加強新時期電力企業基建檔案管理的思考

王佳妮

摘 要：現就如何加強新時期電力企業基建檔案管理，從而更好地為實現企業“出精品、出人才、出效益”目標提供服務，從充分認識加強基建檔案管理的重要意義、當前基建檔案管理存在的問題、加強基建檔案管理的措施、提高基建檔案管理水平的途徑等方面，闡述了作者個人的觀點，提出了要把檔案當作企業財富來保護和管理，作為企業資產來經營和開發，做到基建檔案工作價值利用最大化，從而為實現企業“出精品、出人才、出效益”的目標提供保障。

關鍵詞：電力；基建檔案；管理

1 基建檔案及其重要意義

基建檔案，也被稱為工程建設檔案，它是各種工程建設項目在工程規劃、設計、施工、和維修活動的直接記錄，是高校檔案的重要組成部分。這就對檔案材料的完整性，準確性，真實性具有很高的要求。

基建檔案記錄了工程建設的全過程，工程項目的整個管理過程都要通過基建檔案來體現它的全貌，其實際壽命比工程期本身要長。保障基建檔案的規范管理，使工程人員根據基建檔案規范工程技術管理程序，在發生一定事故時，能夠對工程事故分析事故原因，提出改進方法，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量?；n案的管理作為工程建設的十分重要的部分，需要引起充分的重視。電力企業作為工程項目實施較多的國家重點扶持企業，在基建檔案實現規范管理的問題上更是責無旁貸。同時，由于農網工程的工程量較大，參與單位與涉及工作人員較多，導致在基建檔案的管理上存在著極大的問題。

2 當前電力基建檔案管理存在的問題

2.1對檔案管理重要性的認識不足

在工程建設期間，由于經濟利益或趕工期等原因，大家只重視工程本身，輕視工程檔案，部分重要檔案資料散落在工程管理人員個人手里，造成檔案資料不歸檔或歸檔不及時，基建檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設不能協調開展。直到工程完工即將交工驗收時才開始慌忙整理，再加上工程后期人員相繼撤離，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，部分資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，拖延了資料整理時間，給檔案整理收集帶來很大困難。工程建設中不注重收集資料，為后期資料整理帶來巨大的工作量，不僅拖延了工程交工時間，還耗費大量人力、物力、財力。

2.2檔案人員業務素質有待于進一步提高

當前，大部分基建單位檔案管理人員年齡結構小、工作經驗欠缺，對基建業務、檔案達標規范標準不夠熟悉，總是被動地“你交什么，我就收什么”，在壓力面前，他們往往畏難情緒較重，對付困難、解決問題的辦法不多，造成歸檔內容資料不全；施工隊伍流動性大，人員不穩定，使檔案資料管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有真正落實到具體人員。

2.3對檔案資料的進行集中的收集管理

我國已經制定了一系列的規范措施來保證檔案管理的完整性和準確性，而檔案管理部門就是要執行自己的職責，對檔案資料的進行集中的收集管理。這些規范措施也是對檔案管理工作的監督檢查的依據。比如，在這些規定中就有要求檔案管理人員必須參加基建工程的竣工驗收以及科研成果的鑒定會等，就是為了對整個工程建設的資料管理質量進行有效控制。不過，目前一些檔案管理部門對于這些規范措施并沒有嚴格執行，使得我國的基建檔案管理在完整性和準確性上還存在很大的誤差。

3 加強電力基建檔案管理的措施

3.1掌握基建項目的檔案管理的法律法規

對于電力基建檔案管理的相關法律法規必須有全面清楚的掌握。國家檔案局是負責對檔案行業進行管理的主管單位，又因為電力行業的體制改革，可能在各個電力企業內部對于檔案管理的工作有著一些區別，但總的來說，對于國家制定的檔案管理的規范措施都是必須要遵守的，例如《檔案法》、《電力工程竣工圖文件編制規定》等等。

3.2 建立有效的檔案管理的責任制度

檔案管理的部門要認真履行自己的職責，對于項目工程建設過程中的各項檔案管理工作都要進行積極的協調、指導和監督。因為電力基建項目的建設周期是比較長的，而且參與建設的單位也比較多，涉及的范圍較廣，因此在管理上的難度也相應增大。檔案管理部門必須做好準備為各個參建的單位設立專門的檔案資料管理組織，并且進行必要的指導和監督工作，使得檔案的收集可以保證其完整性和準確性。在檔案管理的相關規范措施中，因為要照顧到各種不同的情況，所以一些問題只是出于原則性的規定，在具體的操作上具有較大的空間，各個檔案管理部門要根據自己的實際狀況制定具有針對性的管理制度。還有一個值得注意的問題就是檔案管理的網絡問題。因為電力基建項目的規模一般都是比較大的，涉及的因素也比較繁雜，施工隊伍的人員流動性也比較強，在檔案資料的收集中是存在一定難度的，所以管理網絡的必要性是顯而易見的。一般來說，這個管理網絡可分為兩個部分，一是人員分布的網絡，按照基建項目的特點進行人員分布網絡的建設，使得檔案人員和工程人員可以明確各自的管理職責；二是檔案的流向網絡，這個網絡是為了實行檔案的動態管理（一般針對重要檔案），即便發生了工程人員或者相關技術人員的變動，也可以保證檔案資料的完整性，保證檔案管理網絡的嚴密性。

3.3規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設過程中，施工單位對紙質檔案要按照規定統一載體、統一格式，在歸檔的同時，也要將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。

信息化時代發展給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應推行計算機管理技術，適應基建工程項目現代化管理要求，搭建基建檔案信息資源體系，根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管，利用工作規范、有序地建立電子檔案數據庫，在企業各部門之間實現信息互通、資源共享。

總之，檔案是歷史的真實再現，是不可再生的可貴資源。一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設工程全過程的真實反映，蘊藏著豐富寶貴的信息資源，對企業“出精品、出人才、出效益”目標的實現具有不可替代的作用。企業各級檔案專兼職工作者必須順應企業發展的需求，樹立服務企業的意識，以科學發展觀為指導，用與時俱進的態度，轉變思想，更新觀念，從傳統檔案管理模式的“守望者”向現代檔案管理方式的“開拓者”轉變，不斷加強規范電力企業建設工程檔案管理，做到基建檔案工作價值利用最大化，為實現企業“出精品、出人才、出效益”目標提供保障。

4 結束語

隨著電力企業面臨的競爭壓力越來越大，電力企業要看到自身檔案管理中存在的問題，注重檔案管理的改革創新，努力促進檔案管理水平的提高，促進檔案管理的現代化，以高效優質的檔案管理來促進企業可持續發展。電力企業要充分利用信息化技術，注重檔案管理信息化建設。與時俱進、開拓創新，不斷尋求檔案管理的改革創新。

參考文獻

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（作者單位：無錫三新供電服務有限公司）