秘書在企業中的角色定位

余俊創

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-300-01

摘要 辦公室作為一個綜合管理部門，工作內容包羅萬象，紛繁復雜。在企業的正?；顒又?，辦公室發揮著無法替代的作用，隨著經濟發展和社會進步，辦公室承擔的工作也越來越多，越來越復雜，要想公司工作順利，首要的是要辦公室能有良好的職能，落實好辦公室的各項職能，離不開秘書這個崗位，而要想做好秘書崗位，需要對秘書這一角色有明確的認識。

關鍵詞 秘書 上司 角色

在工作中準確定位，扮演好其角色，充分認識在工作中起的作用，這都是秘書認識自我、提高工作效率、更好地為上司服務的前提和基礎。秘書演好角色、定好位置，能夠正確處理好與上司、與同事、與組織之間的關系，可以有效緩解或化解在工作中產生的矛盾、沖突，更好地落實上司交辦的各項工作，完成辦公室的各項工作任務。

從事這一職業的秘書，需要認清位置，定位好角色。秘書本質的角色定位就是為辦公室、為上司服務。

角色1：助手

在公司中，上司掌握大局，決策全局工作，辦公室工作包羅萬象，大、小事務紛繁復雜，然而在實際上，上司受各方面的影響，不可能也無法做到事事親力親為，這就需要秘書在征得上司同意的情況下，獨立處理常規性、事務性的事務，分擔上司的部分常規事務工作，讓上司把更多的精力放在決策和重要問題處理上。秘書通過日常事務管理、行政事務、接待事務、會議事務、文書檔案事務、寫作事務、協調工作、督查工作以及印信管理等方面，實現上司助手作用。

角色2：協調員

企業正常經營活動中，與上司有關的工作，大都需要通過秘書協調安排。在公司內部，如有來訪接待、安排服務，有會議事務的，有督查落實工作的，有行政事務的，有值班事務管理的，有緊急事務處理的，有其他上司臨時交辦事務等等，這些都需要在上司的授權下開展，在秘書的組織下有序落實工作。在公司外部活動中，如談判，出席各種宴請，組織會議，對外交流等活動，上司需要參與其中，如何保證能夠以良好的形象出席各類活動，需要秘書協調好各種工作、事務，這也代表這公司的形象。由此來看，不管對、對外，秘書始終要保持良好的精神狀態，以得體的禮儀參與好每一項活動。

定位3：信息員

在現代企業中的上司，越來越依賴于信息，依靠信息進行各項決策，沒有信息，就沒有科學的決策，因此，信息工作是秘書工作的重要內容之一。做好各項信息的收集、整理、加工、存儲，每一個流程都需要秘書這個信息員進行耐心，細致的工作。秘書要圍繞上司既定決策目標，收集和處理相關的信息，充分調查研究，廣泛聽取意見或建議，及時準確地向上司反映并協助上司組織和協調各方力量，對各種方案進行反復鑒別、比較，將結果加以分析，并提出有效的建議，匯報上司參考，為上司擬定備選決策方案。

定位4：通信員

秘書在上司與員工之間起著橋梁作用，是確保管理系統健康運行的紐帶，具體體現在：一是上司作出的各項決策、指令需要通過秘書傳達給各部門落實執行；二是各部門的要求、問題、意見等需要通過秘書傳遞給上司：三是組織外部的各項信息需要通過秘書傳遞給上司。秘書要甘于擔任好上司和下屬、上司和外部組織之間的紐帶，能夠密切事務聯系，正是“通信員”這一角色，使上情下達，下情上達，密切上級與下級的關系，也能夠讓上司及時了解公司外部的各類信息，為決策提供必要的信息基礎。

定位5：參謀員

上司的主要精力放在決策和重要問題的處理上，這就決定了上司不可能對所有事務進行一一處理，這時就需要秘書提供參考的建議或者意見。要想提供切實可行的參考建議，要求秘書要熟悉公司的各項業務，了解公司的各項工作流程，充分認識公司的內外關系，并且對上司的管理風格和人事管理有一定的認識。尤其是在遇到復雜情況時，上司不可避免地會向秘書咨詢事務或尋求建議，這時，秘書需要充分認識到上司的真實意圖，再結合實際情況，提供可行方案，以供上司決策，擔當起參謀工作。再有，上司大多在思考全局性問題時，往往會忽略局部和細節，這時，需要秘書可以根據當時實際情況，提出建議、意見供上司參考，提高決策的準確性、可行性和實用性。需要強調秘書要緊記自身的角色定位，只提供建議和意見，并不能替代上司決策，無論上司是否采納建議，秘書都不能影響正常的工作情緒。

擺正自身的位置，正確認識好秘書這一角色，樹立科學的角色意思，才能在不同的時間、地點，準確扮演好不同的角色，才能在復雜的人和事工作中，不迷失自我，才能更好地履行好秘書崗位的工作職責，為企業發展作出一份“普通而平凡”的貢獻。