淺談質量體系認證中的標準化檔案工作

葛玉霞

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-223-02

摘要 電力企業通過ISO質量體系認證，有助于企業信譽度的提升，且可進一步保障產品質量，不需要在重復檢測上浪費較多的人力物力資源。通過ISO質量體系認證代表了企業具有較高的質量管理水平，達到質量認證目標，有必要做好檔案管理這一基礎性的管理工作，推動檔案管理工作的標準化發展。為此，本次研究從ISO質量體系的概念介紹入手，對認證過程中的檔案收集與注意事項進行了系統分析，以供參考。

關鍵詞 質量體系 檔案管理 標準化

ISO9000系列標準源于上個世紀美國所發布的質量大綱，當時主要用作軍方采購，后期伴隨著經濟的發展，各國質量體系認證也逐漸發展起來，時至今日，ISO已經成為了目前世界范圍內應用最為廣泛的標準。在我國加入WTO后，為實現與世界質量標準的對接，順應世界經濟環境，有必要加強質量體系認證工作。在該背景下，電力企業也應該推動檔案工作的標準化發展，以管理質量提高自身在市場中的競爭優勢，以推動自身的可持續發展。

一、ISO質量體系概念

ISO質量體系是為提高質量而建設的綜合體，其認證內容針對質量管理全過程。質量體系認證需要滿足工作流程清晰，文件記錄明確等標準，確保在后期質量檢查中有相應的參照依據。電力企業在ISO質量體系認證中，有必要切實落實標準化的檔案管理工作。國家企業檔案管理相關規定中明確指出，企業檔案為其在各種生產經營活動中形成全部資料性文件的綜合，是對企業發展有一定利用價值的多種記錄。由此可認為，ISO質量體系認證也可當做是企業檔案，要切實保障質量體系認證工作的有效開展，就應該貫徹落實檔案工作，要通過質量體系與檔案工作兩者間的相互協同作用，為企業的發展提供可靠的資料支持，以實現消除技術壁壘，推動標準化發展的目的。

二、ISO質量體系認證中的標準化檔案工作

標準化管理是提升檔案管理質量的先決條件，ISO質量體系認證是質量管理的統一標準，對企業整體管理質量的提升有較大的促進作用，兩者間存在緊密聯系，故在質量認證中有必要做好標準化檔案工作，就具體工作的開展來看，主要可從以下幾方面入手。

（一）檔案形成中的標準化管理

檔案的前身是資料性文件，檔案與文件間存在相互依存的關系。在文件形成檔案的過程中，必須加強標準化管理工作，確保材料的精確性與完整性。檔案的標準化管理，有必要從起點即文件入手，做好材料把關工作。首先要統一電力企業各個部門所形成文件的格式與質量，一般可按照《國家電網公文處理辦法》形成統一標準，對書寫的材料應該確保字跡清晰，并對使用顏色進行控制，對辦公用紙進行規范化管理，以制度方式對材料的形成過程進行規范。同時，需要做好檔案的鑒定工作，在立卷過程中，有必要以統一的標準對檔案的質量加以審核，對案卷完整性以及客觀性進行評估，確保其滿足入庫保管標準，以便于后期管理與利用。

（二）檔案分類中的標準化管理

檔案分類工作是檔案管理的核心內容之一，是實現整個檔案管理標準化發展的重要基礎，故在分類歸檔的過程中，有必要嚴格按照《歸檔文件整理規則》做好分類工作，確保歸檔文件間存在一定聯系，并形成可識別編碼，確保檔案分類的整理的系統性。就電力企業來看，火電廠、水電站以及供電企業都需要結合專業性質，對分類原則進行確定，對分類方法與類目加以合理控制，以實現對檔案的集中化管理。分類過程中，應該做到標準、分類、編號、上架以及檢索的統一，確保分類后檔案間具備一定的聯系。在此基礎上，應該為整理編目、存儲、排架、統計、鑒定以及檢索標準的制定打下基礎，要合理利用信息化設備實現檔案的電子歸檔與自動化管理，要合理利用設定程序完成分類工作，確保分類過程的標準化。

（三）檔案管理軟件的標準化

結合目前檔案管理工作的發展需求，有必要推動檔案管理工作的信息化發展，要利用既有資源，加強對統一化檔案管理軟件的開發工作，并接入專用檔案管理數據庫。應該充分利用既有掃描設備，以更為便捷的方式將紙質文件轉化為電子檔案，并生成對應的二維碼，要充分利用過程管理理念，完成對標準化檔案管理軟件的開發。應該注意數據結構的整體效應，確保軟件系統具有較強的兼容性，為檔案歸檔、移交以及保管工作的有效開展給以可靠的基礎保障。在軟件開發的過程中，要充分吸納檔案收集前端與后期管理人員的意見，進而有目的、有計劃的加強軟件開發工作。要整合基礎資料管理、技術文件管理、投產達標文件管理以及綜合檔案管理等功能，促進管理軟件的一體化、標準化發展，以確保后期檔案的有效利用。

（四）檔案管理程序的標準化

檔案管理程序的標準化并非僅僅指卷宗質量，更為重要的是有關檔案管理全部制度的標準化。電力企業各部門所形成的檔案文件雖然有著較大區別，但在管理方面仍然較多共同通點，故建立統一的標準化程序是切實可行的。在管理標準制定的過程中，應該充分參照國家所發布的相關條例。就如檔案整理來看，首先應該建立起質量標準。而對于歸檔，則需要從歸檔時間、范圍以及程序進行控制。要通過檔案整理、鑒定、保管、檢索以及利用過程的標準化程序建設為基礎，推動檔案管理的標準化發展。

三、標準化檔案工作中需要注意的問題

（一）加強檔案管理工作體系建設

要推動檔案管理工作的標準化發展，有必要加強內部管理體系建設，要從質量標準化控制人手，基于整個管理過程，加強過程化管理。以ISO9000“24過程方法”為基礎，可從檔案管理策劃、實施、監測以及改進四個環節人手，構建標準化的檔案管理流程。在流程建設完畢的基礎上，還需要進一步加強對檔案管理人員責任與權限的合理分配，確保其能夠嚴格根據所指定管理辦法落實自身工作，杜絕出現傳統管理模式下權責不清，相互推諉的問題。此外，仍然需要以《檔案法》為基礎，做到依法治檔，以此提高檔案管理的標準化水平。

（二）加強對檔案管理人員的培訓

要保障檔案管理質量，有必要提高相關人員的職業能力與職業素養，應該堅持“以人為本”，開展具有針對勝的崗位培訓工作。培訓工作應該從理論與實踐兩方面進行，在提高其檔案管理能力的同時，還需要確保其具有較強的信息技術應用能力，確保其能夠適應現代化檔案管理的需求。同時，還應該加強價值觀培養工作，確保檔案管理人員能夠形成與企業文化相符合的意識形態。此外，有必要將培訓考核結果與崗位履職考核納入績效管理體系中，以切實調動檔案管理人員的主管能動性。

（三）加強標準化檔案的開發與利用

在促進檔案管理標準化發展的基礎上，還有必要加強標準化檔案的開發與利用工作，要將標準化管理的檔案合理應用于生產活動及各項決策活動中，盡可能體現出在后期檔案開發與利用方面標準化管理所體現出的優勢，一方面切實發揮出電力企業檔案的價值，另一方面驅動內部不斷優化檔案管理過程，確保內部檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，按照各個階段不同的管理規范，實現可持續的標準化發展。

四、結語

綜上所述，在國內社會經濟不斷發展的背景下，電力企業要利用質量體系認證，做好檔案標準化管理工作。電力企業應該充分參考質量管理標準，基于國家檔案管理的原則，促進檔案管理工作全過程的規范化發展。另外，在規范化管理的過程中，有必要加強體系建設，并做好檔案管理人員的培訓工作，同時落實好檔案的開發與利用，切實調動企業內部人員參與檔案管理工作的主觀能動性，發揮出標準化檔案管理工作對企業發展的促進作用。