān)的職能，在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中必須要明確統(tǒng)一的工作方式，通過(guò)建立檔案信息操作的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)能夠確保工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行操作，避免造成檔案管理信息平臺(tái)的紊亂。其次要成立專(zhuān)門(mén)的組織機(jī)構(gòu)。由于燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)是一個(gè)綜合性的工作，應(yīng)該建立相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)，成立專(zhuān)門(mén)的工作小組來(lái)統(tǒng)一協(xié)調(diào)建設(shè)信息平臺(tái)。最后要在實(shí)施過(guò)程進(jìn)行全面的督導(dǎo)和檢查，信息平臺(tái)的建設(shè)并不是一蹴而就的，應(yīng)該充分的利用管理信息平臺(tái)的各種職能，可以設(shè)計(jì)管理信息平臺(tái)的說(shuō)明書(shū)，為檔案管理平臺(tái)的建設(shè)提供一些方向性的指導(dǎo)。

三、結(jié)語(yǔ)

在燃?xì)馄髽I(yè)中通過(guò)推進(jìn)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案電子文件的監(jiān)測(cè)和集成的管理，并且能夠提高服務(wù)水平和工作效率，為企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益奠定良好的基礎(chǔ)。通過(guò)推進(jìn)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)能夠使得檔案管理更加具有真實(shí)性、時(shí)效性和實(shí)用性。