企業文書檔案管理現代化存在的問題及對策

陳楠

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-229-01

摘要 隨著時代的飛速發展，各行各業都開始探索新型的管理方式，使得企業能夠適應社會的發展。文書檔案管理工作已經成為企業單位所面臨的重要問題，文書檔案的整理工作是對經營工作的梳理，能夠方便內部的管理，對企業單位的發展具有十分重要的意義。本文首先分析了當下企業文書檔案管理現代化中存在的問題，然后就現存的問題進行反思，探索新的符合時代發展要求的新型管理工作，以供相關工作人員參考。

關鍵詞 現代化 文書檔案管理 問題與對策

信息化社會的到來使得各行各業都在進行信息化轉型。使得文書檔案的作用不能夠徹底發揮，因此企業要就現存的問題采取一些改進辦法，加快文書檔案管理的現代化轉型，從而更好為企業服務，為社會的發展做出貢獻。

一、企業文書檔案管理現代化中存在的問題

（一）管理力度不足

企業在日常經營管理工作中對文書檔案的管理工作認識不充分，管理力度不足。但是從長遠的角度來看，文書檔案的管理對企業單位的可持續發展是十分重要的。因此，忽視文書檔案管理的企業，管理制度的實施受到了很大的限制，這對企業的發展極其不利。出現此問題的原因有兩點：1.文書檔案管理者的工作意識十分淺薄，工作效率低下，時常出現管理方面的錯誤；2.企業單位領導只追求利益的最大化，對檔案管理不重視，忽視檔案管理工作的升級改造，使得檔案管理工作跟不上企業的發展速度。

（二）數字檔案館利用率低

從目前情況看來，各個企業的數字檔案館已經初具規模，各個企業的數字檔案館的完善程度也是參差不齊，并且人們對數字檔案館的認同率較低，大部分職工對數字檔案館的了解程度也僅僅停留在“聽說”上面，并不清楚其有哪些功能優勢，在日常的工作中也不會利用數字檔案館查閱檔案信息，使得企業的數字檔案館并沒有發揮其真正的作用，降低了企業的整體管理水平。因此，企業應加大數字檔案館的宣傳力度，提高數字檔案館的利用率，使其能夠充分發揮自身的價值。

（三）涉密檔案數字化存在安全風險

與紙質檔案不同的是，電子檔案不具備原始性特征，即電子檔案以計算機為依托，其檔案被篡改時毫無痕跡，這就造成了檔案信息的存在一定的安全風險。同時，電子檔案還具有易復制性和傳播j生，這可能造成涉密信息泄露，被其他人利用。因此為了保證電子檔案的真實可靠，必須采取—定的手段和措施。

二、提升企業文書檔案管理現代化的幾點對策

（一）建立健全文書檔案管理理制度

企業要根據是國家檔案專業部門頒布的檔案管理規范化指導文件建立健全本企業的文書檔案管理制度，可以從以下幾點開展：1.構建文書檔案管理機構，確定文書檔案的管理方向，落實相關管理人員職責，統籌文書檔案建設工作，協調文書檔案管理部門與企業各部門之間運作的溝通；2.制定現代化的員工績效考評機制，激發員工工作積極性、創造性以及工作熱情，從而全身心的投入到檔案管理工作中來，使得檔案管理工作的效率和質量都能夠得到保證。

（二）加大數字檔案館宣傳力度

數字檔案館是企業實現檔案管理現代化的標志。數字檔案館的服務活動是以用戶為中心，能夠及時幫助用戶尋找所需要的資源和信息，解決用戶的實際需要，能夠很大程度上提升檔案資源的利用率。因此，企業應加大數字檔案館的宣傳力度，培養員工的數字化意識，改善員工的查詢檔案的方式，提高網絡查詢、借閱率，使得數字檔案館能夠充分的發揮其效用，更好的為企業服務，從而整體提升企業文書檔案管理水平，為企業現代化管理奠定基礎。

（三）做好文書檔案安全保密措施

要切實做好企業單位的檔案安全保密工作，避免信息泄露造成不必要的損失。存有企業重要檔案的機房要設立門禁系統，并對其實時監控，只有上級領導及負責機房管理負責人有權進入，其余人員必須經過批準后方能進入，從而有效的控制電子檔案貯存場所的接觸人數，一旦發現檔案信息泄露，能夠更容易追查可能的外泄人員。并且檔案管理人員要將電子檔案定期的進行異地備份，即當電子檔案貯存場所及貯存媒體被火災、地震等外力破壞，造成檔案信息內容無法讀取或者辨識時，可以從第二替代地點取得備份資料，以恢復正常的工作。因此企業在進行文書檔案管理現代化過程要切實做好安全保密措施，防止信息丟失泄露為企業帶來嚴重的后果。

三、結語

在信息、科技高速發展的今天，信息資源的競爭是企業之間的核心競爭，加強文書檔案管理的現代化建設，這是提升自身競爭力的必要手段。從目前情況來看，企業在實現文書檔案管理現代化進程中還存在很多的問題，應就現存的問題進行反思，探索新的符合時代發展要求的新型管理模式，不斷優化企業內部的信息資源，促進企業管理能力的提高，從而實現可持續發展。