辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

陳慶菊

（新泰市檔案局，山東 新泰 271200）

隨著信息技術的迅速發展，檔案工作也逐漸呈現出信息化、自動化的趨勢。檔案管理自動化將傳統復雜繁瑣的檔案管理流程化繁為簡，極大地提高了醫院檔案管理的效率，促進了醫院檔案管理工作的現代化發展。

1 辦公自動化的概念

所謂辦公自動化，是指通過計算機網絡，利用計算機等技術設備將信息化與辦公室工作相結合，實現信息的自動傳輸、發送、接收與存儲。這樣的方式改變了傳統的工作模式，將傳統的手工歸檔的檔案管理模式轉變為計算機自動化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時增強了醫院檔案的可靠性。

2 辦公自動化的特點

辦公自動化是當今社會各階層需要管理和使用新技術，各部門單位通常辦公室的業務，主要是進行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業務文本，接收外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等。所以采用計算機文字處理技術產生各種文檔，存儲各種文檔，采用其他先進設備，如復印件、傳真機等復制、傳遞文檔，或者利用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公自動化的基本特征。隨著三大核心支柱技術：網絡通信技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，辦公自動化呈現出4個特點：（1）集成化。軟硬件及網絡產品的形成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。（2）智能化。面向日常事務處理，輔助完成智能型勞動，如漢字識別，對公文內容的理解和深層次處理，輔助決策及處理意外等。（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。（4）運用電子數據交換（Electronic Data Interchange，EDI）。通過數據通信網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化（Office Automation，OA）系統和決策型OA系統。

在新時代的檔案管理工作中，辦公自動化將計算機技術、網絡技術等技術融入檔案工作，促進了檔案管理信息化、現代化進程。當前我國檔案部門已經開始普遍運用計算機、網絡技術管理和利用檔案，利用多媒體計算機對文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進行現代化管理，特別是面對日益倍增的檔案數量，檔案部門必須具有先進的現代化管理和服務手段，為檔案的存儲、保管和檔案信息資源的開發利用提供良好條件。新時代，各級國家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計算機網絡技術把檔案進行數字化，在數字化過程中，要加強對數字化工作的投入，保證數字化軟硬件設施使用。同時要加大投入，加快推進數字化進程，早日實現檔案工作信息化、現代化。

3 醫院辦公自動化檔案管理中存在的問題

3.1 保密性文件存在安全隱患

在日益發達的互聯網技術的影響下，對于信息的保密工作是任何一個行業都需要著力解決的問題。醫院檔案管理也需要格外注重文件的保密工作，電子文件缺乏具體的形式，并沒有簽名、字跡和指紋等獨特記號。正因如此，電子文件更容易受到人為因素的影響，容易被篡改，缺乏足夠的保密性。醫院檔案管理不僅涉及醫院的醫療技術信息、醫院科研信息等，而且涉及病人病歷等私人敏感信息。任何一方面的信息泄露都會造成惡劣的影響，特別是病人電子病歷中包含的文字、圖片和檢驗數據等信息，這些信息的泄露會對病人的隱私和醫療安全產生負面影響。

3.2 檔案管理人員素質有待提高

傳統的醫院檔案管理過程中主要依靠人力歸檔的方式來管理和利用檔案，而這些檔案管理人員大多為兼職人員或是非專業人員。他們的學歷較低，知識面較為狹窄，缺乏檔案管理的專業知識，特別是對檔案管理信息化、現代化知識缺乏掌握，這就使得醫院檔案管理工作不盡如人意。檔案管理工作也是專業性較強的工作，不同的檔案在管理的過程中需要用到不同的管理方式、管理技術。非專業人上并不具備這些專業的知識和技能。檔案管理的自動化并不意味著只需要管理人員掌握基本的計算機操作技術，還需要掌握檔案管理的理論知識，這是當前檔案管理人員所欠缺的。

3.3 檔案信息化管理制度不完善

當前醫院檔案管理工作的信息化管理程度并不高，僅僅處于初級階段。一方面是醫院并沒有改變傳統的檔案管理理念，沒有給予檔案管理自動化建設足夠的重視。因此，醫院檔案在管理過程中沒有建立健全的檔案信息化管理制度，有的甚至沒有基本的制度框架。另一方面，醫院在信息化辦公方面投入不足。硬件高施是進行自動化辦公的物質基礎，部分醫院還缺乏充足的硬件設備。此外，醫院在辦公軟件的投入也相對欠缺，特別是對檔案管理的軟件使用更少，有的醫院即便是使用了檔案管理的軟件，但是部分軟件產品的質量不高，影響了檔案管理信息化、現代化的整體水平。

4 辦公自動化環境下做好醫院檔案管理的對策

4.1 強化檔案信息網絡安全管理

網絡系統主要包括硬件、軟件以及存儲的數據材料等方面，其具有安全、可靠和高效的特點。但是醫院檔案中的信息也存在泄露的風險，因此，我們需要對網絡系統中的各個環節進行保護，從而達到信息的安全，保證信息的不被盜取、篡改和破壞。這就要求醫院在檔案管理辦公自動化的過程中對網絡系統中的各個環節進行有效的保護。完善辦公自動化平臺，對醫院的內部網絡進行強化建設，同時制定嚴格的操作流程，保證檔案管理人員能夠依照規章流程辦事，通過以上方式保證信息的安全。

4.2 強化檔案管理人員的建設

在醫院檔案管理自動化的發展過程中，重中之重在于培養一批高素質的管理人才。針對當前醫院檔案管理人才素質較低的現狀，醫院需要強化檔案管理人才的培養。一方面，在醫院檔案管理人員的選取上需要注重專業性，讓專業的人才進入醫療檔案管理工作中，推進醫院檔案管理的現代化發展。另一方面，醫院還需要進一步強化檔案管理人員的培訓。隨著醫療技術的發展，醫院檔案的形式更加多樣、更加復雜，檔案門類也越來越多，已經有單一的文書檔案發展成為文書檔案加科技檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、病歷檔案等多門類檔案的管理。這就要求醫院強化檔案管理人員的培訓，讓檔案管理人員的知識得到不斷更新，素質不斷提高，以適應新時期檔案工作的需求。

4.3 完善檔案信息化管理制度

為進一步推動醫院檔案管理的自動化，醫院需要完善檔案信息化、現代化管理制度，建立規范化、標準化的檔案管理制度。為確保醫院檔案管理實現信息化、現代化，醫院需要科學地制定檔案管理信息化、現代化標準和制度，制定出一整套系統的、統一的、科學的管理標準和制度。如電子文件歸檔管理制度、數字檔案查詢利用制度、數字化機房管理制度、設備管理制度、數字信息安全管理制度、數字檔案鑒定銷毀制度、數字檔案管理人員管理制度、數字資源管理制度、突發事件管理制度、檔案數字化工作制度、數字檔案異地備份制度等。在基礎工作上，醫院檔案管理包括收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統計和利用等主要流程，要對這些基礎工作也要制定一整套管理制度，通過這些制度管理和利用好實體檔案對醫院歸檔材料的手續、表述等方面進行嚴格把關，科學地管理醫院檔案。此外，醫院還需對文件的處理進行統一的規定，形成統一的格式規范。只有建立起規范化、標準化的檔案管理制度，才能保證實現新時代檔案管理工作信息化、現代化。

總之，醫院檔案管理工作是一項系統性工作，需要高度重視，強化醫院檔案信息網絡安全管理，加強檔案管理人員的技能培訓，完善檔案信息化管理制度，不斷提高醫院檔案管理辦公自動化、信息化、現代化工作水平，才能更好地為醫院發展服務。