智慧校園環(huán)境下檔案利用的探究

鄭映妹

【摘要】信息技術(shù)的快速發(fā)展有效推動了智慧校園環(huán)境電子檔案工作的開展。文章以技師學(xué)院為例，針對智慧校園環(huán)境下檔案利用的現(xiàn)狀進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析，并在此基礎(chǔ)上采取一套針對性的具體措施，充分發(fā)揮智慧校園環(huán)境下檔案的利用。

【關(guān)鍵詞】智慧校園環(huán)境；檔案利用；概況；具體措施

現(xiàn)階段智慧校園環(huán)境下的檔案利用是檔案管理工作的核心，在技師學(xué)院教學(xué)活動與學(xué)院發(fā)展中發(fā)揮了積極的作用，對提高教學(xué)工作質(zhì)量與行政管理效率有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。盡管目前智慧校園環(huán)境下檔案利用的發(fā)展勢頭良好，我國政府有關(guān)部門還給予了政策和資金上的支持，使得信息化和網(wǎng)絡(luò)化趨勢與教學(xué)活動、行政管理較好地結(jié)合，但是受傳統(tǒng)教學(xué)理念和落后管理模式的限制，智慧校園環(huán)境下的檔案利用還未真正推廣，在日常教學(xué)活動與行政管理中還未得到充分發(fā)揮。因此，探究智慧校園環(huán)境下檔案利用需要了解其基本狀況、特點(diǎn)、現(xiàn)狀、優(yōu)點(diǎn)和存在的問題，這樣才能為后續(xù)提出和落實(shí)有效措施打下良好的基礎(chǔ)。本文從智慧校園環(huán)境下檔案利用的概況出發(fā)，對當(dāng)前技師學(xué)院智慧校園環(huán)境下檔案利用的具體措施進(jìn)行分析和研究。

一、智慧校園環(huán)境下檔案的概況

（一）智慧校園環(huán)境下檔案類目

為了更好地研究技師學(xué)院智慧校園環(huán)境下的檔案利用，首先，了解技師學(xué)院綜合檔案室歸檔檔案類目是非常重要的。技師學(xué)院有著周期性的正常教學(xué)周和假期特點(diǎn)，從工作角度與資料屬性上分為教學(xué)類檔案和行政類檔案。教學(xué)類檔案以學(xué)年度為單位，每學(xué)年第一學(xué)期初移交前一學(xué)年的教學(xué)檔案（共兩個學(xué)期所形成的教學(xué)材料）；行政類檔案以年度為單位，次年三月份移交前年行政類檔案。教學(xué)類檔案涵蓋畢業(yè)生學(xué)籍卡、教學(xué)計劃、實(shí)習(xí)計劃、教師教案、教師授課工作量表、課表等等。行政類檔案涵蓋技師學(xué)院發(fā)文、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、大事記，各類花名冊、國際國內(nèi)交流合作、合同與競賽、招標(biāo)材料、各項(xiàng)重大活動形成的材料、校園網(wǎng)站OA辦公系統(tǒng)辦結(jié)的電子件等等。隨著技師學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生和教師的人數(shù)越來越多，業(yè)務(wù)范疇在不斷擴(kuò)大，工作中形成的電子件與紙件材料不斷增加，檔案管理工作也不斷復(fù)雜化。如果每年這些材料無缺漏、齊全地移交學(xué)院綜合檔案室歸檔，那么學(xué)院綜合檔案室檔案的覆蓋得以全面化，檔案在教學(xué)和行政管理工作中必定能起到參考和借鑒作用，充分發(fā)揮檔案的利用效用。

（二）智慧校園環(huán)境下檔案利用的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與技師學(xué)院招生規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)階段技師學(xué)院綜合檔案室檔案管理的狀況體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.工作量大，人員少。傳統(tǒng)專業(yè)的改進(jìn)和新型專業(yè)的增加都使得檔案種類增多，無形之中檔案的數(shù)量在大規(guī)模地增加，如果這些檔案沒有及時進(jìn)行整理、分類、立卷、歸檔，檔案的利用必受影響。

2.信息化程度較低，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在保存難度大、查找不方便等缺陷，無法發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用。

3.標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠高，具體表現(xiàn)為沒有嚴(yán)格的制度要求和統(tǒng)一的管理模式，二級學(xué)院、各行政部門與技師學(xué)院綜合檔案室缺乏交流等，不利于檔案管理技術(shù)的提高和檔案利用工作的進(jìn)行。

（三）智慧校園環(huán)境下檔案利用的優(yōu)點(diǎn)

智慧校園環(huán)境下電子檔案的利用有著諸多好處，曾得到研究人員和管理人員的認(rèn)可和支持。

第一，提高管理工作的效率和檔案的利用率，強(qiáng)大的信息處理能力可以很好地解決工作量大和難度大的問題，有效處理傳統(tǒng)檔案管理中統(tǒng)計分類費(fèi)時費(fèi)力、查找時錯誤率高等不足之處，從而縮短檔案檢索時間。

第二，與傳統(tǒng)檔案管理中存儲時間有限、查詢繁瑣、程序復(fù)雜且容易丟失的情況形成鮮明的對比，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案利用效率明顯提高。

第三，電子檔案更容易保存，所需要的存儲條件比較低，取消紙件存儲以及紙件檔案蓋章等歸檔流程工作，增加了庫房的存儲空間，避免了不必要的資源浪費(fèi)。

第四，提高了檔案的安全性和時效性，極大地提高了文件存儲和傳輸?shù)乃俣龋ＷC了檔案運(yùn)用的及時性。

二、智慧校園環(huán)境下檔案利用的具體措施

根據(jù)智慧校園環(huán)境下檔案利用概況，可以得知具體措施需要從全方位、多角度進(jìn)行落實(shí)，才能彌補(bǔ)其中的薄弱環(huán)節(jié)和不足之處。基于對智慧校園環(huán)境下檔案利用的了解，可以根據(jù)智慧校園環(huán)境下檔案利用的發(fā)展趨勢，采取檔案發(fā)展規(guī)劃與適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需求，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和構(gòu)建高效管理平臺等措施，從注意事項(xiàng)等多個方面進(jìn)行分析，積累有用的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，利用好現(xiàn)有的信息交流平臺和可靠的資金與政策，使智慧校園環(huán)境下檔案利用中存在的問題得到有效的解決，保證相關(guān)教學(xué)活動、行政管理工作的順利進(jìn)行。

（一）提高電子文件的可用性

電子文件一般是在一定的數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，主要是以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體中，借助計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理，其存在形式包括文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、程序文件等。在智慧校園環(huán)境下可以使電子文件的可用性得到有效提高，主要包括以下幾個方面。

1.智慧校園環(huán)境下能夠有效提高檔案信息的可識別性，教職工可以根據(jù)自己的需求來準(zhǔn)確查找檔案信息，提高查詢的效率。

2.能夠確保信息傳輸載體的兼容性和完好性，這樣不僅可以提高檔案信息的傳輸效率，而且可以確保檔案信息的完整性，有效提高檔案信息的利用效率。

3.提高存儲體系的可靠性。智慧校園具備一套系統(tǒng)、完善的安全體系，能夠?qū)n案信息給予安全保存，將潛在的安全隱患阻隔在外面，從而提高存儲體系的可靠性。

（二）加強(qiáng)檔案軟件建設(shè)，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)

在智慧校園環(huán)境下，要結(jié)合技師學(xué)院檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，構(gòu)建一套切實(shí)可行的檔案信息管理系統(tǒng)，借助智慧校園網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對學(xué)院綜合檔案室檔案的收集、保管、整理、檢索和利用等工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理一體化。

一是在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)與校園網(wǎng)站OA辦公系統(tǒng)的對接，檔案管理人員對OA上辦結(jié)的電子文件進(jìn)行批量接收、分類、立卷、歸檔。

二是在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)中，考慮為二級學(xué)院、各行政部門設(shè)置端口、權(quán)限，各兼職檔案員上傳各類電子檔案，如電子文件、照片、圖片等數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)無紙化數(shù)字檔案移交。這樣檔案工作的整體水平和工作效率明顯提升，增強(qiáng)檔案利用的時效性，綜合檔案室檔案管理、檔案利用再上新臺階。

（三）加大檔案信息資源利用方式的創(chuàng)新

隨著智慧校園的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，技師學(xué)院檔案管理工作為了更好地服務(wù)于教學(xué)與行政管理工作，需要對檔案信息資源利用方式進(jìn)行一系列的改革與創(chuàng)新，具體需要從以下三個方面著手。

1.學(xué)院綜合檔案室的工作需要在學(xué)院校園網(wǎng)中建立檔案模塊，構(gòu)建檔案信息共享平臺，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、審批設(shè)置等，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

2.在智慧校園環(huán)境下，學(xué)院教職工可以通過校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對檔案的借閱、利用、規(guī)劃，這樣不僅可以提高檔案資料的借閱與歸還的效率，而且可以有效提高檔案信息資源的利用效率。

3.實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，既能夠減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，而且能夠有效提高學(xué)院綜合檔案信息的利用效率，為學(xué)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加大信息化建設(shè)資金投入力度

如今，隨著技師學(xué)院普遍擴(kuò)招，無形之中增加了學(xué)院綜合檔案室管理工作的難度，傳統(tǒng)的人工檔案管理已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展需求。此時就需要嘗試加大信息化建設(shè)資金投入力度，構(gòu)建多元化的檔案資源，這樣既能夠節(jié)省人力資源，而且可以有效提高學(xué)院檔案管理工作效率。同時，智慧校園環(huán)境下的檔案工作還可以把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，將綜合檔案室?guī)旆勘４娴募堎|(zhì)檔案運(yùn)用掃描、拍攝等手段進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)換成圖片、數(shù)字的存儲形式，構(gòu)成有機(jī)的統(tǒng)一體，確保傳統(tǒng)紙件檔案存儲安全，實(shí)現(xiàn)原始紙件檔案數(shù)字化管理，促進(jìn)檔案管理，提高檔案利用效率和質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作無紙化，管理工作上新臺階。

三、總結(jié)

總而言之，智慧校園環(huán)境下檔案利用的探究是切實(shí)有效的，既能在了解智慧校園環(huán)境下檔案利用現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)其中的潛在問題，又能采取有效措施彌補(bǔ)其中的薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，為技師學(xué)院教育事業(yè)的發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。智慧校園環(huán)境下檔案利用還可以滿足教職工對提高教學(xué)水平和創(chuàng)新教學(xué)方式的要求，更好地服務(wù)于技師學(xué)院教學(xué)活動與學(xué)院的發(fā)展，充分發(fā)揮技師學(xué)院綜合檔案室檔案管理的工作效率。

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