淺談信息化時代下完善檔案管理的措施

由于當前社會進入大數據時代，使得檔案管理工作具備了更加先進的管理技術，導致工作方式也發生了一些變化，因此要想提高檔案管理的工作效率和質量，就要完善檔案管理的工作理念，改革檔案管理的工作方式，將檔案管理工作在信息化背景下的價值盡可能的發揮出來。而目前的檔案管理信息化建設依然存在著一些問題，使信息化管理價值無法有效發揮，為了解決這個問題，本文分析了大數據時代檔案管理信息化價值、現狀以及措施 。

1 檔案管理信息化的價值及原則

1.1 檔案管理信息化的價值

近年來，隨著我國經濟和科技的快速發展，社會信息化的程度也不斷提高，因此檔案管理的信息化改革也是迫在眉睫。對于查詢檔案來說，信息化的查閱速度會更快、更準確，這樣在節約時間的同時，也會提高工作人員的效率，比如有人想查詢多年前的資料，就可以在檔案管理的軟件上搜索相關內容。綜上所述，信息化可以讓更多的人快速高效的查詢檔案，使檔案的價值實現最大化。

1.2 檔案管理信息化的原則

在新時期下，檔案管理工作需要遵循一些基本原則，這樣才能更加高效的完成檔案整理、歸類編號、建檔歸檔等工作，最終實現檔案檢索的迅速和高效。第一，要遵循文件的形成規律，《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》中所規定的標準，連同長期以來檔案管理工作中形成的某些習慣做法，再加上自動化辦公對電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規律。只有在整理歸檔文件時遵循文件的形成規律，才能保障檔案記錄的有序性和完整性，才能方便日后的檢索和利用。第二，區分信息材料的價值，只有對信息檔案的價值進行區分，然后采取不同的保管方式，才能提高日后查詢歸檔材料的準確性。第三，遵循文檔一體化的管理要求，在當前信息化時代下，文書工作和檔案工作有效地結合起來，紙質文件和電子文件的整理要求都要考慮到，才能實現檔案管理的高效率和高質量，而文檔一體化管理正是實現這一目標的最佳路徑。第四，電子文件和紙質文件必須保持一致，在二者并行的情況下，保證它們的協調統一是整理檔案文件必須面對的問題。不但要規劃好公文處理和檔案管理工作，還要根據實際情況，確定整理時是以哪種類型的文檔為主，然后再選擇方法去整理，如此才能實現兩者的統一。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 信息資源的整合缺乏長遠規劃

目前我國檔案管理雖然可以說初步實現了信息化建設，但是信息資源的整合缺乏長遠的規 劃，導致無法充分利用信息資源。在當前大數據背景下，相關工作人員需要合理規劃檔案管理工作，利用信息化技術實現信息資源的高效整合。

2.2 數據的異構性

當前我國已經進入到了信息化的時代，越來越多的單位和企業習慣使用計算機在網絡數據庫中查詢資料，極大地提高了相關的工作人員效率，但是同時檔案管理人員卻面臨著很大的挑戰，即數據的異構性，因為在信息資料存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進行分類儲存，而數據異構性就會影響到檔案管理人員的工作效率，進而阻礙我國檔案的信息化建設。

2.3 檔案管理制度不完善

目前，檔案管理制度的不完善也是信息化過程中的問題之一。制度不完善會導致檔案管理工作出現混亂，如果電子檔案的整理、歸檔、存儲、借閱等一系列工作不規范，就會使得檔案信息的使用價值受到極大影響。檔案管理工作中還普遍存在相關人員忽視檔案的建檔和存檔，導致許多檔案無法及時甚至由于材料丟失而根本找不到。因此在檔案管理過程中，一定要積極構建電子文件歸檔管理制度、移交制度、維護制度，電子檔案利用、鑒定、保密等制度。

2.4 檔案管理人員素質偏低，檢索效率較低

由于當前社會忽視了檔案管理工作，使得大多管理人員的錄用聘用不規范，甚至為了解決高層次人才配偶的工作而將其聘用為檔案管理人員，因此檔案管理人員不具備專業技能成為普遍現象，而在信息化時代，檔案管理不只是簡單的整理信息資源、編號和歸檔，而是具有了更高的要求，如果檔案工作人員無法滿足信息化對檔案管理工作帶來的新要求，檔案信息就不能實現高效的利用。

目前檔案管理工作中的檢索主要人工檢索和計算機檢索兩種方式，雖然計算機跟人工檢索相比優勢更大，更加省時高效，但是不代表人工檢索就不重要;而且，硬件投入的匱乏以及計算機檢索軟件的不足，不能充分發揮其巨大的優勢。另外，由于檔案部門對信息開發的投入和重視程度都不足，往往使得開發出來的產品水平較低，導致檔案的檢索無法實現省時高效，不能充分發揮信息化的作用。

3 檔案管理信息化建設問題的解決措施

在新時期信息化背景下的檔案管理工作存在的問題，使得檔案管理工作無法正常有效的運行，不利于發揮信息化在檔案工作中的作用。為了解決上述問題，筆者提出幾點措施建議。

3.1 提高檔案管理人員的專業水平

由于當前檔案管理工作人員的聘用很不規范，把關很不嚴格，導致檔案管理人員的專業素質普遍偏低，工作效率和質量也一直處于較低狀態，因此，一定要提高管理人員的錄用標準，明確聘用要滿足的專業條件，嚴把質量關。另外，相關部門還需要加大信息化的投入，加強檔案管理人員的培訓與教育，比如經常舉辦一些信息化技能專業培訓，提升管理人員的業務能力和管理技能，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的效率和質量。除此之外，還應該加強檔案管理人員的安全教育，要著重考察其政治信仰和工作作風，充分發揮管理人員的主觀能動性，從而推動檔案管理工作健康有序的發展。

3.2 完善檔案管理制度

科學合理的檔案管理制度才能符合其自身的情況和檔案的管理要求，才能保證檔案管理工作的有序開展和高效運行。提高管理制度的可操作性，制定詳細的檔案管理流程，完善檔案管理制度必須要規范檔案管理中的每一個環節，例如信息的收集、借閱、存檔和保密等，制定明確詳細的管理流程，提高可操作性。檔案管理制度的制定一定要符合實際，每個單位的檔案管理都有其特殊性，不能一概而論，比如學校可以結合實自身的際情況來構建綜合性數字檔案 室，實現集中統一與管理，從而使數字化檔案管理工作的需求得以滿足。除此之外，還應該積極構建出完善的單位檔案信息化管理制度，這樣才能更好地搜集、整理、歸檔和查詢電子檔案，保障檔案管理的高效性。

3.3 創新檔案管理信息化機制和服務水平

新時期，信息化是推動檔案管理工作發展的有效武器，而檔案管理信息化也是促進信息管理系統完善必不可少的一環。當前我國檔案管理制度要與時俱進，根據實際的情況主動積極尋找方式方法去改變和創新，這樣才能使檔案管理得到更好的發展。除了要創新檔案管理信息化的機制，還要創新其服務水平。要創新檔案信息化服務才能符合新時期的要求，例如可以開通網上檢索功能來共享信息資源，同時還可以提高資源的利用率。另外，也應該構建電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以上傳自己的電子文檔，也可以下載自己所需要的文檔。在實際的檔案管理中，要創新其工作職能，也就是用開放的檔案共享代替封閉的檔案管理。 如此，才能真正實現檔案管理的高效省時。

4 結語

綜上所述，在大數據時代的背景下，檔案管理信息化建設是應運而生的產物，檔案管理工作也面臨著全新的挑戰與要求，而保證檔案管理工作效率和質量的關鍵在于如何有效促進檔案管理信息化建設。除此之外，還要創新管理思維，運用高科技來處理檔案管理工作，使其向國際化檔案管理標準發展。

作者簡介

薛盼峰（1987-），男，漢族，山西省河津市，本科，研究方向：檔案管理。