數字檔案館建設及對檔案管理體制的影響及對策

蔣保勇

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-227-01

摘要 數字檔案館的建設是互聯網飛速發展下的一個必然結果，然而實現檔案信息的數字化是一個新的方式，同時也在職能、管理理念上都是一種新的體系，必然會對檔案管理體制產生影響，新的觀念和新的對策也相繼產生。

關鍵詞 數字檔案館建設 檔案管理體制 影響 決策

一、數字檔案的發展

隨著我國互聯網信息化建設的飛速發展，檔案管理已經開始和計算機產生密不可分的聯系，從2013年開始信息共享已經是目前人們經常接觸的東西，國家也在大力支持這種體制，檔案信息資源共享就是其中的一部分。目前我們國家正在利用云計算、物聯網等信息技術，建設一個開放檔案信息資源的共享利用系統。

構建數字化檔案信息共享平臺是規范、整合信息資源的共享體系，同時強化服務意識，實現資源互換和共享，檔案館在云計算的安全管理機制中，確保檔案資源的區域性和安全性。目前在上海、北京、江蘇、湖北、福建等地已經開始結合工作需要實施區域化檔案信息資源整合并建設公開共享平臺，利用網絡方便群眾上網查詢和信息交換。

檔案信息資源整合公開共享平臺預計想給使用者提供最便捷的服務，最優質的資源，最陜速的服務平臺。從管理體系全方位給使用者最標準可靠的檔案信息，對信息資源建設進行統一規劃，并充分考慮到將來的擴展，分期分批組織建設信息資源庫，盡量做到結構合理、標準統一、管理規范，實現信息的有序流動和廣泛共享。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

（一）體制理念不同

數字檔案管理體制在保管實體的基礎上更傾向于檔案服務，傳統的檔案管理體制主要是保管和防止信息泄露。通過對數字概念的理解，我們不難得出信息再進一步的簡單明了，檔案館是從實體到非實體的轉變，同時管理系統和管理方式也都隨之改變，從監控上進一步轉變到服務上，更讓信息全面化，這一方式的轉變讓部門與部門之間的溝通變得方便快捷嗎，最主要的是提升了檔案管理在實際工作中的地位。數字化讓信息更加全面規范，從功能上也有很大的不同。

（三）職能分配方式不同

數字檔案館是一種主動獲取資源的互聯網服務共享方式，傳統的檔案館是一種被動的耗費時間的工作方式，是一種簡單技術工作，對檔案的保管和使用都有明確的規章和使用范圍。數字檔案館是一個安全、系統、方便的外部使用媒介，傳統的檔案館的工作基本在內部進行。

建設數字檔案館有幾個板塊不可或缺，存儲系統、管理系統、網絡環境系統等，由這些板塊組成一個專門的系統的數字檔案資源中心。數字檔案的工作人員也在工作職能和體制中發生了變化，更多的主動與外部交流，服務于信息的使用者。維護檔案資源中心的秩序和系統的優化需要更多的人才。

（三）管理的理念不同

數字檔案管理系統和傳統的檔案管理有著很大的區別，從收集方式來講紙質的收集范圍很窄，同時信息的來源也不能確定，數字檔案的電子文檔不僅信息來源多源，而且在準確性和及時性上都高于傳統的檔案管理；其次，在管理上也有很大的不同，分類不同于以往的分類方式，簡單的索引就能全面的找出需要的檔案；整理和保存也更加簡潔方便，數字化更節省空間，借助硬盤、u盤的儲存器就能大量儲存所需要的信息，讀取也不受地域限制，可以隨時隨地的查閱信息；數字檔案管理更好的按需取用，利用自身便捷安全的特點可以憑借登錄賬號、密碼就能在共享資源中找到自己需要的信息。

三、數字檔案館建設及對檔案管理體制影響的對策

（一）從思想上加強數字檔案館建設的認識

檔案的利用已經是現在企事業單位信息查詢的重要組成，對這一方面的需求也不斷的增加，數字檔案館建設是一種方便有效的使用途徑，同時也減輕了檔案工作者的勞動量，確保信息的真實性和可靠性。數字檔案館的建設是勢在必行的。

（二）數字檔案館建設強調資源共享，最大限度發揮資源的有效性

現如今社會的發展離不開資源共享互利，數字檔案館的資源共享并不是公開，安全性也是數字檔案館建設必須考慮的問題之一。所以在使用信息時，對信息的保密性都有一定的限制，同時對使用者的身份也有一定的甄別，共享是在有利于社會發展的基礎上健康、安全的共享。數據的安全性和準確性是資源共享的前提。

（三）數字檔案館建設的檔案管理體制的改革和完善，需要加強人才的培養和儲備

高度專業的技術人員是數字檔案館建設的必要條件，信息化需要大量的互聯網專業性人才來維護，并且在對使用中的管理人員加強數字化的培訓和支持。

（四）安全儲存是數字檔案館建設的中心

在高度開放的環境下，信息的安全和準確性就非常重要，因此在數字檔案館的建設中，權限、分級等安全設置和責任劃分非常重要。

四、結語

數字檔案館的建設是社會發展的趨勢，同時在信息化時代，高效便捷、合理利用是人們對資源的需求，在政務、企業宣傳等方面發揮著很大的作用，數字檔案館的建設將在各個領域將實現更大的用處。