淺談匯報類PPT的特點與設計思路

摘要：PPT 作為一款廣為人知的演示文稿制作軟件，其在教育、商務、政府機關等各種場合廣泛應用。不同類型的場合，PPT的設計思路、呈現方式等不盡相同。本文重點圍繞匯報類PPT的特點進行分析，對設計思路和相關注意事項進行探討，以更好地發揮匯報類PPT的作用。

關鍵詞：匯報類PPT，特點，設計思路

隨著互聯網的不斷發展，PPT 在各行各業的匯報中得到了廣泛應用。PPT制作的質量，直接影響到了演講者的發揮和受眾接收信息的程度。因此，如何制作一份高質量的PPT，在規定的時間內高效地、清晰地傳遞給受眾顯得尤為重要。

一、匯報類PPT 的特點

與其他類型的PPT相比，匯報類PPT 有著以下幾個典型的特點：

1.風格以簡潔為主

匯報類PPT其主要的使用場合是在匯報場合中，無論匯報的內容或匯報對象，匯報最終目的是讓在場的觀眾聽得懂看得懂。因此，此類PPT大多數都是以簡潔的風格為主。背景色為藍色、紅色的居多，一部分情況以匯報行業的代表色出現，少有多種顏色的搭配。

2.內容框架清晰

一般情況下，不管是商務匯報，還是政府機關的匯報，匯報的內容結構是相對清晰的。例如在機關里經常出現的現狀分析、主要成績與不足、未來規劃等幾個固定的模塊。不像其他類型的PPT，存在多變的模糊的內容框架。

3.頁面文字較多

通常情況下，當匯報的內容較為重要，且為引用的內容時，大段文字會出現在頁面上。有時，制作PPT 的人不一定是匯報的人，由于匯報人對內容不熟悉，會要求將提示性的文字直接呈現在匯報內容頁上。因此，匯報類PPT 會不可避免的出現一些引用的文字或提示性的文字，使得頁面的文字偏多。

4.圖表出現頻繁

為了給受眾帶來更加直觀具體的印象，通常匯報類的PPT會大量運用圖片來輔助說明匯報的內容，用表格數據來說明發展趨勢。

二、匯報類PPT 設計思路

當前，層出不窮的PPT網站，免費的或者付費的模板，無疑為PPT制作者解決了版面設計這一大難題。但模板始終無法百分之百貼合匯報的主題。設計一份符合匯報主題的PPT，還需要制作者有著清晰的設計思路。

1.梳理內容的邏輯關系

在開始制作PPT前，制作者首先要對匯報的內容進行系統地梳理，整理出內容的整體框架。可以用紙和筆列出提綱，也可以用思維導圖輔助整理出框架。這一方面有利于制作者對匯報內容有系統地深入地了解，另一方面使得PPT 的結構框架更加的清晰有條理。除此之外，每部分內容之間的邏輯關系，比如常見的并列關系，對比關系，循環關系等，也可以通過梳理大概構建出邏輯框架。這樣一來，制作者可以根據梳理出的框架預估幻燈片的數量，頁與頁之間的對應關系等。有些制作者會將梳理好的提綱直接轉化為PPT格式進行制作，有的則是根據提綱進行依次創作。制作時用smartart或者各類PPT 網站上的圖示庫素材以輔助表達這些關系。

2.設計符合主題的版式

根據匯報的主題，設計一個符合主題的版式，包括背景、配色方案、字體等的設計。如今各類PPT 模板下載的網站，無疑為制作者提供了參考價值。但一個精美設計的版式離不開制作者的專業定制。專業的制作者會根據匯報的內容，匯報的行業等因素，設計出一個既貼合主題，又能迎合受眾審美的版式。例如匯報行業若是航空行業，一般會采用飛機或空乘人員等能代表行業特征的圖片元素來作為主題背景。在配色方案上，商務類的近幾年流行商務藍，商務黑等較為沉穩的顏色作為主色調。一些具有鮮明行業特色的，例如環保行業的一般采用綠色為主色調。

3.關注受眾的體驗

PPT最終是呈現給受眾的，受眾的體驗是不能忽略的。因此，制作者除了考慮匯報內容之外，還應該考慮到匯報的對象，既受眾。很多關于制作PPT 的課程中都提到設計的四大原則，源自于美國Robin Williams在《寫給大家看的設計書》里提到的“對比、重復、對齊、親密性”。這四個原則，運用到PPT 中，都是非常符合受眾閱讀習慣和審美心理的。因此，在制作PPT 時，很有必要站在受眾的角度，用受眾的眼光去安放每一段文字，每一張圖片及每一份圖表。

三、幾點注意事項

1. 運用適當適量的動畫

適當適時適度的動畫極其重要。一方面可以緩解受眾對于靜態畫面的審美疲勞，另一方面可以輔助匯報者更好地演示其內容。比如說在匯報數量增長時，一般會用從下方飛入的動畫，以輔助說明增長的動作。但是過于復雜的動畫，一方面會讓受眾覺得眼花繚亂，有種喧賓奪主的感覺，另一方面，由于匯報時間有限，更易耽誤匯報時間，影響匯報進度。

2.提前了解匯報者的演講習慣

有時，PPT 制作者和匯報者不一定是同一個人。當匯報者另有其人時，制作者有必要了解匯報者的演講習慣，比如關鍵點是逐一呈現在頁面上還是全部出現，是否需要背景音樂烘托氣氛等。提前掌握這些習慣，在設計和制作時都可以少走不少彎路。

3.提前了解匯報場地的設備狀況

匯報場地的設備狀況會直接影響PPT 的呈現效果。如果用高級版本的軟件制作PPT，在一臺低配版的設備上播放，那么呈現效果將會大打折扣。因此，制作者需要考慮PPT 保存格式的兼容問題及字體嵌入的問題，以確保PPT 在會場能正常呈現。此外，匯報場地的投影屏幕尺寸，是另外一個需要考慮的因素。目前PPT最為常見的兩個尺寸為16：9 和 4：3。如果制作者用16：9的尺寸制作PPT，在4：3 的屏幕上原有的扁平化效果就無法很好的呈現。相反4：3 的尺寸投放在16：9的屏幕上，屏幕兩側會出現黑邊。也許在現場可以進行臨時的尺寸修改，但仍無法避免原尺寸頁面上的一些元素在改后發生變化。因此，應盡可能避免發生這種情況。

參考文獻：

[1]黃錦程.匯報型PPT制作規范[J]信息通信，2017（7）：265-267

[2]李君.匯報型PPT的設計與制作[J]電腦開發與應用，2012（12）：44-46

[3]Robin Williams.寫給大家看的設計書[M].北京： 人民郵電出版社，2009.

作者簡介：

林玫貝（1990年11月—），性別：女，民族：漢族，職稱：研究實習員，學歷：碩士研究生，研究方向：成人教育，單位：上海海關學院。