企業檔案管理現狀分析與對策探討

李霞

摘 要：在企業管理工作中，檔案管理是整個企業運營的一個十分重要的環節，在信息化時代，企業管理的信息化趨勢對企業的檔案管理工作而言是一種全新的挑戰。當前許多企業檔案管理模式陳舊，突顯的問題愈發嚴重，以致于影響企業的健康和可持續發展。本文通過對我國多數企業檔案管理現狀進行調查分析的基礎上，針對存在的問題提出相應的優化措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；現狀研究；優化對策

引言：企業檔案是非常重要的信息資源，是一個企業寶貴的精神和物質財富，是歷史經驗的積累與見證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業生存發展的管理基礎，企業檔案工作貫穿于整個企業內部控制，是企業競爭情報工作的基礎，是企業可持續發展的動力和源泉。目前企業檔案管理水平亟待提高，針對企業檔案管理，本文從以下幾個關鍵的方面進行探討。

1企業檔案管理發展現狀

改革開放以來我國經濟發展突飛猛進，在市場經濟條件下，檔案管理對企業具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業在激烈市場經濟中的競爭力。我國企業檔案管理水平發展參差不齊，主要表現在以下幾個方面：國有企業檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎，在一定程度上參照了國家機關事業單位的管理方式，一般能得到檔案局的監督和指導，而民企大多數處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經達到了企業檔案管理的領先水平；國企在主動性、體制、創新方面還亟待提高。各行業發展水平參差不齊，建筑行業普遍比生產制造業要好，生產制造企業檔案意識薄弱，決策者普遍沒有意識到檔案的重要性，沒有認識到檔案利用的好處，就不能驅動做好檔案管理，而建筑企業由于國家層面在檔案歸檔方面進行了法制性規范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業比中小型企業做的好，往往越是大型企業，檔案管理的水平越能體現出一個企業的管理水平，企業越大，行為越復雜，產生的文件越多，檔案管理的重要性就體現的越明顯，而小型企業往往重視的是市場和生產，檔案工作還未引起領導者的重視。而小部分成功的民營企業檔案管理也能達到領先水平，這與領導者的關注不無關系。[2]

2企業檔案管理的問題分析

2.1檔案管理制度體系不健全

目前一些企業檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業制定的規章制度和責任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。甚至一些大中型企業，具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執行和落實，究其根本原因，是不重視企業的檔案管理工作，負責人不了解檔案管理的重要性，結果最終反映在忽視檔案管理制度和制度的實施上。此種問題輕則導致企業檔案混亂而無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導致企業損失。

2.2檔案管理工作的人員素質不高

據有關資料記載，大多企業從事檔案管理工作人員多為兼職，特別是一定數量的企業沒有把檔案崗位人員的選配、培養重視起來，計算機、網絡管理、檔案工作軟件運行等專業人員少之又少。新形勢下的企業檔案內容較前豐富了、資料載體形態拓展了，但現崗的檔案管理工作人員思想觀念、知識結構、多媒體技術掌握、日常管理辦法、業務工作能力等元素都按與時俱進的要求有短板。

2.3管理方法相對陳舊

信息化飛速發展的當下，檔案管理已經進入了信息化時代，大量的電子信息也需要作為檔案進行存檔，海量的檔案也可以依托信息管理系統實現高效的管理。但是在企業的檔案管理工作中，很大程度上依舊是陳舊的管理方式，單憑人工去記錄檔案信息，然后通過人工查閱檔案統計冊的方式進行管理，卷宗的日常管理也不夠完善，這就導致許多檔案得不到有效的利用和妥善的保存。

3解決檔案管理中問題的對策措施

3.1加強對檔案管理的認識

加強企業管理層及其工作人員對檔案管理的認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監察。而要提升企業管理層及其工作人員對檔案管理的認識，需要加強對他們進行檔案管理相關知識和技術的培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。[1]

3.2健全檔案管理制度體系

企業管理具有綜合性和復雜性，同時需要動態性地開展工作，這導致企業的檔案管理也具有以上三方面的特征。針對現階段企業檔案管理工作出現的問題，首先需要制定完善的檔案管理制度體系，各個地區和不同的企業應根據自身的特點和實際，細化制度和規范的具體內容，從每一條細則著手，健全制度體系。另外，一定要重視和落實責任追究制度，從制度上明確檔案管理相關人員應負的責任，確保制度的實行和運作。

3.3加強檔案工作培訓，全員增強檔案意識

不僅檔案工作者要對檔案管理有專業系統的知識，更要加強管理層、企業員工的檔案意識，不僅要對檔案工作者進行定期培訓學習，而且全員都要學習，檔案工作者要不斷學習的是檔案管理的工作方法，全員要學習的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責任。只有通過學習，才能提高全員的檔案素養，才能創新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機制是穩住檔案建設的有力措施，是給檔案工作者自發積極探索學習做好檔案管理的一劑良藥。

3.4擇機信息化，信息共享，打造數字檔案館，提高檔案利用效率

隨著信息技術的快速發展，社會工作效率不斷提高，如果檔案工作還是舊模式的話，就難以適應社會快速發展，影響整體工作效率。借助互聯網的趨勢幫助檔案的管理實現標準化科學化的流程，從而保證檔案的完整性、規范性，提高檔案管理人員的工作效率。實現檔案信息化是企業現代化管理的一項重要內容，是將企業檔案管理工作推向新高度的必然舉措。企業建立電子檔案中心，借用信息檢索的幫助，很容易在平臺上找到想要的信息，會極大提高檔案的利用率。信息化是對資源適度的開放，合理地讓企業內部員工學習了解，但是信息化提供便利的同時，保密工作要做好，這就要信息管理員了解保密的需求，分級制定系統訪問權限，根據公司的實際情況加強保密管理。[3]

結語

總之，為促進檔案管理科學化水平的提升，應該充分認識它的發展現狀，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量的提升。

參考文獻

[1]陳靜.關于企業檔案管理現狀分析與對策的探究[J].企業改革與管理，2014（12）：69.

[2]肖一兵.現代國有企業檔案管理特征及對策[J].科技信息，2012（33）：722.

[3]張艷艷.淺析民營企業檔案管理現狀及對策[J].蘭臺世界，2007（11）：24.

（作者單位：中國中車股份有限公司辦公室）