信息化背景下水電站文書檔案管理工作的創新

李芳

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-206-02

摘要 信息化時代下，文書檔案管理工作不再僅限于傳統的紙質管理模式，也逐漸開始了信息化的建設與發展，因而，本文首先對文書檔案的信息化管理優勢加以分析及闡述，進而以水電站為例，探討信息化背景下文書檔案管理工作的創新方法及創新策略。

關鍵詞 信息化 文書檔案 水電站

在企業運行過程中，文書檔案管理工作極為重要，是企業發展歷程的重要載體，也是客觀現象、問題、領導、決策的客觀體現，可為后續的工作提供重要的借鑒、參考及信息支撐。隨著水電站覆蓋范圍及建設規模的不斷擴大，傳統紙質檔案管理模式已經無法滿足文書檔案管理的需求，因而可探討文書檔案管理的信息化發展方向。

一、文書檔案信息化管理的優勢

信息時代下，人們信息傳遞及生產生活方式發生轉變，信息技術已經融入到工作與生活中的方方面面。在文書檔案管理工作中，信息技術的應用，可以為文書檔案提供良好的管理環境，提高文書檔案管理的效率與質量，并保證文書檔案的完整性。信息技術所搭建的平臺可便于實現對于文書檔案的集中化與統一化管理，可基于管理平臺實現文書檔案從收集、存儲、處理到提取的全部過程的有效管理，通過平臺實現全部文書檔案的流轉與嚴格控制，并統一記錄操作時間，跟蹤記錄全部工作流程與修改痕跡，確保數據信息的有據可查。比如，企業可通過自動化辦公系統進行文書檔案的收發，并對接文書檔案管理平臺，實現檔案存儲、處理、歸檔與提取等操作，這種全過程的管理方法，有效提高了文書檔案管理效率，并保證檔案信息的完整性。

在信息時代，網絡渠道成為信息傳遞的空間與平臺，完成文書檔案的收集之后，可利用信息技術及網絡設備進行隨時提取與利用，并便于信息交流與資源共享，這些都是傳統文書檔案管理所無法實現的。文書檔案的信息化管理，使文書檔案管理效率及利用率大大提升。基于此，企業需對文書檔案信息化管理工作的重要性有充分認知，并不斷強化自身理念建設，革新管理思想。

二、信息化背景下水電站文書檔案管理方法

（一）搭建文件檔案管理平臺

水電站可搭建文件檔案管理平臺，便于實現對于文件檔案的高效管理及資源共享。文件檔案的管理工作，其最終目標在于充分挖掘文件檔案信息的價值，為日后的工作提供參考或指導等，可利用信息技術，整合原始檔案內容，收集文件檔案信息，并以圖像、文本、表格、畫面等形式加以呈現，是一種文件數字化的過程，便于實現快速傳播，提高文件檔案的自身價值。例如，某水電站采用東軟智能檔案管理系統，實現對文書檔案從收集、存儲、管理到應用的全過程管理，并具備文件處理、文件歸檔、檔案管理及檔案提取等功能，可建立檔案庫，并進行錄入數據信息、文件移交、文件歸檔、文件打印、在線提取、檔案加密及檔案銷毀等功能操作，以計算機技術及信息技術的高效處理能力為支撐，實現對于文件檔案的信息化管理。

基于文書檔案管理的實際要求，可創建文書檔案的加工模塊，對文件檔案進行初步加工，比如創建文件模板等，以便于文書檔案收集的規范性與標準性，為接下來的文書檔案管理及應用提供便利。文書檔案的存儲系統，可創建數據庫，進行預歸檔及檔案管理。將具備保存價值的文書檔案進行預歸檔，確保文件的真實性與完整性，進而對這些預歸檔的文件檔案進行統一的分類、整合與管理。比如，水電站文書檔案可按照存儲形式劃分為紙質檔案、電子檔案及實物檔案；或按照工作類型將文書檔案劃分為黨建工作檔案、行政管理檔案、經營管理檔案、生產技術檔案、財務審計檔案、人事檔案、安全生產檔案、技術研發檔案、項目建沒檔案、設備設施檔案及扶貧工作檔案等。在文件檔案管理中，保證文件檔案的標準性與規范性，對每一個大類加以細分，可起到有序管理、高效管理的重要作用。

（二）實現文書檔案同步管理

文書檔案管理系統，需以網絡平臺加以整合，搭建信息化管理平臺，可管理掃描文件及電子文件，可實現信息瀏覽及原始檔案下載及打印等操作，減少紙質檔案管理及閱覽時需要消耗的時間成本，檔案管理質量有所提升，并便于通過網絡平臺實現資源與信息的共享。

在這一過程中，需明確文書檔案管理的重要性，對文書檔案管理予以充分重視，并將其作為企業現代化發展與信息化建設的重要環節，強化在文書檔案信息化管理方面的投入，包括硬件設備及信息軟件的建設。檔案管理部門需充分考量文書檔案管理的實際情況，與辦公自動化系統及信息化管理工作充分結合，為管理平臺的搭建提供建議及意見。

文書檔案管理工作需體現同步性優勢，實時收集水電站的生產經營過程中所產生的文書檔案，判斷文書檔案的價值，并對其中有價值的信息加以處理及保存，對更新迭代的文書檔案也需要及時更新，以避免檔案信息的陳舊。在信息化時代，水電站在開展信息化文書檔案的管理工作時，需對數字檔案格式加以定期更新，以避免檔案系統升級所帶來的格式不兼容問題，避免由于數據無法讀取而造成的文書檔案損失。

為實現文書檔案的信息化同步管理，需要強化檔案管理人員的素質與能力，可以對檔案管理部門進行專業培訓，提高其專業能力與職業素養，確保檔案管理人員充分掌握OA系統、檔案系統、信息系統的有效操作，在實際的文書檔案管理工作中，保證文書檔案及數據信息的規范化與標準化管理。

（三）強化文書檔案安全管理

水電站文書檔案的信息化管理，需明確網絡時代信息安全隱患的這一弊端，并采取有效措施強化安全管理，保障信息安全。比如，可通過隔離內外網以保障信息安全，在水電站局域網及外網之間，設置物理安全隔離層，比如采用SU-GAP隔離網閘技術，或物理隔離卡，更加經濟有效地保障文書檔案管理安全性。或通過路由器隔離局域網及外網，以路由器實現全部lP的屏蔽，進而基于IP的訪問權限，有選擇地對某些特定IP加以放行，使之進入信息管理平臺，以路由器對訪問IP加以過濾，以起到限制訪問權限、保障數據安全的作用；或可采用防火墻實現網絡防護，過濾數據、限制訪問、記錄信息、檢測攻擊及風險示警，只要完成對于路由器的合理設置，即可避免本機數據在外來指令或攻擊下被篡改，以保障網絡數據安全。

可采用數字證書認證方法，基于不同訪問層級，對文書檔案管理平臺的訪問加以不同限制。某水電站的組織層級包括總經理、副總經理、總經理工作部、檔案室，以及監理部門、黨群部門、財務部門、管理部門、安監部門、生產部門等，在限制訪問層級時，可通過對用戶身份的校驗，限制用戶訪問層級，比如某些加密文件檔案只有高級管理層方可訪問，則訪問權限的限制主要針對普通員工及管理人員。另外，可針對書電站文書檔案的保密及檢索系統加以設計，對文書檔案進行分類的同時，針對不同類型的文書檔案進行不同層級的加密，比如水電站的技術文件及財務信息十分重要，需強化對于這兩類文件的加密管理，限制文書檔案的訪問權限。

三、結語

水電站決策層及管理層需充分明確文書檔案信息化管理的重要性，將其作為重點工作，并加大對于文書檔案管理的投入，強化硬件建設，搭建系統平臺，推進文書檔案的同步管理，并強化系統安全管理，以確保冰電站文書檔案管理的規范性、高效性及安全性。