如何創新和完善企業檔案管理工作

晏湘

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-251-01

摘要 檔案管理是企業內部管理的主要內容之一。然而現階段大部分企業的檔案管理并不完善，存在著諸多問題。本文將主要闡述現階段創新和完善企業檔案管理工作的具體方法和措施。

關鍵詞 檔案管理 企業 創新 完善

隨著時代的進步，檔案工作越來越受到重視。檔案管理作為新時期企業管理的重要內容，如何提升企業檔案管理工作已經成為企業長久發展的重要因素。

一、企業檔案管理工作存在問題

（一）忽視檔案管理工作

在國內，很多企業的領導高層都存在輕視檔案管理工作的情況，完全意識不到檔案管理工作的重要性。甚至個別企業沒有設立檔案管理部門。將檔案管理工作交付于其他部門兼管。進而阻礙了企業檔案管理工作的有效開展，同時嚴重影響了企業的發展。此外，上級領導的不重視也影響了下屬員工的工作態度。很大程度上降低了檔案管理人員的工作積極性，對待工作的態度逐漸消極，經常性敷衍工作，缺乏認真的工作態度和良好的責任心。

（二）管理方法老舊

部分企業的檔案管理工作仍選用傳統的管理方法。沿用人工登記、人工分類和紙質檔案保存的管理方式。這種管理方法與現階段的企業發展趨勢嚴重不符。在實際應用時，使用檔案、查詢檔案的效率極低，且浪費了大量的物資和人力。容易出現檔案丟失，檔案破損的情況。

（三）基礎設施設備不足

受企業高層輕視檔案管理工作的影響，企業對于檔案管理工作的資金投入嚴重不足。檔案管理工作的維系需要一定的資金支持，日常就存在一定的經費開銷。隨著檔案管理朝向信息化方向發展，檔案管理應具備現代化的辦公設備，獨立安靜的工作環境。而資金投入不足導致檔案管理部門無法增添相關的設施設備，降低了檔案管理的工作效率。

（四）管理制度存在缺陷

檔案管理工作與企業的各各部門都有著不可分割的緊密聯系，工作對接的機會較多。但我國企業內關于檔案管理的管理制度存在一定程度的缺陷，各部門的管理條例大不相同，導致檔案工作人員在開展工作時無所適從。

（五）從業人員素質不高

部分企業的檔案管理部門缺乏專業的人員，且不具備專業的理論知識。對于檔案管理工作的具體方法、工作流程等均不熟悉，無法滿足崗位的工作需求，經常性出現一些常見問題，影響檔案管理的工作效率。

二、創新檔案管理工作的措施

（一）創新檔案管理制度

創新并健全檔案管理制度能夠有效解決檔案管理工作中存在的問題，將公司各部門的管理條例與檔案管理的管理制度進行調整，掃清開展工作的阻礙。建立責任機制，將責任落實至部門和個人。提高工作人員的工作積極性，強化責任意識。從而提高企業的檔案管理工作效率。

（二）創新檔案管理方式企業應積極創新檔案管理工作的管理方式，充分發揮信息技術的功能特點，建立企業內部統一便捷的信息化檔案管理平臺。從而改善企業檔案管理工作現狀，保證檔案信息的有效性、完整性。從而大幅度提高工作效率，促進企業發展。

（三）創新人員培訓模式

人員綜合素質的提升是實現檔案管理信息化的基礎，企業應建立一支高水平的檔案管理人員隊伍。企業可定期為員工組織培訓課程，培養員工的工作技能，強化服務意識和責任心。培訓講師可由外部聘請專業的檔案管理講師進行講解，負責檔案管理的高層負責人也應參與培訓。從而全面提升企業檔案人員的業務素質，提升檔案管理水平工作和質量。

三、完善檔案管理工作的建議

（一）提高重視程度

完善企業檔案管理工作首先應提高企業高層對檔案管理的重視程度，進一步提升企業高層對檔案管理工作具有的認知成都，充分了解檔案管理工作的重要性。同時把檔案管理工作納入企業長遠規劃，并制定一名分管領導負責檔案管理。

（二）加大資金投入

促進檔案管理科學、健康發展，必然要加大資金投入。為檔案管理部門配備專用的辦公設備，為檔案管理部門設置獨立的辦公場所，從而創造良好的辦公條件和工作環境。同時根據需要購入專用的檔案管理軟件，建立企業的檔案數據庫，最大限度的提升工作效率。

（三）重視檔案安全

安全問題是檔案管理的重中之重。在檔案管理的發展過程中，檔案資料的安全問題必須高度重視。要做好相關防護工作，防止檔案丟失、破損，確保檔案安全。

四、結語

總而言之，檔案管理工作的整體水平是新時代背景下影響企業長久發展和綜合實力的重要因素。解決現階段企業內存在的相關問題，應積極變革管理方式，提高企業高層的重視程度。加大資金投入，完善基礎辦公設備的建設。健全管理制度，解決工作中存在的相關問題，落實責任機制。重視檔案管理人員的培訓。著力解決檔案管理的安全問題。從而實現檔案管理工作的有效創新和完善，使其朝向信息化發展。