大型保險企業檔案“大集中式”管理模式的實踐探索

胡永賀

摘要：保險檔案是金融類檔案的重要類型，具有來源廣、數量大、管理成本高等突出特點，本文以安邦保險為例，以“大集中式”管理模式為視角，比較、分析不同管理模式下的異同以及“大集中式”管理模式的實踐成效。

關鍵詞：保險檔案大集中管理模式

保險檔案是保險企業在從事保險業務承保、理賠、再保險、市場開發等業務活動中形成的各種文件、材料、錄音錄像等，是保險企業檔案的重要組成部分。保險企業對市場的響應速度很大程度上依賴于信息資源的質量和流轉效率，而檔案是保險業務活動最真實、最可靠的信息資源，因此加強并提升保險檔案管理對于保險企業的快速健康發展具有重要的意義。

一、保險檔案的主要特點

（一）檔案來源廣

與全國性商業銀行類似，大型保險企業業務布局全國，通常在全國各地設有不同層級的分支機構，以便拓寬銷售渠道，增強理賠體系。以安邦保險為例，在全國設有超過30家區域機構，每家區域機構下設幾家到幾十家不等的市級、區縣級分支機構。每個保險機構產生與其經營活動相對應的檔案，檔案來源及相應全宗具有層級多、數量大的特點。

（二）檔案數量大

保險業務檔案是保險企業檔案的主要組成部分，業務檔案量與業務發生量直接相關，如投保車險時，將會產生投保單、保單、身份證復印件等材料；出險報案后，還會產生現場勘查、理賠計算書等理賠材料。保險檔案具有成套性、系統性等特點。以安邦保險2016年的歸檔情況為例，當年歸檔30萬卷，其中業務檔案（主要為承保類和理賠類）占總檔案量的80%，其一年的檔案歸檔量大致與建設周期10年左右、年產1200萬噸的國內大型煉化工業工程檔案數量相當。

（三）管理成本高

檔案管理成本主要為存儲成本、信息化成本、運輸成本和人力成本等，其中存儲和信息化成本高企是保險企業檔案工作的突出特點。數量巨大的實體檔案需要專門庫房存放，檔案庫房空間壓力極大。筆者調研發現，以大型保險企業一般年歸檔量30萬卷計算，如采取托管寄存方式，年存儲費用平均在80萬元以上，且檔案短期內不銷毀將造成存儲費的逐年疊加。而隨著在線投保、網絡出單等方式的逐步推廣，電子文件歸檔比重呈逐年上升趨勢，為解決海量電子文件有效歸檔問題，確保電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性，檔案部門需規劃、實施、打通業務系統與檔案系統之間的數據關聯，建設電子文件平臺，實施系統開發、系統集成等任務，檔案信息化投入較大。

二、存在的主要問題

（一）檔案未實行集中管理

個別保險企業的檔案部門側重于管理類檔案的管理，或者因業務檔案數量較大、檔案部門人力不足等原因，保險業務檔案由業務部門獨立管理，未定期向檔案部門移交，導致業務檔案管理不規范、公司檔案處于分散、割裂的狀況，檔案遺失、查找不便等情況時有發生。

（二）電子文件未實現完整歸檔

隨著保險業務信息化程度的不斷提升，電子投保、網絡出單已逐步成為重要的營銷渠道，如何實現電子保單歸檔已成為亟待解決的首要問題。筆者調研發現，目前仍有不少企業尚未從傳統紙質文件歸檔的思維方式、工作模式上轉變過來，對電子文件歸檔的認識和應對不足，出現了未將電子文件納入歸檔范圍、原生電子文件打印歸檔、電子文件歸檔渠道未打通等問題，文件歸檔質量、效率較為低下。

三、管理模式比較分析

目前，從檔案集中管理的維度看，具有代表性的管理模式有“大集中式”“區域集中式”和“分散式”三種。三種管理模式比較見表1。

四、“大集中式”管理模式實踐探究

筆者調研發現，保險行業內大多數企業采取“區域集中式”或“分散式”管理模式，安邦保險是較少采取“大集中”管理模式的企業之一，實踐表明：“大集中式”的管理模式在創新加強檔案管理基礎工作、檔案管理保障體系等方面，解決檔案集中、文件歸檔等主要問題方面，具有特有的優勢。

（一）檔案管理基礎工作

1.檔案收集

采取“誰產生、誰積累、誰歸檔”原則，檔案由生成部門向檔案部門移交，并通過本級檔案部門向上一級機構檔案部門移交，最終逐級匯總、移交至集團總部。安邦保險以月度為單位完成區域機構及以下層級檔案在區域機構層面的收集、匯總，以年度為單位完成區域機構檔案向集團總部移交、匯總，形成了“逐級歸檔、層層匯總、定期移交”的檔案收集、歸檔體系。

2.檔案整理

按照“生成部門初步整理，檔案部門系統整理”的職責劃分，檔案生成部門完成整理后，由檔案部門做歸檔標識和整體梳理，實現整理任務的分工分解，將檔案員從繁重的檔案整理工作中解放出來，投入到建章立制、歸檔審核、保障利用等重點工作中。同時，“大集中式”管理模式有利于全集團整理標準的規范、統一。

3.檔案保管

檔案長期集中保管于集團總部是“大集中式”管理模式的突出特點。安邦保險采取當前年度的檔案集中于區域公司層級，第二年整體移交集團總部保管的模式。集中保管較分散存儲有較明顯的成本優勢，且管理規范性和安全保密性更高。

4.檔案利用

在“大集中式”管理模式下，檔案管理系統、電子文件平臺等信息化建設由集團總部統籌規劃，組織建設，有利于施行自上而下的頂層設計，捋順檔案部門與業務部門、IT部門之間的協作關系，打通業務系統與檔案系統的歸檔渠道，及時響應電子檔案的借閱。以安邦保險檔案借閱為例，目前70%以上為電子檔案借閱方式，也就是說通過統籌建設信息系統和檔案數字化等方式能夠滿足絕大多數檔案利用需求，個別必須進行實體檔案借閱的，一般通過線下快遞等方式實現。集團總部統籌推進檔案系統建設、電子文件平臺建設及線上借閱方式，有利于提升檔案利用的效率和效果。

（二）檔案管理保障體系

1.檔案資源配置

在檔案人員管理方面，集團總部檔案部門擁有“三定”權限，即由集團總部負責下屬機構檔案人員的定編、定員和定薪，能夠通過“三定”權限將對檔案工作、檔案人員的管理要求落實到位。

在檔案經費管理方面，由集團總部統籌規劃、采購和支出，檔案專項經費較為充足，能夠有效解決下屬機構因重視不夠、經費緊張等造成的主要矛盾。

在檔案物資管理方面，由集團總部集中管理，包括檔案管理系統建設、電子文件平臺建設、檔案數字化加工、檔案裝具采購等，能夠有效推動重點項目、重點工程長遠規劃、完善標準、落實到位。

2.檔案考核管理

各級檔案部門通過定期移交、階段驗收方式實現檔案考核管理。區域公司以月度為單位完成本級和下屬機構檔案的移交與驗收，集團總部以月度為單位對區域公司檔案的歸檔率、歸檔時效進行考核。同時，集團總部以年度為單位對區域公司檔案進行現場驗收，形成檢查和評價結果，并以書面形式予以反饋。

檔案考核結果能夠與檔案管理員月度、年度績效獎金掛鉤。對于問題突出、整改不力的機構，除通報批評以外，檔案部門有權會同人事部門、審計部門對相關機構負責人進行問責，問責結果與相關負責人績效獎金掛鉤。

檔案工作是一項需要長期政策、人力、資金支持的基礎性工作，實踐表明，“大集中式”管理模式一定程度上體現了企業對于檔案工作較高的重視程度，改善了長期以來資金、人力投入方面的問題困擾，對于推動和提升檔案標準化、專業化和信息化水平起到了特有的作用。

作者單位：安邦保險集團股份有限公司