信息化技術(shù)在機(jī)構(gòu)編制管理工作中的應(yīng)用

孫 鵬

（棲霞市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，山東 棲霞 265300）

1 機(jī)構(gòu)編制管理工作的主要內(nèi)容

機(jī)構(gòu)編制管理是指針對(duì)行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)管理，主要涉及職能職位的配置、機(jī)關(guān)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作人員數(shù)量裁定、工作人員結(jié)構(gòu)管理等。機(jī)構(gòu)編制管理從屬于行政管理，但是常規(guī)行政管理存在較大的差異，首先，其管理內(nèi)容和目標(biāo)具有較高的宏觀特性，管理對(duì)象所涉及的單位類型較多；其次，管理工作的復(fù)雜性以及綜合性相對(duì)較強(qiáng)，在具體機(jī)構(gòu)編制管理過程中需要對(duì)特定機(jī)關(guān)的工作特性以及人事需求財(cái)務(wù)工作等進(jìn)行十分全面的了解和調(diào)查[1]。

2 機(jī)構(gòu)編制管理工作對(duì)信息化技術(shù)的主要需求及價(jià)值

2.1 基本需求

2.1.1 安全性需求

機(jī)構(gòu)編制工作由于其覆蓋面相對(duì)較廣，在實(shí)際工作中會(huì)涉及所有職能范圍內(nèi)各級(jí)行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)與人員編制工作，因此，在工作過程中必然會(huì)收集大量詳實(shí)的行政事業(yè)單位信息以及人員信息，此類信息雖然不要求做高度保密，但是信息泄露后會(huì)對(duì)相關(guān)人員或單位的工作造成潛在的負(fù)面影響，同時(shí)信息遺失也有可能會(huì)對(duì)常規(guī)工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生一定的阻礙。而信息化技術(shù)的引入能夠大幅提升信息傳遞的可靠性，較大程度地避免信息遺失，從而保證該工作過程中對(duì)于信息安全性保障的基本需求。

2.1.2 信息溝通需求

信息溝通是機(jī)構(gòu)編制管理工作中較為突出的一項(xiàng)需求，由于機(jī)構(gòu)編制工作所涉及的對(duì)象均為其他機(jī)構(gòu)和單位，機(jī)構(gòu)單位之間的信息交換通常缺乏較為統(tǒng)一的信息化處理平臺(tái)。因此，信息共享和溝通質(zhì)量相對(duì)較差，例如機(jī)構(gòu)編制工作中常涉及組織關(guān)系管理、財(cái)政撥款分配、組織人員也只能需求調(diào)查等內(nèi)容，非網(wǎng)絡(luò)化信息溝通會(huì)對(duì)此類工作造成一定阻礙，這也是傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制工作中較為典型的工作效率障礙性因素。因此，引入信息化溝通技術(shù)是機(jī)構(gòu)編制工作效率提升的一個(gè)重要需求。

2.1.3 決策支持需求

機(jī)構(gòu)編制管理工作中常涉及對(duì)具體目標(biāo)單位基礎(chǔ)信息的分析和調(diào)查工作，此類工作過程中需要對(duì)目標(biāo)單位的職位需求、人事狀態(tài)、財(cái)政資金分配條件等因素進(jìn)行綜合性的分析，在傳統(tǒng)的決策工作中紙質(zhì)類統(tǒng)計(jì)信息的比例較高，這一定程度上限制了決策分析工作的效率。而在信息化技術(shù)的支持下，統(tǒng)計(jì)信息能夠以更直觀和靈活的方式進(jìn)行展示，同時(shí)借助信息化工具軟件，也能夠?qū)ο鄳?yīng)統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行更快速深度挖掘和對(duì)比深度挖掘和對(duì)比，因此，機(jī)構(gòu)編制管理對(duì)于信息化分析技術(shù)的需求相對(duì)較高。

2.1.4 靈活性需求

系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)用戶需求的變化，如機(jī)構(gòu)變化、處理流程改變、管理模式改變、崗位改變、統(tǒng)計(jì)分析方式及報(bào)表格式變化等。由于機(jī)構(gòu)編制管理工作所涉及的管理對(duì)象具有較高的差異性，具體編制結(jié)果和內(nèi)容發(fā)布時(shí)可能需要針對(duì)具體單位的具體需求提供個(gè)性化的內(nèi)容服務(wù)，這一服務(wù)就需要依賴靈活度較高的信息化系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行更快速的轉(zhuǎn)換，機(jī)構(gòu)編制管理工作對(duì)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)換技術(shù)也有一定需求。

2.2 機(jī)構(gòu)編制管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用的核心價(jià)值

2.2.1 資源復(fù)用性價(jià)值

復(fù)用性是信息化技術(shù)較為突出的技術(shù)特性，其主要體現(xiàn)在操作的可復(fù)用性以及作業(yè)的可復(fù)用性兩個(gè)方面。其中，操作的可復(fù)用性是指針對(duì)同一個(gè)操作動(dòng)作的應(yīng)用可以就用信息化技術(shù)簡(jiǎn)化為單次或者少數(shù)幾次操作，降低人為操作的頻繁性、酷造性，提升工作效率的同時(shí)，也為相應(yīng)工作人員節(jié)約更多的時(shí)間，用于開展更具創(chuàng)造性的工作內(nèi)容；作業(yè)的可復(fù)用性是指針對(duì)某個(gè)具體實(shí)例的操作對(duì)象和邏輯采用同級(jí)化管理，例如相應(yīng)職能人員在實(shí)際工作中可以使用同一套系統(tǒng)或者功能模塊來(lái)完成工作模式相似但具體內(nèi)容不完全相同的各類事務(wù)，這有利于節(jié)約政務(wù)資源。

2.2.2 業(yè)務(wù)聚合價(jià)值

幾乎所有行政管理工作都存在較強(qiáng)的復(fù)合性，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是實(shí)際工作中存在較為復(fù)雜且關(guān)聯(lián)度相對(duì)較低的工作內(nèi)容，這種工作人員在實(shí)際工作中會(huì)體會(huì)到工作時(shí)序混亂、工作內(nèi)容的邏輯關(guān)系理解困難的問題，信息化管理技術(shù)的引入能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)作業(yè)子系統(tǒng)的宏觀整合，也就是說(shuō)，可以基于信息化系統(tǒng)的嚴(yán)格邏輯特性來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)作業(yè)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.2.3 業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化價(jià)值

信息化技術(shù)對(duì)于機(jī)構(gòu)編制工作業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化的主要貢獻(xiàn)表現(xiàn)為計(jì)算能力的支持、信息規(guī)范化以及信息資源開放化。信息化計(jì)算能力主要用于解決機(jī)構(gòu)編制工作中較為繁復(fù)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及相應(yīng)的分析工作，信息規(guī)范化則有利于提升信息資源整合與分析的總體效率，有效降低分析工作的錯(cuò)誤率，信息資源開放化有利于提升信息收集的有效性，便于破除機(jī)構(gòu)編制管理工作中的交流和溝通障礙問題。

2.2.4 業(yè)務(wù)支撐價(jià)值

信息化技術(shù)對(duì)于機(jī)構(gòu)編制工作的業(yè)務(wù)支撐價(jià)值，更多的體現(xiàn)為信息挖掘和分析功能，廣義上的信息挖掘是指基于海量無(wú)規(guī)則信息，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和統(tǒng)計(jì)分析等方法得出數(shù)據(jù)對(duì)象的內(nèi)在特性，并從中獲取更高層次的知識(shí)以及規(guī)律，在機(jī)構(gòu)編制工作中，上述信息挖掘技術(shù)的應(yīng)用層面并不高，但仍能夠?qū)C(jī)構(gòu)編制工作過程中信息分析和需求研判等提供更科學(xué)的支持[2]。

3 機(jī)構(gòu)編制管理中信息化技術(shù)應(yīng)用的常見問題

3.1 重復(fù)性建設(shè)問題

重復(fù)性建設(shè)是目前我國(guó)絕大多數(shù)行政事業(yè)單位信息化建設(shè)過程中普遍存在的問題，容易造成信息化建設(shè)資源的大量浪費(fèi)，同時(shí)也導(dǎo)致機(jī)構(gòu)內(nèi)部存在一定程度的職能沖突、協(xié)作障礙等。僅就機(jī)構(gòu)編制管理工作部門的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，其中信息化技術(shù)應(yīng)用過程中的重復(fù)性建設(shè)問題主要帶來(lái)了信息化工作流程的缺陷，一方面反復(fù)簡(jiǎn)化和膨脹過程中的功能交叉越來(lái)越多，各責(zé)任崗位之間的業(yè)務(wù)工作流程難以被有效統(tǒng)一，信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較低，另一方面，基于信息化技術(shù)的人員信息統(tǒng)一化管理過程中，各類機(jī)構(gòu)以及人事編制的變動(dòng)工作都需要較多部門或崗位的跨層審批，這在一定程度上增加了機(jī)構(gòu)編制工作鏈條長(zhǎng)度，抑制了工作效率。

3.2 協(xié)同低效問題

結(jié)合我國(guó)機(jī)構(gòu)編制部門信息化改革的現(xiàn)狀來(lái)看，其中信息化技術(shù)平臺(tái)的引入通常是集中在機(jī)構(gòu)編制部門內(nèi)部的，并未能有效地涉及管理對(duì)象，這在一定程度上限制了信息化技術(shù)協(xié)同效能的發(fā)揮。從根本上來(lái)說(shuō)，這一問題主要受兩類因素的影響：（1）機(jī)構(gòu)編制工作所需協(xié)同的關(guān)鍵性部門在面向機(jī)構(gòu)編制部門的信息交換與共享上存在一定消極因素。（2）機(jī)構(gòu)編碼是信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)力度相對(duì)不足，未能有效涉及下級(jí)受管理機(jī)構(gòu)，難以有效發(fā)揮信息化協(xié)同能力。

3.3 功能健壯性不足問題

從信息化系統(tǒng)開發(fā)的角度來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)功能的健壯性主要通過功能模塊的增加來(lái)實(shí)現(xiàn)，而且文章分析中也提到機(jī)構(gòu)編制管理部門在信息化系統(tǒng)建設(shè)的過程中存在較為頻繁的精簡(jiǎn)和再膨脹問題，在這種條件下，信息系統(tǒng)的功能性雖然能夠不斷增加，但各功能模塊之間存在一定的功能交叉，而總體功能仍存在一定程度的缺失，這會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)易用性和兼容性不足最終導(dǎo)致系統(tǒng)功能健壯性發(fā)展效率相對(duì)較低，而且會(huì)造成較大程度的資源浪費(fèi)[3]。

4 機(jī)構(gòu)編制管理中信息化技術(shù)應(yīng)用的改進(jìn)建議

4.1 強(qiáng)化信息化發(fā)展的統(tǒng)籌規(guī)劃

要對(duì)信息資源加以整合，對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使不同的項(xiàng)目彼此響應(yīng)、協(xié)調(diào)、持續(xù)發(fā)展，提高資源利用率和效益。要科學(xué)擺布，使信息化建設(shè)項(xiàng)目與其他工作有機(jī)結(jié)合、互相促進(jìn)。要主動(dòng)向當(dāng)?shù)卣畢R報(bào)機(jī)構(gòu)編制信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、主要項(xiàng)目及其對(duì)政府信息化的重要意義、作用，爭(zhēng)取地方政府更多的支持，以取得更加積極的綜合效應(yīng)。要面向人事干部積極開展宣傳和輔導(dǎo)，使人事干部有能力享用信息化成果。

4.2 強(qiáng)化信息化功能集中度與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效能

在信息化功能集中度強(qiáng)化方面，機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息化建設(shè)責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)機(jī)構(gòu)工作的特征和內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化的調(diào)研和分析，設(shè)置合理的信息化建設(shè)戰(zhàn)略，應(yīng)當(dāng)在最終階段實(shí)現(xiàn)信息化功能資源以及各模塊的高度精簡(jiǎn)性整合。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效能強(qiáng)化方面，應(yīng)重點(diǎn)面對(duì)受管理機(jī)構(gòu)的信息獲取需求等提供一站式服務(wù)或相應(yīng)的ESB通信總線接口，保證相應(yīng)機(jī)構(gòu)能夠通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實(shí)現(xiàn)更快速的信息反饋和獲取。

4.3 以兼容性保障信息化系統(tǒng)的健壯性發(fā)展

信息化系統(tǒng)開發(fā)要具備前瞻性、操作性。上級(jí)推行信息系統(tǒng)應(yīng)統(tǒng)籌考慮先行先試地區(qū)的實(shí)際，避免重復(fù)建設(shè)。建議上級(jí)在開發(fā)設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)工作中，盡可能地統(tǒng)籌考慮先行先試地區(qū)已建成的信息系統(tǒng)，程序能兼容的盡量兼容，數(shù)據(jù)能利用的盡量利用，努力避免人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間上的浪費(fèi)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]青島市編辦.借“互聯(lián)網(wǎng)+”東風(fēng)打造機(jī)構(gòu)編制管理新格局[J].機(jī)構(gòu)與行政，2017（4）：44-45.

[2]嚴(yán)淑貞.我國(guó)電子政務(wù)研究熱點(diǎn)及趨勢(shì)分析[J].數(shù)字化用戶，2017（41）：297.

[3]傅強(qiáng).信息化在機(jī)構(gòu)編制政務(wù)信息公開中的運(yùn)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2017（6）：16-17.